Eine Ihrer Aufgaben als Sekretärin oder Assistentin ist es, Ihrem Chef den Rücken freizuhalten. Hilfreich ist, wenn Sie Aufgaben delegieren können. Das AKV-Prinzip unterstützt Sie dabei – in folgenden sechs Schritten.
“AKV” bedeutet Delegation nach
- Aufgaben,
- Kernkompetenzen und
- Verantwortung.
AKV-Prinzip: delegieren in 6 Schritten
Wichtig: Damit Sie offiziell delegieren können, brauchen Sie vorab die Zustimmung Ihres Chefs, am besten schriftlich. Wenn nötig, lassen Sie ihn bei der nächsten Teamsitzung oder per E-Mail die entsprechende Anweisung erteilen.
Schritt 1:
Überlegen Sie mit Ihrem Chef, an wen Sie welche Aufgabe delegieren können. Klären Sie, ob der Mitarbeiter
- die nötigen Kenntnisse und
- die Kompetenzen besitzt und
- die Verantwortung überhaupt übernehmen möchte.
Schritt 2:
Versetzen Sie sich in Ihr Gegenüber und geben Sie klare und unmissverständliche Anweisungen:
- Wie gut ist Ihr Gegenüber informiert?
- Welche Hintergrundinformationen braucht Ihr Gegenüber für die Aufgabe?
- Beschreiben Sie nicht nur die Aufgabe, sondern auch die Ziele und Zusammenhänge.
- Grenzen Sie klar ab, wo die Aufgabe beginnt und wo sie endet.
- Fragen Sie nach, ob Ihr Gegenüber genau verstanden hat, worum es geht und was Sie genau erwarten.
- Stecken Sie den zeitlichen Rahmen ab und legen Sie fest, bis wann was in welcher Form erledigt sein muss.
Wichtig: Setzen Sie bei größeren Projekten einen Zeitpunkt für Zwischenergebnisse fest. So können Sie noch rechtzeitig eingreifen, wenn der andere hinterherhinkt, Probleme hat oder in die falsche Richtung steuert.
Schritt 3:
Erklären Sie Ihrem Gegenüber, wie Sie die Arbeiten “überwachen”. So bauen Sie Vertrauen auf und verhindern, dass unerwartete Kontrollen Ihren Kollegen frustrieren und demotivieren.
Schritt 4:
Klären Sie Ausnahmefälle, bei denen Ihr Kollege Unterstützung holen soll.
Schritt 5:
Verhindern Sie Rückdelegationen. Bieten Sie Ihre Unterstützung und konstruktive Kritik an, aber mehr nicht. Übertragen Sie die Aufgabe nur in Ausnahmefällen an andere (oder gar sich selbst). Zum Beispiel dann, wenn sich herausstellt, dass der bisherige Mitarbeiter überfordert ist.
Schritt 6:
Loben und motivieren Sie. Funktioniert die Zusammenarbeit, haben Sie eine wertvolle Stütze für die Zukunft gewonnen!
Übrigens: Vielleicht ist Ihrem Chef nicht bewusst ist, dass Sie durch seine Abwesenheit mehr belastet sind als üblich. Immerhin sieht er Sie ja nicht arbeiten. Verdeutlichen Sie ihm, was Sie alles tun. Schlagen Sie selbst vor, dass Sie gewisse Aufgaben systematisch delegieren. Die sekretaria-Expertin Christine Walker hat in ihrer Studie gezeigt, dass Sie ihm dadurch bis zu sechs Stunden Zeitgewinn pro Tag verschaffen könnten.
