In einem Doppelsekretariat entscheidet Teamarbeit über den Misserfolg oder Erfolg. Ein Team ist keine statische Einheit. Es lebt aus der Kombination der sich ergänzenden und unterschiedlichen Mitglieder mit einem hohen Maß an Identifikation, Flexibilität und Verständnis für einander. Diese Situation birgt jedoch ein hohes Potential an Missverständnissen auf allen Ebenen.
Um Ihren Chef optimal zu entlasten, sind die Bündelung von Kompetenzen, Transparenz im Informationsmanagement sowie eine offene Fehlerkultur mit dem Fokus auf Lösungsorientierung das Fundament zum Erfolg. Die Kommunikation spielt eine nicht zu unterschätzende Rolle.
Erfolgreich im Doppelsekretariat: die fünf wichtigsten Indikatoren
Doppelte Arbeitskraft heißt nicht doppelte Entlastung für den Chef. Wenn zwei gut ausgebildete Fachkräfte als Einheit auftreten sollen, entstehen ganz neue Herausforderungen. Ein funktionierender Informationsaustausch, standardisierte Abläufe und optimierte Arbeitsprozesse schaffen sie relativ einfach. Die ebenfalls auftretenden zwischenmenschlichen Konflikte und Kommunikationsfehler erschweren die Zusammenarbeit.
Der Faktor Mensch spielt dabei eine zentrale Rolle: Verschiedene Charaktere, unterschiedliche Berufserfahrung, verschiedene Auffassungen sind zentrale Themen. Oft kommt noch der Altersunterschied dazu und beide sollen gleichgestellt arbeiten und Synergien erzeugen, von denen der Chef und letztendlich das ganze Unternehmen profitiert. Schwierig? – Nicht, wenn Sie die fünf wichtigsten Indikatoren kennen.
Zu zweit ein Sekretariat zu betreuen bedeutet eine große Herausforderung. Dennoch wählen viele Assistentinnen und Assistenten genau diese Möglichkeit, um beispielsweise Beruf und Familie zu verbinden. Jobsharing ist das Zauberwort.
Dieses Dossier leitet Sie Schritt für Schritt an und zeigt Ihnen, wie Sie ein effizientes Doppelsekretariat aufbauen.
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1. Ein klares und gemeinsames Ziel für ein Miteinander ohne Konkurrenzdenken
Die Zusammenführung verschiedener Fachkompetenzen erfordert Sensibilität. Mit einer klar formulierten Zielsetzung hinsichtlich des zu erwarteten Ergebnisses schaffen Sie die Basis zur Zusammenarbeit und einer aktiven Teamkultur. Auf den Punkt gebracht – Die Erwartung und der Bedarf eines Chefs ist die professionelle und proaktive Entlastung durch beide Assistenzen.
2. Gemeinsame Werte und Kultur
Ein gutes Team entwickelt sich individuell. Es geht nicht darum, die Kultur des Teammitglieds zu übernehmen oder zu werten. Entscheidend ist, dass eine Art des Zusammenwirkens definiert und ein gemeinsames Verständnis für die Situation geschaffen wird. Dabei die Stärken und Schwächen aller Teammitglieder zu kennen und wenn möglich auszugleichen. Das schafft Klarheit im Umgang miteinander. Übereinstimmende Wertvorstellungen, Grundsätze und Denkweisen beeinflussen und prägen das Verhalten innerhalb des Teams.
3. Bilaterale offene Kommunikation für eine loyale Zusammenarbeit als Power-Team
Wir reden miteinander! Entscheidend für den Teamerfolg im Doppelsekretariat ist die offene Kommunikation. Das heißt, dass Ursachen ebenso miteinander geklärt werden und Lösungsvorschläge gemeinsam gefunden werden. Sachliche Informationen über Hintergründe sind unerlässlich, um auch Emotionen richtig einordnen und verstehen zu können. Wenn jeder Beteiligte bereit ist, seine Loyalität in die Organisation einzubringen, kann Bewusstsein geschaffen und gelebt werden. Die Motivation und das innere Engagement muss ständig gepflegt werden. Damit wird eine Identifikation mit der Gruppe möglich.
Sie arbeiten in einem Doppelsekretariat und wollen Ihre Abläufe optimieren und zielgerichtet Ihren Chef als Team unterstützen? Das erforderliche Know-how und viele Praxistipps erhalten Sie in unserem Seminar “Professionelles Doppelsekretariat”.
4. Wertschätzender Umgang mit Konflikten
Sind Sie sich bewusst, Konflikte werden nicht ausbleiben. Unterschiedliche Vorstellungen sind meist die Ursache. Diese gilt es zu erkennen und zu analysieren. Da ein Konflikt nur selten ein plötzliches Ereignis ist, kann durch Aufmerksamkeit und rechtzeitiges Feedback in den meisten Fällen eine Eskalation und schwerwiegende negative Auswirkungen vermieden werden.
5. Entwicklung eines gemeinsamen und zielorientierten Arbeitsstils, trotz unterschiedlicher Charaktere
Nutzen Sie die gemeinsamen Stärken und kompensieren Sie die Schwächen. Berücksichtigen Sie dabei Ihre Kompetenzen und Erfahrungen und legen gemeinsame Regeln für reibungslose Abläufe fest, wie:
- bilateraler transparenter Informationsaustausch
- standardisierte Abläufe
- Optimierung von Arbeitsprozessen
Die Autorin Kerstin Uebler-Gottschalk ist nach über 25 Jahren Sekretariatserfahrung Sekretärin der Geschäftsleitung Entwicklung Betriebswirtschaftliche Produkte bei der DATEV eG in Nürnberg
