So setzen Sie die 5S-Methode im digitalen Büro um

Ihr Arbeitsplatz ist aufgeräumt und effizient gestaltet, die Wege sind kurz und die Handgriffe sitzen. Dennoch verschwenden Sie jeden Tag viel zu viel Zeit mit dem Suchen in Dateien und Verzeichnissen auf dem PC? Lernen Sie die 5S-Methode kennen und schaffen mehr Ordnung und Struktur in Ihrer Arbeit.

“Das digitale Büro” soll die Arbeit vereinfachen, doch die umfangreiche Datenverarbeitung in den Unternehmen ist längst selbst zum Zeitfresser geworden. Laut einer Studie bekommt nur ein Viertel der Beschäftigten heute weniger als 20 E-Mails am Tag. Der Durchschnitt liegt bei 36 Nachrichten täglich.

Warum Sie beim Aufräumen des digitalen Sekretariats ein System benötigen

In Sekretariaten laufen viele Fäden zusammen, daher sind es meist noch mehr Daten, die auf Ihren Tisch oder PC kommen. Rechnen Sie das einmal auf eine Woche oder auf einen Monat hoch. Kurz: Sie benötigen eine Menge Zeit, die Sie mit Sichten, Weiterleiten und Bearbeiten von Daten verbringen.

Umso wichtiger ist es, dass Sie beim Aufräumen Ihres digitalen Sekretariats mit System vorgehen. Vergleichsweise einfach und höchst effizient gelingt Zeitsparen im digitalen Büro mit der 5S-Methode, da Sie mit ihr gleich verschiedene Probleme einkreisen und auf Dauer beseitigen können.

Was ist 5S am Arbeitsplatz?

Wer in der Industriebranche arbeitet, kennt das erfolgreiche Prinzip aus dem Lean Management bereits. Mit 5S werden Fertigungsstraßen, Lager, Arbeitsplätze, ja sogar Moderationskoffer, Kleiderschränke und Hausaufgaben optimiert, indem man Wege und Suchzeiten verkürzt und Verschwendungen beseitigt.

Warum nicht also auch das virtuelle Arbeiten optimieren? Nicht nur Ihr E-Mail-Postfach, auch die digitalen Speicherplätze können Sie durch Aufräumen entlasten. Und wenn Sie und Ihr Chef dann noch die Prozesse selbst verschlanken, sparen Sie Zeit und Geld.

Und so arbeiten Sie nach der 5S-Methode im Office

Schritt 1 – Selektieren

Erst wird aussortiert! Entrümpeln Sie Ihr E-Mail-Postfach und Ihre Festplatte. Dabei kommt konsequent alles weg, was Sie weder benötigen noch aufheben müssen. Betrachten Sie zuerst Anzahl, Art, Umfang sowie Anordnung der Daten und Verzeichnisse. Erst dann können Sie die weitere Vorgehensweise planen. Sie erkennen Überflüssiges an folgenden Kriterien:

• Dopplungen wie zu viele Verzeichnisse, Briefvorlagen oder weitergeleitete E-Mail-Bestätigungen usw.
• Unbrauchbares: Veraltetes und Defektes, vom Online-Handbuch des ausgemusterten Druckers bis zu Listen von Ansprechpartnern, die es nicht mehr gibt
• Überfülltes: Lassen sich zu große, unübersichtliche Ordner nicht genügend entrümpeln, hilft es, sie in sinnvolle Unterordner aufzuteilen. Das gelingt Ihnen mit Schritt 2.

Schritt 2 – Systematisieren

Legen Sie nun für alles Übriggebliebene einen sinnvollen Ablageort fest. Können Sie Verzeichnisse und E-Mails gruppieren oder zusammenfassen? Auf Übersichten, Vorlagen und Dokumente, die Sie täglich mehrmals benötigen, sollten Sie schnell zugreifen können. Erstellen Sie auf Ihrem Desktop wenige, aber sinnvolle Verknüpfungen zu Ordnern, dann finden Sie Wichtiges einfach schneller.

