Doppelsekretariat – die Doppelspitze als perfektes Team

Wenn man es richtig anpackt, dann kann ein Doppelsekretariat etwas ganz Besonderes sein – nämlich Teamwork vom allerfeinsten. Natürlich bedarf es einiger Investition und gutem Willen, damit etwas Gutes daraus wird, aber es ist eine tolle und lohnende Sache. Indem jede von den Stärken der anderen profitiert, ergibt sich eine bereichernde Zusammenarbeit.

Ein Fahrplan für das Doppelsekretariat

Nachfolgend habe ich, aufbauend auf meiner Erfahrung aus 12 Jahren, einen „Fahrplan“ mit persönlichen Tipps zusammengestellt.

1) Aufgaben definieren

• Jede Kollegin ist einzigartig. Je nach Alter, Berufshintergrund, persönlichen Stärken, und kulturellem Hintergrund wird sich mit der Zeit ein einzigartiger Arbeitsstil entwickeln.
• Das bedeutet auch, den Unterschied zwischen Sach- und Beziehungsebene zu beachten! Hier kommen zwei unterschiedliche Persönlichkeiten und Arbeitsstile zusammen. Und damit es keinen Zickenkrieg gibt, erfordert es gegenseitige Wertschätzung: den anderen akzeptieren und nicht die eigenen Werte und Kenntnisse voraussetzen.
• Daher müssen die Aufgaben klar definiert werden – hier ist die Führungskraft gefragt.
• Wo liegen die persönlichen Stärken? Keiner ist glücklich, wenn er Aufgaben erledigen muss, die ihm überhaupt nicht liegen. So kommt schnell Frust auf – und statt Herausforderung gibt es Enttäuschung. Die eine ist stark im täglichen Backoffice und „schmeißt“ die Dienstreiseorganisation mit links oder ist ein Ass in der Sitzungsorganisation. Die andere bearbeitet gerne selbständig Projekte, die mit viel Recherche verbunden sind und Durchsetzungsvermögen verlangen.
• Information ist kein Machtfaktor! Nur, wer sich transparent und zeitnah austauscht, kann gut zusammenarbeiten. Dieser Punkt ist meiner Meinung nach der wichtigste überhaupt, um eine wertschätzende und konstruktive Zusammenarbeit der Kolleginnen zu gewährleisten: Immer miteinander reden – besser einmal zu viel als einmal zu wenig. Da können nämlich ansonsten sehr viel Frust und Spannungen entstehen!
• RESPEKT! Zuhören und ausreden lassen. Anhören, was die Kollegin zu sagen hat. Keiner ist perfekt und ein anderer Standpunkt kann jeden persönlich weiterbringen.

2) Auswerten

• Es muss ein regelmäßiges Feedback zwischen den Kolleginnen, aber auch mit den direkten Vorgesetzen und den Kolleginnen und Kollegen aus der Abteilung erfolgen. Nur in der täglichen Arbeit wird sich herausstellen, wie die Doppelspitze funktioniert.
• Gemeinsam Seminare zum Thema Doppelsekretariat besuchen: es gibt immer noch etwas zu lernen – auch über die eigene Kollegin. Der Austausch mit anderen „Doppel-Packungen“ ist zudem sehr interessant und eröffnet neue Horizonte. Nebenbei kann man das eigene Netzwerk vergrößern!

3) Tools

• Gemeinsamer Posteingang: z. B. Sekretariat_Abteilung XY@ firma.de. Ein gemeinsamer Posteingang erleichtert die E-Mail-Bearbeitung, denn eine liest die E-Mails auf jeden Fall. Die gemeinsame Abwesenheitsnotiz spiegelt das Team auch nach außen wider.
• Gemeinsame Aufgaben: hier kann transparent mit Farben und Kategorien gearbeitet werden – z. B. Name Bearbeiterin – in Arbeit / erledigt. Dieses Aufgabenmanagement erachte ich als effizienter als die Aufgabenzuteilung über Outlook. Der Sachstand ist immer aktuell und auch bei Abwesenheit einer Kollegin abrufbar.
• Gemeinsamer Sekretariats-Kalender: dies ist noch ein besonderes Goodie. Im sekretariats-Kalender können allgemeine Informationen für die ganze Abteilung eingetragen werden (z. B. Abschaltung der Heizung, Besuchergruppen, Veranstaltungen, Geburtstage etc.). Hierdurch wird Wissensmanagement betrieben und die Kolleginnen und Kollegen wissen direkt morgens was Wichtiges ansteht und müssen sich die Informationen nicht selber zusammensuchen.
• Eine identische Ablagestruktur: Mit einer einheitlichen Ablage können sich die Kolleginnen eins-zu-eins vertreten. Dies beziehe ich aber nicht nur auf allgemeine Laufwerke, sondern auch auf die persönlichen. Und das erfordert natürlich:
  • Gleiche Passwörter: dies vereinfacht die Vertretung kolossal.
  • Checklisten erstellen
    • für die persönlichen Aufgaben ein „Handbuch“ für den Arbeitsplatz definieren.
    • für Dienstreisen des Vorgesetzten und der Kolleginnen und Kollegen. So wird eine aktuelle Übersicht gepflegt, die wichtige Informationen zu Bahncard etc. enthält und beide Kolleginnen können bei Abwesenheit der anderen die Buchungen übernehmen. Eine Excel-Übersicht bietet außerdem dem Vorgesetzten die Möglichkeit, eine Diagrammübersicht über die Abwesenheiten seiner Mitarbeitenden zu erstellen.

Ich habe persönlich die besten Erfahrungen mit all diesen Arbeitshilfen gemacht und kann sie nur jedem Doppelsekretariat empfehlen. Und was absolut wichtig ist, dass diese gemeinsam erarbeitet wurden und nicht übergestülpt. Solche Aktionen schweißen das Team noch mehr zusammen und bringen es weiter.

Wenn sich das Team so aufeinander verlassen kann, dann ist das auch für den Vorgesetzten und die Abteilung eine unglaubliche Entlastung, weil alle wissen, dass sie sich auf die Doppelspitze verlassen können.

Ihre Susanne Winkler

Die Autorin Susanne Winkler wurde 1967 am Niederrhein geboren und lebt heute mit ihrer Familie und zwei Katzen im Rhein-Sieg-Kreis. Nach ihrem Abitur machte sie eine Ausbildung zur Bürogehilfin bei einem großen Düsseldorfer Unternehmen und arbeitet seitdem im Office- und Assistenzbereich. Sie hat schon in der Schule gerne geschrieben und hat über ihre berufliche Netzwerkarbeit bereits Artikel veröffentlicht.