Fehlerfreies E-Mail-Englisch: So geht’s

Ein fröhliches “Hi all” ist im E-Mail-Englisch nichts Ungewöhnliches. Vor allem in den USA ist dieser lockere Tonfall an der Tagesordnung. Englische Muttersprachler schreiben in der Business-Korrespondenz dagegen gern etwas persönlicher. Aber Vorsicht: Auch wenn diese informelle Art in der englischen Anrede ungezwungen daherkommt – sie gehört zur Pflicht und nicht zur Kür.

Englische E-Mails: die richtige Anrede

Die englische Anrede oder Begrüßungsformel in E-Mails kann je nach Situation und Art des Verhältnisses, das Sie zum Empfänger haben, formell oder informell sein. Dabei gelten im E-Mail-Englisch nicht immer die gleichen Regeln wie in der förmlicheren Geschäftspost.

Vor allem sollten Sie daran denken, dass englische Muttersprachler schneller dazu übergehen, den Vornamen Ihres Kontakts zu verwenden, während das in Deutschland generell unüblich ist. Wenn Sie bei der förmlichen englischen Anrede bleiben, kann es Ihnen passieren, dass Sie als reserviert wahrgenommen werden. Ihr Korrespondenzpartner könnte daraus den Schluss ziehen, dass Sie es nicht für nötig halten, freundlich zu sein. Der Grund für diese kulturelle Differenz liegt möglicherweise darin, dass im Englischen nicht zwischen “Sie” und “Du” unterschieden wird, da beide Wörter mit “you” übersetzt werden.

Wie finden Sie heraus, ob ein Adressat mit der persönlicheren Ansprache einverstanden ist? Ein sicheres Zeichen ist es, wenn er seine eigenen E-Mails nur mit dem Vornamen unterschreibt. Sie können den ersten Schritt aber auch selbst machen, indem Sie z. B. schreiben: “Dear Helen (if I may)”.

“Frau” und “Herr” auf E-Mail-Englisch

Die englische Anrede “Ms” wird grundsätzlich häufiger verwendet, da sie nichts über den Ehestand einer Frau preisgibt. “Mrs” schreiben Sie nur, wenn Ihre Korrespondenzpartnerin diese Bezeichnung selbst verwendet. Übrigens: Das englische Wort “Miss” wirkt genauso altmodisch wie das deutsche “Fräulein”. Auch die Anreden “Dear Sirs” oder “Dear Gentleman” werden heute kaum noch verwendet.

Bei englischen E-Mails können Sie manchmal einfach nicht sicher sein, ob Sie es mit einer Frau oder einem Mann zu tun haben. In einem solchen Fall ist es durchaus üblich, in der englischen Anrede den vollen Namen auszuschreiben, z. B.: “Dear Moriko Kira”. Im asiatischen Kulturkreis (z. B. Japan, Korea, Vietnam, aber auch in Ungarn) wird der Familienname zuerst geschrieben, also: “Mrs. Kira Moriko”. In den slawischen Sprachen (z. B. Russisch) gibt es für die Familiennamen oft eine weibliche und eine männliche Variante. Erstere können Sie meist an der weiblichen Nachsilbe “a” oder “e” erkennen.

In Rundmails darf die englische Anrede etwas lockerer sein

Wenn Sie Einladungen o. Ä. als Rundmail versenden, sollten Sie versuchen, geschlechtsneutrale Begrüßungen wie “colleagues” oder “friends” zu verwenden. Die Formulierung “To whom it may concern” kann im E-Mail-Englisch zwar immer noch auftauchen, allerdings wird sie immer weniger genutzt. Modernere Begrüßungen für die elektronische Korrespondenz sind: “Hi all”, “Hi there”, “Dear All”, “Dear Team”, “Dear Co-workers” usw.

Extratipp: Im E-Mail-Englisch können Sie, genau wie im Deutschen, eine Berufsbezeichnung oder eine Position in der Eröffnung wählen. In diesem Fall muss das jeweilige Wort großgeschrieben werden, z. B.: “Dear Colleague”, “Dear Webmaster” usw.

Geht es im E-Mail-Englisch auch ohne Begrüßung?

In der Regel ist es immer notwendig, in Ihre Korrespondenz mit einer englischen Anrede einzusteigen. Es gibt allerdings auch Ausnahmefälle, in denen Sie sie weglassen können. Wenn Sie beispielsweise mit einem Korrespondenzpartner mehrere E-Mails in Folge austauschen, verschwindet die Anrede beinahe von selbst und es ist auch nicht notwendig, sie ständig zu wiederholen. Das Gleiche gilt für eine schnelle Frage oder Antwort, die Sie an eine gut bekannte Person senden. Auch in E-Mails, die als Teil eines laufenden “Gesprächs” zwischen Kollegen verschickt werden, können Sie auf Anrede und Begrüßungsformel verzichten.

Was gilt bei Abkürzungen für die englische Anrede?

Das ist eine knifflige Frage, die immer wieder auftaucht: Folgt nach der Anrede im Englischen ein Komma, ein Doppelpunkt oder gar nichts? Die Antwort: Das hängt davon ab, in welches Land Ihre E-Mail geht.

• Großbritannien: kein Satzzeichen, also: “Dear Mr Smith”
• USA: Doppelpunkt, also “Dear Mr Smith:”

In anderen englischsprachigen Ländern wird ein Komma verwendet: “Dear Mr Smith,”.

Einen weiteren wichtigen Unterschied müssen Sie bei Abkürzungen beachten: Zusammenziehungen werden im britischen Englisch generell ohne, im amerikanischen mit Punkt geschrieben:

• britisches Englisch: Zusammenziehung ohne Punkt, also: “Mr”, “Mrs” und “Ms”.
• amerikanisches Englisch: Zusammenziehung mit Punkt, also: “Mr.”, “Mrs.” und “Ms.”

E-Mail-Englisch: Formulierungen für den gelungenen Abschluss

Im E-Mail-Englisch ist es üblich, den Leser mit einem Schlusssatz darauf hinzuweisen, dass er das Ende der Nachricht erreicht hat. Sie können darin aber beispielsweise auch Dank ausdrücken oder dem Empfänger mitteilen, welche Handlungen Sie als nächstes von ihm erwarten (z. B. eine Antwort, Übermittlung von Informationen usw.). Die Schlussformel einer englischen E-Mail sollte der Formulierung am Anfang entsprechen. Auf einen eher lockeren Einstieg folgt im E-Mail-Englisch auch ein informeller Abschluss, auf einen formellen Gruß zu Beginn ein formeller Abschluss und eine Nachricht ohne begrüßenden Einstieg enthält auch keine Schlussformel.

Auch in der Schlussformel unterscheiden sich amerikanisches und britisches Englisch hinsichtlich der Zeichensetzung. Zusätzlich wird aber auch die Wortstellung unterschiedlich gehandhabt.

• Großbritannien: ohne Zeichensetzung, also: “Yours sincerely”
• USA: mit Komma, also: “Sincerely yours,”

übersetzt aus: Schroevers, Sander M.: E-Mails in English