Unsere Arbeitswelt befindet sich im Wandel. Fast täglich erscheinen neue Artikel, Informationen und Studien zur Zukunft der Arbeitswelt. Nicht nur die Anforderungen an das Management werden sich verändern, sondern parallel dazu auch unsere Arbeit in der Assistenz. Eins steht fest: Unsere Vorgesetzten werden immer mobiler.
Dezentrale Zusammenarbeit
Während Ihr Chef 500 Kilometer entfernt in einer wichtigen Besprechung ist und gerade noch kurzfristig die von Ihnen aktualisierten Dokumente benötigt, sitzen Sie am Arbeitsplatz, bereiten die Präsentation auf und stellen die Unterlagen zusammen. Der zeitnahe Informationsaustausch ist zu jeder Zeit und an allen Orten gewährleistet – zumindest von technischer Seite. Aber auch Ihre Assistentin-Chef-Beziehung muss sich an diese “mobilen Gegebenheiten” anpassen.
Ständige Abwesenheit des Chefs
Letzte Woche unterhielten sich zwei Assistentinnen in der U-Bahn darüber, dass ihr Chef immer dann nicht da sei, wenn sie ihn dringend für Entscheidungen benötigten – aus unterschiedlichen Gründen: Einer der beiden Chefs war auf Geschäftsreise und beim anderen Chef jagte ein Termin den anderen. So sei es schwierig, die Aufgabe als Sekretärin professionell zu erfüllen. Ich bin mir sicher, dass uns diese Situation in unserer Arbeitswelt von morgen noch häufiger begegnen wird. Folgende Tipps erleichtern Ihnen die Arbeit.
Praxistipp: Vorstrukturierung des Posteingangs, wenn der Chef unterwegs ist
Mit der Kennzeichnung nach dem Schema „EDITH“ gelingt die Vorstrukturierung des Posteingangs Ihres Chefs bestimmt. So kann die Rücksprache zielorientiert durchgeführt werden.
E = erledigt
D = delegiert, in den Aufgaben
I = zur Information
T = Termin
H = Hilfe
Mögliches Szenario für die Zukunft
Ihr Chef ist die gesamte Woche unterwegs. Ein verärgerter Kunde ruft an und erwartet, dass Ihr Chef sich in der nächsten Stunde bei ihm meldet. Sie senden dem Chef eine SMS und bitten um dringenden Rückruf bei dem Kunden. Nach dem Telefonat zwischen Ihrem Chef und dem Kunden erreicht Sie die Nachricht, dass er am nächsten Morgen einen Termin bei diesem Kunden vereinbart hat. Er bittet Sie, die Reise zu planen. Kurz danach stellen Sie ihm per E-Mail die Reisedaten und den Link zu den Kundenunterlagen zur Verfügung.
Klare Absprachen helfen
Wenn Sie mit Ihrem Chef klare Absprachen treffen, wie oder wann er sich meldet, oder wie Sie mit dringenden und wichtigen Themen zur Entscheidung umzugehen haben, können Sie sich beide darauf einstellen und einen reibungslosen Informationsfluss gewährleisten. Dies gilt nicht nur heute, sondern besonders für die Zusammenarbeit in der Zukunft.
Für die Abstimmung im virtuellen Team oder mit einem Chef, der viel unterwegs ist, gilt als Faustregel: Einmal am Tag sollten Sie und Ihr Chef miteinander Kontakt haben, sei es per Telefon, E-Mail oder Skype. Wenn Ihr Chef auf einem der vielen Meetings, in einer Besprechung oder auf einem Kongress ist, stehen Sie über jede Entfernung mit ihm virtuell in Verbindung. Auf aktuelle Themen können Sie zeitnah reagieren und wirken als Ansprechpartnerin kompetent.
Dossier: So gelingt Chefentlastung für mobile Vorgesetzte
In diesem Dossier finden Sie 5 umfangreiche Checklisten, die Ihnen die Zusammenarbeit mit Ihrem mobilen Chef erleichtern:
- So informieren Sie Ihren abwesenden Chef richtig
- Das 5-Minuten-Gespräch mit dem Chef
- Wie ist die Zusammenarbeit geregelt, wenn Ihr Chef unterwegs ist?
- Wie Sie Entscheidungen für den Chef zu seiner vollen Zufriedenheit vorbereiten
- Delegieren Sie im Namen des Chefs
Heute herunterladen und morgen umsetzen:
Praxistipp zur Abstimmung
- Klären Sie in einem Fixtermin die wichtigsten Punkte für den optimalen Kommunikationsfluss:
- Update über die laufenden Vorgänge
- Welche neuen Aufgaben stehen an?
- Gibt es „heiße Eisen“ (heikle Situationen im Unternehmen), über die der Chef Bescheid wissen muss?
- Was können Sie vorbereiten, bis Ihr Chef wieder im Büro ist?
- Was sollten Sie über seine Meetings unterwegs wissen? Gibt es Punkte, die für Ihre Arbeit oder auch für die Kommunikation mit den Kollegen im heimischen Büro wichtig sind?
Bleiben Sie hartnäckig und bestehen Sie auf das tägliche Chef-Update. Versuchen Sie Ihrem Chef klarzumachen, dass Sie ihn nur professionell entlasten können, wenn der Kommunikationsfluss stimmt.
Die Autorin Kerstin Uebler-Gottschalk ist nach über 25 Jahren Sekretariatserfahrung Sekretärin der Geschäftsleitung Entwicklung Betriebswirtschaftliche Produkte bei der DATEV eG in Nürnberg.
