“Lean Office” ist ein topaktueller Helfer, mit dem Sie Schwachstellen und Optimierungspotenziale identifizieren. Denn manchmal lohnt es sich, die eigenen Arbeitsabläufe und Prozesse genau unter die Lupe zu nehmen. In einem Lean Office, also einem “schlanken” Büro, sparen Sie nämlich Zeit und Energie!
Schritt 1 zum Lean Office: Ist es die richtige Information…
Bevor Sie Informationen weiterleiten, fragen Sie sich zunächst: Welche Informationen benötigt Ihr Chef zu Terminen, Reisen, Kunden, interne und externe Projekte tatsächlich? Was kann auf den nächsten Jour fixe warten?
Schritt 2: …für die richtige Person…
Nicht jeder hat die Kenntnisse und Erfahrungen, um die Bedeutung einer Information zu bewerten und entsprechend zu handeln. Für ein Lean Office überlegen Sie sich deshalb zunächst: Erreichen Ihre Informationen tatsächlich diejenigen, die sie für die Erfüllung ihrer Aufgaben auch wirklich benötigen?
Schritt 3: …zur richtigen Zeit…
Lösen Sie die Frage nach dem richtigen Zeitpunkt und richten Sie eine Office-Infothek ein: Das ist ein zentraler Ort, wo alle relevanten Dateien gespeichert sind und zu dem alle Mitarbeiter Zugang haben, die damit arbeiten müssen.
Schritt 4: …in der richtigen Qualität…
Je besser Sie die Informationen für Ihren Chef noch im Vorfeld von Meetings, Konferenzen und Verhandlungen aufbereiten, umso mehr erleichtern Sie ihm die Arbeit und umso besser verwertbar kommen seine Rückmeldungen zurück.
Schritt 5: …in der richtigen Menge…
Halten Sie sich beim Datenmaterial an die Faustregel: “So viel wie nötig, aber so wenig wie möglich”.
Schritt 6: …auf dem richtigen Medium…
Das “richtige Medium” bedeutet konkret: das zweckdienliche Medium. Nutzen Sie also jedes Medium, mit dem der Empfänger erreichbar ist, ohne dass er dafür einen Zusatzaufwand leisten muss. Das kann auf Papier sein, per E-Mail, Telefon oder via Live-Chat.
Schritt 7: …am richtigen Ort!
Geben Sie Ihrem Chef oder anderen Empfängern Ihrer Inhalte klare Hinweise, wohin Ihre Informationen nach der Bearbeitung abgelegt, weitergeleitet oder gespeichert werden sollen.
