Büroorganisation ist die wichtigste Kernkompetenz und Tätigkeit einer Assistenz. Nur wenn im Büromanagement alles rund läuft, Büroausstattung, Büroarbeitsplatz und Büroeinrichtung vollständig und funktionell sind, können Sie Ihre weiteren Pflichten, etwa die Chefentlastung und die Unterstützung des Managements bei seinen Aufgaben, überhaupt erfüllen. Chaos in den Aktenschränken, eine uneinheitliche Ablage, chaotische Besprechungen oder Fehler in der Bürokommunikation können einen Betrieb schlimmstenfalls zum völligen Stillstand führen. Eine systematische Büroorganisation, kontrollierte Arbeitsabläufe, ein sinnvolles Ablagesystem und Ordnung in den Dokumenten hingegen fördern nicht nur die Effizienz, sie schaffen auch die Voraussetzung für Erfolg und Innovation. Das Sekretariat wird damit zu einer Schlüsselposition in jedem Unternehmen.
Auf sekretaria.de finden Sie jede Menge Artikel zum Thema Büroorganisation mit praxisnahen Tipps, wie Sie die unterschiedlichsten Herausforderungen in einem modernen Büro meistern. Checklisten, Mustertexte und weitere Arbeitshilfen unterstützen Sie dabei, Ihren Arbeitsplatz noch besser zu verwalten und Ihren Schreibtisch sowie Ihren Arbeitsalltag im Griff zu behalten. Was aber gehört alles zur Büroorganisation?
Büroorganisation heißt: Ordnung bis ins Detail
Die Organisation von Abläufen verschiedenster Art ist der Kernbereich der Büroorganisation. Dabei geht es um weit mehr als um die Ablage von Dokumenten, einen aufgeräumten Arbeitsplatz oder allgemeine Ordnung im Office. Egal ob Sie in einem großen multinationalen Konzern oder in einem lokal agierenden Handwerksbetrieb arbeiten, in einem Großraumbüro oder im Vorzimmer des Chefs sitzen, ob Sie als Personal- oder Vertriebsassistenz ein eng umgrenztes Tätigkeitsgebiet haben oder als Teamassistenz jeden Tag vor neuen Aufgaben stehen: Immer gilt es, den Überblick zu behalten und auf allen Ebenen effizienter zu arbeiten. Dafür verbessern Sie die Abfolgen in Zeitmanagement und Terminplanung, setzen Prioritäten für sich und andere, treiben bestehende Vorgänge voran, überwachen und beschaffen Material und Bürobedarf, sorgen für eine ausreichende Büroausstattung, managen die Flut an E-Mails etc. Auf Ihrem Schreibtisch laufen die Fäden zusammen, Sie koordinieren Tätigkeiten und kontrollieren, ob Absprachen eingehalten werden, nehmen Telefongespräch an und leiten sie weiter. Sie sammeln Informationen, filtern Unnützes heraus und geben Nützliches an die Mitarbeiter, die es gebrauchen können. Als Assistenz sorgen Sie dafür, dass Treffen gut vor- und nachbereitet werden und die Ergebnisse von Besprechungen auch tatsächlich umgesetzt werden und nicht im Sande verlaufen.
Sie sehen: Sie haben jede Menge Aufgaben, ohne die das Unternehmen ziemlich schnell in Unordnung versinken würde.
In unserer Rubrik Organisation finden Sie zahlreiche praxiserprobte Tipps und Checklisten, wie Sie alle Bereiche an Ihrem Arbeitsplatz im Griff behalten. Informieren Sie sich, wie Sie ein gutes System für Ihre Ablage entwickeln, über den sinnvollen Einsatz von Checklisten, beispielsweise fürs Zeitmanagement und die wesentlichen Punkte, die Sie bei der Planung von Aufgaben und Terminen beachten müssen.
Korrespondenz perfekt gestalten
Die firmeninterne Korrespondenz läuft in der Regel über Ihr Büro, sie gehört zu den wesentlichen Bereichen der Büroorganisation. Zu den wichtigsten Briefen gehören Anschreiben an Geschäftspartner, Rundbriefe an die Mitarbeiter, Reklamationen bei Lieferanten – jedes Unternehmen korrespondiert mit verschiedenen Partnern zu den unterschiedlichsten Themen. Und das durchaus nicht nur auf Deutsch. Englisch als internationale Geschäftssprache ist auch für Briefe von zentraler Bedeutung, weitere Sprachen wie Spanisch, Französisch oder auch Chinesisch kommen oft hinzu.
