Mit klarer Kommunikation Aufträge im Namen Ihres Chefs delegieren

Knifflige Kommunikation: Sie sollen im Namen des Chefs Aufgaben an Kollegen delegieren. Das ist nicht immer einfach, denn oft fehlt Ihnen die hierarchische Macht, einfach Anweisungen zu geben. Wenn es dann noch zu Kommunikationspannen kommt, schwindet Ihre Autorität und die Aufgabenverteilung scheitert. Lassen Sie es soweit nicht kommen. Stellen Sie zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Fragen und sorgen Sie für einen steten Informationsfluss.

Aufträge delegieren: mit perfekter Kommunikation zum Erfolg

“Geben Sie das Herrn Meier, er soll sich darum kümmern und mir Bescheid geben”. Kennen Sie solche Anweisungen von Ihrem Chef? Oft stellt sich dann heraus, dass Kollege Meier leider gar nichts vom betreffenden Vorgang weiß. Nun stecken Sie in der Zwickmühle, denn der Kollege wird sich bei Fragen an Sie wenden und Sie wiederum müssen bei Ihrem Vorgesetzten nachhaken. Auf diese Weise geht viel Zeit verloren und statt Ihren Chef bei diesem Vorgang zu entlasten, müssen Sie ihn damit weiter belästigen. Beugen Sie solchen Kommunikationspannen vor und fordern Sie rechtzeitig alle wichtigen Informationen ein – noch bevor Sie den Auftrag weiterreichen.

Viele Chefs delegieren einzelne Aufgaben über ihre Assistentin an ihre Mitarbeiter. Nur leider bleibt häufig die Information auf der Strecke und es kommt zu Nachfragen, zu Zeitverzögerungen und umständlichen Erklärungen.

Als Assistenzen sind Sie die Schaltzentrale Ihres Chefs, Sie stoßen Dinge in seinem Auftrag an, leiten sie weiter, fragen nach, fordern ein, erinnern, ermahnen.

Mit diesen Fragen sorgen Sie dafür, dass Aufgaben eindeutig delegiert werden

Wenn Sie Aufträge im Namen des Chefs delegieren, helfen Ihnen diese Punkte, den Überblick zu behalten:

• Fragen, fragen, fragen: Ihr Chef will Zeit sparen, indem er Sie einschaltet. Lassen Sie sich trotzdem den Vorgang kurz erklären, denn wenn es Rückfragen gibt, ist die Zeitersparnis dahin. Bis wann muss der Auftrag erledigt sein? Wie soll der Mitarbeiter liefern? Manche Aufträge sind inhaltlich zu kompliziert, als dass Sie alles bis ins Detail verstehen, aber mit der Zeit bauen Sie ein gutes Wissen auf, mit dem Nebeneffekt, dass Sie ganz anders mitreden können und wahrgenommen werden.

• Prioritäten setzen: Wie wichtig ist die Aufgabe und wie dringend? Lassen Sie sich dies ebenfalls von Ihrem Chef erklären. Handelt es sich um eine Recherche oder sonstige Routinearbeit, ist sie eventuell nicht sehr wichtig – geht es jedoch um einen großen Kundenauftrag, dann können Sie davon ausgehen, dass die zu delegierende Aufgabe von großer Wichtigkeit ist. Muss eine Sache sofort oder bis zu einem sehr nahe gelegenen Zeitpunkt erledigt sein, dann ist sie dringend und erfordert eine sofortige Aktion. Auch hier bekommen Sie mit der Zeit einen immer besseren Einblick und können die Prioritäten häufig selbst richtig einschätzen. Sichern Sie sich dennoch kurz ab.

• Alles im Blick behalten: “Hat Meier schon geantwortet wegen des Termins bei der Bauer AG?” – “Ich brauche die Unterlagen für die Präsentation, wie weit ist denn Schulze damit, er sollte sie doch vorbereiten?” Chefs sind in der Regel ungeduldig, wenn es um die Erledigung von Aufgaben geht, die sie abgegeben haben. Sie nehmen Ihrem Chef den Wind aus den Segeln, wenn Sie gut über den Stand der Dinge informiert sind bzw. die Termine im Blick haben, zu denen die Ergebnisse geliefert werden sollen. Entwickeln Sie ein Gefühl für die Mitarbeiter Ihres Chefs: Wer ist zuverlässig und braucht in der Regel keine Erinnerung? Wer ist hingegen weniger organisiert und ist dankbar für eine Erinnerung? Behalten Sie die Aufgaben im Blick und halten Sie Kontakt zu den Mitarbeitern, die eine umfangreichere Aufgabe bearbeiten. Vielleicht können Sie Zwischenergebnisse liefern, die dem Chef erst einmal genug “Futter geben”.

