Chefentlastung: Optimieren Sie die Zusammenarbeit mit Ihrem Chef

Ihre wichtigste Aufgabe als Assistenz ist die Chefentlastung. Sie sorgen dafür, dass alles läuft, ohne dass sich Ihr Chef selbst um den ganzen alltäglichen Kleinkram kümmern muss. Und dabei geht es ganz sicher nicht nur darum, den Besprechungsraum vorzubereiten, die Korrespondenz mit einem schwierigen Kunden zu führen oder ein Seminar zu buchen. Im Gegenteil: Je höher Ihre Führungskraft in der Unternehmenshierarchie aufsteigt, desto anspruchsvoller werden auch Ihre Tätigkeiten als seine Assistenz. Chefentlastung heißt dann, dass Sie sich bestens mit Controlling- und Management-Tools sowie in anderen BWL-Themen auskennen müssen, dass Sie im Auftrag Ihres Chefs Aufgaben an Kollegen vergeben und dass von Ihnen vorausschauendes, unternehmerisches Denken und Handeln gefordert ist. Mit Ihrer Arbeit sorgen Sie dafür, dass er (oder auch sie, denn natürlich gibt es jede Menge Chefinnen in deutschen Unternehmen) sich den eigenen strategischen Aufgaben widmen kann. Er (oder sie) plant, Sie als Assistenz übernehmen dann häufig die Umsetzung in die Praxis.

Die Jobbezeichnungen für diese anspruchsvollen Positionen sind dann auch häufig “Chefsekretär/-in”, “Chefassistenz” oder “Managementassistenz”. Oft ist auch die Rede von der “Co-Managerin”. Innerhalb des Unternehmens nehmen Sie oft eine Stabsstelle ein und sind nicht einer einzelnen Abteilung zugeordnet.

Welche Aufgaben zur Chefentlastung gehören, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Daneben gibt es viele weitere typische Arbeiten in einem Sekretariat, von Korrespondenz über Bewerbermanagement bis zur Verwaltung von Ablage und Archiv. Näheres dazu lesen Sie in unserer Rubrik Büroorganisation.

Werden Sie zum Dream-Team mit Ihrem Chef, um ihn zu entlasten

Optimale Chefentlastung funktioniert nur im Team. Sie als Assistenz müssen wissen, was Ihr Vorgesetzter von Ihnen erwartet. Und Ihr Chef wiederum muss Sie mit allen notwendigen Informationen ausstatten, damit Sie diese Erwartungen auch erfüllen können. Das funktioniert nur mit perfekter Kommunikation. Gleiches gilt für Ihre Kompetenzen – je nach Aufgabe brauchen Sie Befugnisse, um als Assistenz handlungsfähig zu sein, das kann vom Zugriff auf die E-Mails der jeweiligen Führungskräfte bis hin zur Weisungsbefugnis für Kollegen reichen. Dafür ist es notwendig, dass Ihre Führungskraft weiß, was Sie alles können, nur dann wird sie Ihnen auch entsprechende Tätigkeiten überlassen. Diese Informationen sind eine Bringschuld, weisen Sie also auf aktuelle Kompetenzen, aufgefrischtes Wissen und neue Fertigkeiten, die Sie sich beispielsweise in Seminaren oder auf Kongressen angeeignet haben, aktiv hin. Professionelle Chefentlastung bedeutet auch, dass Sie als Assistenz eine besondere Vertrauensstellung innehaben. Ihr Chef baut darauf, dass Sie die Projekte, die er an Sie überträgt, in seinem Sinne, pünktlich und sorgfältig erledigen, dass Sie ihn in seinen Zielen unterstützen. Das erwartet er sicherlich auch von allen anderen Kollegen, aber da Sie als sein Sprachrohr auftreten und er von Ihrer Zuarbeit oft in weit größerem Maße abhängt, geht dieses Vertrauen tiefer als normal. Von Ihnen wird unbedingte Loyalität erwartet.

Voraussetzung für effektive Chefentlastung: gute Kommunikation

Damit die Zusammenarbeit im Office rundläuft, sind eine perfekte Kommunikation und ein steter Informationsfluss das A und O. Und das in alle Richtungen, also sowohl zwischen Ihnen und Ihrem Vorgesetzten wie auch mit direkten Kollegen und Assistenzen anderer Führungskräfte.