Ihre Korrespondenz ist ein Aushängeschild Ihres Unternehmens. Briefe, die bürokratisch formuliert und unsauber geschrieben sind, die nicht modern und ansprechend geschrieben sind, hinterlassen einen negativen Eindruck. Oft weiß der Empfänger auch gar nicht, was er nun mit den Informationen tun soll, die im Schreiben enthalten sind. Das muss nicht sein! Mit unseren Artikeln und Tipps in der Rubrik Korrespondenz formulieren Sie Briefe und E-Mails, mit denen Sie Ihr Ziel ganz sicher erreichen, ganz gleich, ob es sich um eine Reklamation oder um eine Bestellung handelt. Mit uns finden Sie die passenden Worte bei Einladungen, Glückwunschschreiben und Kondolenzbriefen. Außerdem zeigen wir Ihnen an dieser Stelle, wie Sie die Regeln der DIN 5008 richtig in Ihre Korrespondenz umsetzen.
Tipps für die perfekte Rechtschreibung
Eine perfekte Rechtschreibung ist für Ihre Briefe ebenso entscheidend wie gelungene Formulierungen. Anschreiben, die vor Fehlern nur so strotzen oder in denen kein Komma richtig gesetzt ist, können vernichtend wirken. Schlimmstenfalls wird die Kompetenz des gesamten Unternehmens infrage gestellt. Dabei sind eine richtige Rechtschreibung und korrekte Zeichensetzung gar nicht so schwer.
Machen Sie sich mit den Kommaregeln vertraut, wiederholen Sie die Grundsätze für Groß- und Kleinschreibung und informieren Sie sich über Zweifelsfälle in der deutschen Sprache. In unserer Rubik Rechtschreibung finden Sie alle wichtigen Regeln und Tipps, wie Sie sie sich merken können.
Soft Skills, die Sie für die Büroorganisation brauchen
Welche Soft Skills sind notwendig, um in der Büroorganisation erfolgreich zu sein? Ein paar fallen Ihnen bestimmt auf Anhieb ein:
- Organisationstalent ist notwendig, um das Chaos auf dem Schreibtisch zu bändigen und Arbeitsabläufe zu optimieren.
- Talent zur Kommunikation brauchen Sie, um sich mit Mitarbeitern zielgerichtet austauschen und auch schwierige Themen angemessen ansprechen zu können.
- Aber daneben brauchen Sie als Assistenz unbedingt die Fähigkeit zum Konfliktmanagement, um Streitigkeiten, beispielsweise in Besprechungen, schnell beilegen zu können.
- Oft ist auch Konzentrationsvermögen gefragt, wenn um Sie herum mal wieder das Chaos tobt oder Sie in einem Großraumbüro arbeiten.
- Als Assistenz haben Sie oft auch repräsentative Pflichten. Sie empfangen die Gäste, planen für das Management einen Sektempfang oder laden zu aufwendigen Geschäftsessen mit ausländischen Gästen ein. Ein umfangreiches Wissen zum Business-Knigge hilft Ihnen, die Etikette einzuhalten und Fettnäpfchen zu umgehen.
Entscheidend ist im Sekretariat vor allem die Fähigkeit zur Kommunikation. An Ihrem Arbeitsplatz kommunizieren Sie praktisch ständig: mit Ihrem Chef, mit den Teammitgliedern, mit Kunden und Geschäftspartnern. Darunter sind bei den meisten Assistenzen auch viele Telefongespräche. Auch in Zeiten von E-Mail, SMS und WhatsApp ist das Telefon für viele Anlässe das beste Kommunikationsmittel. Auf unseren Seiten finden Sie daher viele Informationen zum richtigen Telefonieren, wie Sie in Telefongespräche einsteigen, mit Fragen Ihr Gegenüber steuern und lästige Anrufer wieder loswerden.
Zu diesen und weiteren wichtigen Soft Skills, mit denen Sie Ihre Büroorganisation verbessern können, finden Sie zahlreiche Tipps in unserer Rubrik Soft Skills.
Sekretariat international: Business English ist Pflicht
Business English ist aus vielen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Nicht nur Großunternehmen sind international aufgestellt, auch zahlreiche Mittelständler exportieren ihre Produkte in alle Welt. Briefe und Telefonate, die Teilnahme an Videokonferenzen oder an Meetings im Ausland auf Englisch kommen dann auch schnell auf Sie als Assistenz zu. Perfekte englische Sprachkenntnisse sind für Sie in solchen Fällen unverzichtbar. Übrigens: Auch zum Telefonieren auf Englisch haben wir Tipps für Sie parat.
Unterstützen Sie Ihren Chef auch im internationalen Geschäft. In zahlreichen Beiträgen geben wir Ihnen Tipps, wie Sie auch englische Briefe und E-Mails einwandfrei gestalten, wie Sie in Telefonaten immer die richtigen Worte finden, wie Sie auf Englisch ein Protokoll verfassen und vieles mehr.