• Gut informiert sein, Zusammenhänge kennen: Wie gut kennen Sie sich eigentlich mit den Arbeitsinhalten in der Abteilung aus, in der Sie arbeiten – und wie gut sind Ihre Kenntnisse über die Branche? Natürlich müssen Sie kein Experte sein für die Abteilung oder in der Branche, aber gute Basiskenntnisse helfen, Zusammenhänge zu verstehen und bei Anfragen und Problemen richtig zu reagieren. Je besser Sie sich auskennen, desto mehr Spaß macht es, die Dinge auch zu verfolgen.Wie eignen Sie sich dieses Wissen am Besten an? Nutzen Sie “entspannte” Momente Ihres Chefs (soweit diese mal vorkommen) und fragen ihn, was Sie gern wissen wollen. Chefs erzählen in der Regel gern über ihren eigenen Geschäftsbereich. Fragen Sie Kollegen und Mitarbeiter Ihres Chefs und nutzen Sie sonstige Informationsquellen wie Newsletter und Mails. Klar, dies ist sicher sehr zeitaufwändig – aber es lohnt sich! Sie werden immer mehr auf Augenhöhe kommunizieren!

• Guten Kontakt zu den Mitarbeitern pflegen: In dem Zusammenhang ist es außerdem ratsam und nahe liegend, einen guten Kontakt zu dem Team Ihres Chefs aufzubauen. Dies ergibt sich in der Regel von selbst, denn auch diese sind auf Sie angewiesen, wenn es um Terminvereinbarungen etc. geht. Empfehlenswert ist immer eine “kollegiale Beziehung mit der richtigen Balance zwischen Nähe und Distanz”. Als Assistenz des Chefs geraten Sie schnell zwischen die Fronten, aber auch genau so häufig will man Sie für Gefälligkeiten einspannen – oder der Mitarbeiter nutzt Sie als Kummerkasten und breitet seine beruflichen oder sogar privaten Probleme vor Ihnen aus. Deshalb ist eine gewisse Distanz nötig. – Aber haben Sie diesen guten Kontakt zu den Mitarbeitern Ihres Chefs, dann können Sie Ihnen leichter Aufgaben weiter leiten, und Sie auch leichter um Rat fragen.

• Netzwerk ausbauen und effektiv nutzen: Nicht nur das Team des Chefs ist eine wichtige Informationsquelle. Sie sollte auch mit anderen Abteilungen gut vernetzt sein, die verantwortlichen Personen und deren Funktion kennen. Dies hilft nicht nur beim Delegieren im Auftrag des Chefs, sondern bei der gesamten Arbeit. Sie können kurze, direkte Wege nutzen, um eine Frage zu klären. Und ein gutes Netzwerk hat den positiven Nebeneffekt, dass es Ihre eigene Position stärkt.

• Die Grenzen kennen: Delegieren im Auftrag des Chefs hat auch Grenzen. Sollen Sie im Auftrag des Chefs einen Konflikt zwischen zwei Mitarbeitern klären oder gar einem Mitarbeiter mitteilen, dass seine Leistungen bzw. ein Ergebnis nicht gut war, dann sollten Sie dies ablehnen! Diese Aufgaben gehören in den Bereich Mitarbeiterführung und sind nicht delegierbar! Im umgekehrten Fall ist Ihr Chef Ihnen sicherlich dankbar, wenn Sie ihn auf Konflikte in seinem Team hinweisen, wenn diese die Arbeit behindern. Sie sind schließlich das wichtigste Bindeglied zwischen ihm und seinem Team!

Wenn der Chef “out of office” ist

Ist Ihr Chef mehrere Tage auf Geschäftsreise oder sogar längere Zeit nicht im Büro, z. B. während eines Projekts beim Kunden, ist eine kurze Rückfrage nicht immer sofort möglich. Klären Sie in diesem Fall vor seiner Abreise möglichst alle Fragen und Aufgaben die anfallen könnten. Vereinbaren Sie, wie Sie mit ihm am besten kommunizieren. Beachten Sie unsere oben genannten Punkte, werden Sie seine Abweseneheit erfolgreich meistern.