Nutzen Sie alle Möglichkeiten, um mit Ihrem Chef im Gespräch zu bleiben, unterstützen Sie ihn in seinen Entscheidungen und sorgen Sie dafür, dass er vor Kunden, Mitarbeitern und seinen eigenen Vorgesetzten gut dasteht. Berechtigte und konstruktive Kritik dürfen Sie natürlich üben, aber nie vor Dritten. Ihre Aufgabe ist es, Ihrem Chef einen glänzenden Auftritt zu ermöglichen. Das ist nicht immer einfach, hier brauchen Sie viel Fingerspitzengefühl. Je professioneller Sie mit allen Beteiligten kommunizieren, desto eher gelingt Ihnen dieser Spagat.

Schwierig wird es hingegen, wenn die Kommunikation mit Ihrem Chef selbst gestört ist, wenn er Sie beispielsweise von Informationen ausschließt oder versucht, in Machtspielchen zu verwickeln. Hier muss klar gesagt werden, dass Sie als Assistenz natürlich eine Dienstleisterfunktion haben, dass das aber nicht bedeutet, dass Ihr Chef mit Ihnen umspringen kann, wie er will. Meist genügt es, Führungskräfte auf ihr unangemessenes Verhalten deutlich hinzuweisen, um eine Änderung herbeizuführen. Also: Stählen Sie Ihr Selbstbewusstsein und reden Sie im Notfall Klartext!

Voraussetzung für effektive Chefentlastung: BWL-Wissen

Auf Managementebene beschäftigt sich Ihr Chef vor allem mit betriebswirtschaftlichen Fragen. Meist gilt es, Umsatz- und Absatzzahlen zu kontrollieren, neue Märkte zu finden und zu erschließen, die Produktentwicklung strategisch an der langfristigen Nachfrage zu orientieren usw. Chefentlastung in diesem Bereich bedeutet, dass Sie ein gehöriges Maß an Wissen in diesen Bereichen mitbringen müssen. Mit BWL, Unternehmenskennzahlen und Marktforschungsergebnisse sollten Sie sozusagen auf Du und Du sein! Als Assistenz recherchieren Sie die relevanten Daten, bereiten sie für die Auswertung vor und erstellen bei Bedarf Präsentationen, mit denen Ihr Chef die Zahlen inhouse – beispielsweise vor der Geschäftsführung – oder extern – etwa bei Banken – vorlegen kann.

Mit der Sandwichposition klarkommen

Als Assistenz stecken Sie typischerweise in einer Sandwichposition zwischen der Chefebene und der Mitarbeiterebene. Natürlich sind Sie Kollegin, gehen mit anderen Mitarbeitern in die Kantine oder treffen sich gelegentlich nach Feierabend, um den Tag gemeinsam ausklingen zu lassen. Gleichzeitig bringt es Ihre Assistenzposition mit sich, dass Sie viele Informationen aus der Geschäftsführungsebene bekommen, die nicht für andere (Mitarbeiter-)Ohren gedacht sind. Geheimhaltung ist ein wichtiges Thema im Chefsekretariat. Das kann das Verhältnis zu und die Kommunikation mit den Kollegen stark beeinträchtigen. Hinzu kommt, dass Sie oftmals Aufgaben, auch ungeliebte, im Auftrag Ihres Chefs an Kollegen weiterreichen müssen – und dass, ohne die entsprechende hierarchische Position zu besitzen. Auch das ist Teil der geforderten Chefentlastung. Je bewusster und professioneller Sie mit diesem Umstand umgehen, desto weniger Schwierigkeiten werden Sie mit Ihrer Doppelrolle als Assistenz des Chefs einerseits und Kollegin andererseits haben. Machen Sie den anderen Mitarbeitern klar, dass das, was im Office über Ihren Schreibtisch geht, oftmals geheim ist. Bitten Sie gegebenenfalls darum, dass das Thema gewechselt wird, wenn Sie sonst in Verlegenheit geraten.