Kosten senken: Bei Geschäftsreisen ist das immer ein wichtiges Thema. Wenn Sie für Ihren Chef ein Meeting im Ausland planen, wissen Sie, wo Sie den Rotstift effektiv ansetzen können. Aber sind auch Ihre Kollegen, die selbst buchen und organisieren, bei der Reiseorganisation auf Sparkurs? In vielen Unternehmen wird noch immer viel Geld verschleudert. Dagegen gibt es ein wirksames Mittel: die verbindliche Reiserichtlinie für alle Mitarbeiter. sekretaria-Expertin Carmen Beuting erklärt, was es dabei zu berücksichtigen gilt.
Warum eine Reiserichtlinie?
Eine Reiserichtlinie bietet die folgenden Vorteile:
- Sie bildet die Grundlage für das Controlling.
- Direkte (Kosten des Leistungsträgers) und indirekte Reisekosten (Prozesskosten) können reduziert werden.
- Die Verhandlungsbasis mit Leistungsträgern kann durch Konsolidierung der Umsätze verbessert werden.
Gerade wenn noch keine Reiserichtlinie existiert, ist die Bildung einer Projektgruppe sinnvoll. Die Verantwortlichen aus folgenden Bereichen sollten Sie miteinbeziehen: Controlling, Finanzen, Personalwesen, Recht, Steuern, Versicherungen sowie ggf. den Betriebsrat, da eine Reiserichtlinie mitbestimmungspflichtig ist.
Das gehört in die Reiserichtlinie
Eine sinnvolle Reiserichtlinie besteht aus zwei Teilen: Basisrichtlinie und Anlage. Die Basisrichtlinie beinhaltet im Einzelnen:
- Die Vorgaben für die Reiseplanung: Wie viele Tage sind notwendig? Oder kann anstelle der Geschäftsreise auch eine Telefon- oder Webkonferenz stattfinden?
- Das Genehmigungsverfahren durch den jeweiligen Vorgesetzten
- Die Buchung der Reisemittel (Auswahl der Verkehrsmittel und der Übernachtungsmöglichkeiten)
- Die Buchung der Reise per Fax oder E-Mail
- Die Vorgaben für die Reisekostenabrechnung: Die vom Reisenden und vom Vorgesetzten unterschriebene Reisekostenabrechnung ist der Reisestelle zusammen mit den Belegen zur Prüfung vorzulegen.
Diese Angaben sollten nicht ständig geändert werden.
Extratipp: Da lediglich für die Basisrichtlinie eine Mitbestimmungspflicht seitens des Betriebsrates besteht, ist es sinnvoll, hierin wirklich nur den Rahmen zu verankern. Sämtliche Variablen, wie z. B. Höhe der Verpflegungsmehraufwände, Versicherungssummen bei Tod und Invalidität, erlaubte Beförderungsklassen bei Flug und Bahn, sollten in der Anlage aufgeführt sein.
Die Aufteilung in Basisrichtlinie und Anlage ermöglicht außerdem eine kürzere Reaktionszeit, denn eine Anlage ist schneller aktualisiert als eine vollständige Richtlinie. Da natürlich alle Regelungen der Reiserichtlinie im Sinne der Unternehmensleitung getroffen wurden und verbindlich sind, sollte das Dokument mit einem Einführungswort der Führungsverantwortlichen beginnen. Am besten legen Sie der Richtlinie auch ein Glossar bei, in dem besondere Reisevokabeln erklärt werden.
Klare Vorgaben für die Reisekostenabrechnung
Die Reiserichtlinie legt fest, welche Reisekosten abgerechnet werden können:
- Beförderungskosten: Flug, Bahn, Taxi, Mietwagen (inkl. Betankung), Nutzung des privaten PKWs, Zuschläge für Übergepäck, Kosten für Gepäckbeschädigung oder Verlust, Flughafen- und Anreisegebühren, Mautgebühren, Parkkosten
- Aufenthaltskosten: Übernachtungskosten, Bewirtungskosten, Trinkgelder, Reinigungskosten der Bekleidung, Verpflegungsmehraufwendungen (“Spesen”, eine Pauschale der Mehrkosten speziell für die Verpflegung auf einer Dienstreise. Also wie viel mehr kostet die Bratwurst in London als an meinem Wohn- oder Arbeitsort?)
- Reisenebenkosten: Kosten für ärztliche Untersuchungen und Impfungen, Visa, Beschaffung des Reisepasses, Gebühren für Devisenbeschaffung
Extratipp: Achten Sie in Ihrer Reiserichtlinie auf eine Frist zur Abrechnung, z. B. innerhalb von fünf Werktagen nach Beendigung der Dienstreise. Für die Lohnsteuerabrechnung und zur Vorlage bei einer Betriebsprüfung ist es wichtig, die Belege den korrekten Zeiträumen zuzuordnen. Auch für eine zeitnahe Belastung der Reisekosten an einen Kunden oder ein Projekt, ist eine zügige Abrechnung unerlässlich.
