Die Zeiten, in denen eine Assistenz nur einem Chef zuarbeitet, sind in vielen Firmen passé. Immer häufiger ist eine Assistenz für mehrere Führungskräfte da. Um diese Herausforderung professionell und effizient zu meistern, benötigen Sie bestimmte Schlüsselkompetenzen.
Zwei Chefs, zwei Charaktere
Wie können Sie es schaffen, es mehreren Vorgesetzten gleichzeitig “recht zu machen”? Das ist vor allem dann schwierig, wenn beide auf der gleichen Hierarchiestufe stehen und dazu noch einen dominanten Charakter und unterschiedliche Arbeitsweisen haben. Legen Sie sich ein System zurecht, mit dem Sie Ihre Aufgaben effizient priorisieren und sie jederzeit souverän bewältigen. Ihr Arbeitsalltag birgt einiges an Potenzial, um Ihre Arbeitsabläufe Ihrem Arbeitsumfeld anzupassen.
Spielregeln und Rahmenbedingungen für die Arbeit mit mehreren Chefs
1. Mit dem richtigen Rollenverständnis die Zusammenarbeit aktiv gestalten
„Auch unter den Chefs gibt es eine große Bandbreite an Arbeitstypen. Der jeweilige Typ wirkt sich natürlich auf deren Erwartungen und Bedürfnisse aus. Was der eine Chef benötigt um ausreichend informiert zu sein, ist für den anderen schon zu viel. Es gibt verschiedene Persönlichkeits- oder Cheftypen, mit denen sich die unterschiedlichen Charaktere grob einordnen lassen. Wenn Sie die Erkenntnisse daraus in Ihrem Arbeitsumfeld berücksichtigen, schaffen Sie die Grundlage für eine aktive Zusammenarbeit als Team.“
2. Die Prioritäten immer im Blick
In der Zusammenarbeit zu Dritt kann es eher passieren, dass Ihre Prioritäten durcheinander geraten. Für einen souveränen Umgang mit Ihrer Zeit ist es deshalb wichtig, dass Ihre Vorgesetzten und Sie wissen, welche Aufgaben heute auf dem Tagesplan stehen. Vergessen Sie nicht, nach der Dringlichkeit einer Aufgabe zu fragen und alle Beteiligten darüber zu informieren. Liegt die Entscheidung dazu nicht in Ihrer Hand, fordern Sie eine Priorisierung von Ihren Vorgesetzten ein. Nur so können Sie die Verantwortung für Ihre Arbeit übernehmen und einen Prioritätenkonflikt vermeiden.
Erfolgsfaktoren für virtuelle Teams
Damit die Zusammenarbeit auch in virtuellen Teams funktioniert, ist gleich zu Anfang viel Organisation und Kommunikation vonnöten. Nutzen Sie diese Checkliste, um ein Ihnen anvertrautes, virtuelles Team auf die Erfolgsspur zu bringen.
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3. Arbeitsorganisation – bringen Sie Farbe ins Spiel
Wenn Sie für jeden Vorgesetzen eine Farbe bestimmen, die Sie in ihre gesamte Organisation implementieren, dann erhalten Sie Struktur, behalten den Überblick und finden Unterlagen in elektronischer wie in Papierform schneller. Informieren Sie Ihre Vorgesetzten über Ihr Farbsystem.
4. Kommunikation ist alles – alles Kommunikation
Immer wenn mehrere Personen aufeinander treffen und miteinander arbeiten, dann ist Kommunikation alles. Haben Sie den Mut, aktiv nachzufragen, wenn Sie etwas nicht gleich verstanden haben. Nur so können Sie Ihre Aufgaben professionell und effizient erledigen. Mit klärenden Fragen beugen Sie außerdem Missverständnissen und Konflikten vor. Mit klaren Absprachen und der konsequenten Umsetzung der Vereinbarungen steht einer erfolgreichen Zusammenarbeit mit mehreren Vorgesetzten nichts mehr im Weg.
Die Autorin Kerstin Uebler-Gottschalk ist nach über 25 Jahren Sekretariatserfahrung Sekretärin der Geschäftsleitung Entwicklung Betriebswirtschaftliche Produkte, DATEV eG, Nürnberg