Personalassistenz: Vom Bewerbermanagement bis zur Abschiedsrede
Die Verwaltung des Personals gehört in kleineren Unternehmen fast immer zu den Aufgaben einer Assistenz , in größeren gibt es in der Regel eigene Abteilungen. Die Tätigkeit in einer Personalabteilung ist vielseitig und anspruchsvoll. Hier schreiben Sie Stellenanzeigen, führen Personalakten, bereiten Bewerbergespräche vor und veranstalten Fortbildungen. Bei allem müssen Sie aber strenge rechtliche Vorgaben beachten, angefangen mit dem Arbeitsrecht über das Allgemeine Gleichstellungsgesetz bis hin zu Datenschutzregelungen. Sie müssen sich in den Regeln des Mutterschutzes ebenso auskennen wie bei Überstunden, Mehrarbeit und Urlaubsregelungen.
Wir machen Sie fit im Thema. In unserer Rubrik Personalmanagement finden Sie Tipps, Hinweise, Arbeitshilfen und Checklisten, mit denen Sie Büroorganisation in der Personalverwaltung optimieren. Mit unseren Musterverträgen sind Sie auch juristisch auf der sicheren Seite.
So machen Sie Karriere
Welche Voraussetzungen sind nötig, um Karriere im Büro zu machen? Fleiß allein reicht nicht, so viel ist klar. Zentral ist vor allem die Weiterbildung in relevanten Bereichen, aber auch: Mit einem entsprechenden Auftreten machen Sie deutlich, dass sie vorankommen. Ein Sprung auf der Karriereleiter macht sich auch im Gehalt bemerkbar.
Informieren Sie sich auf sekretaria.de, mit welchen Fortbildungen Sie bei Ihrem Chef punkten können, wie Sie mit einem gelungenen Auftreten Ihren Anspruch unterstreichen und mit welchen Argumenten Sie mehr Gehalt verhandeln.
Veranstaltungen und Events organisieren
Zu den Veranstaltungen, die Sie als Assistenz organisieren, gehören so unterschiedliche Events wie Messen oder Mitarbeiter-Incentives, Außendiensttagungen oder Expertenkongresse. Sie alle müssen gründlich und langfristig vorbereitet werden, damit es am Veranstaltungstag keine bösen Überraschungen gibt. Das ist kleinteilig und aufwendig, kann aber auch sehr viel Spaß machen. Damit Sie bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung nichts vergessen, haben wir Ihnen eine ganze Reihe an nützlichen Informationen und Arbeitshilfen zusammengestellt.
Keine Angst vorm Protokoll
Protokoll bei einer Sitzung des Vorstands, dem Treffen eines Projektteams oder der Besprechung mit Angehörigen einer Abteilung zu schreiben, gehört zu den Standardaufgaben in der Büroorganisation. Allerdings ist die Protokollführung oft unbeliebt. Dabei haben Sie als Protokollantin zahlreiche Vorteile, erfahren Sie beispielsweise als erste von entscheidenden Neuerungen, die das Management plant.
Mit der richtigen Vorbereitung ist es auch kein Problem, ein gutes Protokoll zu verfassen. Informieren Sie sich in unserer Rubrik Protokoll darüber, welche Informationen Sie vorab brauchen, wie Sie am besten mitschreiben und wie es weitergeht, wenn Ihr Protokoll erst einmal fertig ist.
Tipps für die Arbeit am PC im Büro
Das wichtigste Arbeitsmittel im Büro ist in der Regel der Computer. Insbesondere die Office-Programme von Microsoft sind viel im Einsatz. Umfangreiches Wissen in Word, Excel, Outlook und PowerPoint wird vorausgesetzt, um die Büroorganisation effektiv gestalten zu können. Hinzu kommen noch ein versierter Umgang mit Internet und Social Media, eine durchdachte Nutzung von mobilen Geräten und Apps, Kenntnisse in Sachen Datensicherheit und Urheberrecht im Internet. Hier ist alles ständig in Bewegung – jeden Tag taucht ein neuer Dienst auf dem Markt auf, ein anderer verschwindet.
Unsere PC-Tipps helfen Ihnen dabei, den Computer als Arbeitsmittel im Büro effizient einzusetzen. Wir geben Ihnen Tipps, wie Sie eine Vorlage in Word erstellen und Farben in Outlook einsetzen, liefern Ihnen Musterpräsentationen für PowerPoint und Checklisten, wie Sie die Druckkosten senken können. Lesen Sie, wie Sie Fehler in Excel-Tabellen ausmerzen und E-Mails verwalten. Unabhängig davon, in welcher Abteilung Sie arbeiten, ob Vertrieb oder Einkauf, Personal oder Geschäftsführung, hier sind bestimmt für jeden wertvolle Hinweise dabei, wie Sie Ihren PC bei Ihrer Büroorganisation für sich arbeiten lassen. So gewinnen Sie Zeit, um sich um Ihre anderen Aufgaben zu kümmern.
