BWL im Sekretariat: Zahlen, Daten, Fakten

Grundlegende Kenntnisse in BWL, also der Betriebswirtschaftslehre, werden heutzutage im Office vorausgesetzt. Zumindest die wichtigsten Begriffe rund um Unternehmensziele und Kosten, Gesellschaftsformen und Organisationsmerkmale, um Marketing und Controlling, um Kennzahlen und Steuerarten müssen Sie vom Start weg kennen, um die anspruchsvollen Tätigkeiten in einem Sekretariat ausfüllen zu können. Wie tief und umfassend Sie dann in die einzelnen Bereiche jeweils einsteigen müssen, hängt natürlich stark von Ihrem konkreten Arbeitsgebiet ab. In einer Import- und Exportfirma benötigen Sie ein anderes Wissen als in einer Personalvermittlung. Außerdem werden Sie mehr BWL-Kenntnisse benötigen, je höher Sie in der Hierarchie Ihres Unternehmens aufsteigen. In der Fortbildung zur Management-Assistentin etwa nimmt die Betriebswirtschaftslehre immer breiten Raum ein. Und wer als Assistentin der Geschäftsführung arbeiten will, benötigt oftmals schon ein BWL-Studium. Aber in Zeiten von Effizienzsteigerung, von Kostensenkung und von Qualitätsoffensiven in nahezu allen Unternehmen ist es auf jeder Position wichtig, auf dem Laufenden zu bleiben.

BWL-Wissen ist die Voraussetzung für eine gute Büroorganisation. Die enge Verzahnung von Abteilungen und die organisatorischen Voraussetzungen für das Erreichen der Unternehmensziele sind nur zwei Punkte, die in diesem Zusammenhang von Bedeutung sind.

Auf sekretaria.de finden Sie viele Texte und Arbeitshilfen, mit denen Sie Ihr BWL-Wissen auffrischen können. Lesen Sie nach, wenn Ihnen Begriffe und Zusammenhänge vielleicht nicht auf Anhieb klar sind. Sehen Sie sich gezielt Ihre unternehmensinternen Unterlagen an und wenden Sie Ihre neuen Kenntnisse in der Praxis an. Das lohnt sich. Mit dem entsprechenden Fachvokabular können Sie in Besprechungen mitreden und Ihren Vorstellungen Ausdruck verleihen. Und Sie können Ihren Chef viel besser entlasten, weil Sie seine Aufgaben und Projekte tiefer durchsteigen.

Betriebswirtschaft: das Unternehmen verstehen

Wie ist Ihr Unternehmen strukturiert und welche betriebswirtschaftliche Strategie verfolgt es? Und wie wird diese ins operative Geschäft umgesetzt? Wie werden bei Ihnen Ziele definiert und kontrolliert? In der Betriebswirtschaft geht es zunächst einmal um ganz grundlegende Fragen rund um ein Unternehmen, um jene wesentlichen Entscheidungen, die die Chefetage umtreiben. Geht es bei Ihnen eher darum, die Qualitätsführerschaft in einem Markt zu erringen, oder sollen die Kunden vorrangig über den Preis gewonnen werden? Arbeiten Sie in einem Unternehmen mit flachen Hierarchien oder besteht eine strenge hierarchische Struktur? Welche Gesellschaftsform hat das Unternehmen: Ist es eine Kapitalgesellschaft, etwa eine GmbH oder eine Aktiengesellschaft? Oder handelt es sich um eine Personengesellschaft wie ein OHG oder eine KG?

Hinter all dem steht die Frage, wie das Unternehmen am wirtschaftlichsten arbeiten kann, denn darum geht es: ökonomische sinnvoll vorgehen und einen Gewinn erzielen. Die wichtigsten Stellschrauben sind dabei die Bereiche Materialwirtschaft und Produktion, Marketing und Personal, Kostenrechnung, Finanzierung und Investition sowie die Analyse der Jahresabschlüsse.

Kennzahlen in der BWL

Wer erst einmal tiefer in die BWL einsteigt, kommt um betriebswirtschaftliche Formeln und Kennzahlen nicht herum. Sie dienen dazu, komplexe Zusammenhänge möglichst griffig darzustellen. Anhand von Kennzahlen kann das Management Entwicklungen frühzeitig erkennen und so gegebenenfalls reagieren. So zeigt etwa eine geringe Eigenkapitalquote an, dass möglicherweise eine Überschuldung des Unternehmens droht. Ist der Lagerbestand im Branchenvergleich überdurchschnittlich hoch, kann dies ein Signal sein, dass das Unternehmen hier zu viel Kapital bindet. Die wichtigsten Kennzahlen betreffen die Rentabilität und Produktivität eines Unternehmens. Denn kann es nicht rentabel arbeiten, wird es am Markt nicht überleben. Auch im Bereich Personal wird oft mit Kennzahlen gearbeitet, etwa um die Fluktuationsquote zu berechnen.

Lassen Sie sich von Kennzahlen nicht abschrecken. Meist stehen einfache Berechnungen und Formeln dahinter. Und wenn man erst einmal verstanden hat, worum es genau geht, werden die Zusammenhänge in der Betriebswirtschaft schnell klar und erstaunlich logisch.

Unternehmerisch denken im Alltag

Selbst wenn Sie glauben, mit BWL nicht viel am Hut zu haben und dass bei Ihrer Arbeit im Sekretariat keine Formeln und Kennzahlen notwendig sind, wird in Ihrem Alltag als Sekretärin in vielen Fällen Ihr unternehmerisches Denken und Handeln gefordert sein. Im Grunde gilt das jedes Mal, wenn Sie an Ihrem Schreibtisch eine Entscheidung fällen, die das Unternehmen betrifft. Denn egal, ob Sie ein Angebot formulieren, eine Bestellung aufgeben, Unterlagen von Bewerbern sichten oder eine den Import von Waren organisieren: Immer sind Sie bemüht, die besten Bedingungen für Ihr Unternehmen zu erreichen – gleichgültig, in welcher Abteilung Sie tätig sind. Hier gilt es, die Augen offen zu halten und möglichen Fallen aus dem Weg zu gehen.