Auch Daten, auf die mehrere Mitarbeiter zugreifen müssen, sollten feste Plätze erhalten. Legen Sie hierzu im Intranet oder in der Cloud, natürlich in Absprache mit Ihrem Chef, eine sinnvolle Ordnerstruktur für alle an. Benennen Sie die Ordner eindeutig. So wird alles besser auffindbar, ohne dass man Sie fragen muss. Wie Sie die Namen vergeben, hängt von der Art der Daten ab. Manchmal ist die Sortierung nach Dateinamen die beste, für andere eignen sich eher ein Datum oder die Kundennummer. Wie auch immer, vergeben Sie eindeutige Namen und systematisieren Sie konsequent.

Schritt 3 – Säubern

Wie säubert man eine virtuelle Ablage? Es klingt vielleicht banal, doch die meisten vergessen, dass sich im virtuellen Papierkorb und im Zwischenspeicher (Cache) des Browsers Unmengen an Daten ansammeln. Statt zum Lappen greifen Sie einfach zur Löschtaste. Warum auch das Beseitigen von überflüssigem Datenmüll zur Optimierung beiträgt? Weil zu viele Daten Ihren PC und das Surfen im Internet verlangsamen. Den Cache von Google Chrome löschen Sie mit der Tastenkombination „Strg + Shift + Entf“. Daraufhin öffnet sich das Fenster „Browserdaten löschen“. Wählen Sie hier noch verschiedene Optionen aus, wie den Zeitraum oder die Option „Dateien und Bilder“, dann gehen Sie auf „löschen“.

Schritt 4 – Standardisieren

Stehen nun alle Verzeichnisse nebst Inhalt sauber und übersichtlich auf Ihrem Rechner bzw. im firmeneigenen Netz, ist Einheitlichkeit gefragt. Legen Sie gemeinsam Standards für die Beschriftung von Verzeichnissen, Besprechungsprotokollen, Bildmaterial, Excel-Tabellen usw. fest. Am besten dokumentieren Sie die geschaffenen Standards gleich. Statt einer Beschreibung tut es auch ein Screenshot, den Sie unter Windows 10 mit der „Windowstaste“ und „Druck“ schnell selbst erstellen. Räumen Sie jeden Tag, mindestens jedoch einmal die Woche Ihren virtuellen Arbeitsplatz auf. Das kostet Sie nach der ersten gründlichen Aufräumaktion nur noch wenig Zeit.

Schritt 5 – Selbstdisziplin

Der fünfte Schritt wird sowohl mit „Sichere“ als auch mit „Selbstdisziplin“ übersetzt. Damit ist gemeint, dass Sie die neu geschaffene Ordnung in Ihren Arbeitsablauf fest integrieren müssen, damit sie nachhaltig wirkt. Halten Sie durch, es lohnt sich: Sortieren Sie nun jeden Tag neue Dateien und Mails direkt in die neue Struktur, unterteilen Sie regelmäßig zu groß gewordene Ordner und löschen Sie Überflüssiges. Nur mit Kontinuität sorgen Sie dafür, dass die einmal geschaffene Ordnung und Sauberkeit beibehalten wird. Vernachlässigen Sie dies, herrscht in kürzester Zeit wieder das alte Chaos!

Optional: Schritt 6 – Sicherheit

In den meisten Unternehmen wird automatisch eine regelmäßige Sicherung aller Dateien auf dem Server durchgeführt. Sie können sich dennoch wichtige Daten in Ihrem Sekretariat selbst sichern. Wenn Sie dann einmal versehentlich ein Dokument gelöscht haben, finden Sie es gleich selbst wieder. Mit einer externen Festplatte gelingt eine regelmäßige Datensicherung für Ihr Gerät, zum Beispiel kurz vor Feierabend, bald wie von selbst.

Wenden Sie die 5S-Methode immer wieder an!

Nur einmalig angewendet hilft weder eine Diät noch ein aufgeräumter PC. Wenden Sie die 5S-Methode regelmäßig an und führen Sie sie konsequent weiter. Sind alle Schritte zur Routine geworden, dann profitiert auch Ihr virtuelles Büro von der vollen Stärke dieses Lean-Tools aus dem japanischen Autohaus Toyota.