Dienstleistungen

Die zentrale Stelle für Dienstleistungen aller Art in Unternehmen sind die Sekretariate. Egal ob es um die Organisation einer Geschäftsreise oder um den Versand eines Pakets geht, sobald Fragen auftauchen, wird zunächst die Sekretärin gefragt. Allerdings bedeutet das nicht, dass die Sekretärin oder Assistentin die angefragte Tätigkeit auch selbst durchführt. Im Gegenteil, oft besteht die Aufgabe darin, den passenden Dienstleister zu finden, zu buchen, zu briefen und seine Arbeit vom Angebot bis zur Rechnungslegung zu koordinieren.

Bestimmte Dienstleistungen an Drittunternehmen zu vergeben, ist Standard in den meisten Unternehmen. Damit können sich Sekretärinnen auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. Worum es dabei geht, können Sie in unserer Rubrik Büroorganisation nachlesen.

Dienstleistungen rund um das Unternehmensgebäude

Am häufigsten werden mit Sicherheit Dienstleistungen rund um das Unternehmensgebäude gebucht werden. Denken Sie nur an Reinigungskräfte, Wachdienste und Gärtner. Während in früheren Jahren die Putzhilfe oft im Unternehmen selbst fest angestellt waren, werden heute immer häufiger Fremdfirmen beauftragt. In den Sekretariaten geht es dann oft darum, den Auftragsumfang zu definieren, passende Anbieter zu recherchieren und auszuwählen. Später geht es dann darum, die Leistungen zu überwachen und bei Schwierigkeiten etwa in der Durchführung einzuschreiten.

Professionelle Dienstleistungen für Werbung, PR und Grafik

Wenn ein Unternehmen erfolgreich am Markt agieren will, ist ein einheitlicher, professionell gestalteter Auftritt über alle Kommunikationsmittel hinweg unabdingbar. In Firmen, in denen sehr viel Material anfällt, sind oft Hausgrafiker angestellt, die sich darum kümmern, dass alle Werbemittel, von Broschüren über Plakate und Anzeigen, dass der Webauftritt und alle Verpackungen etc. eine einheitliche Gestaltung erhalten. In anderen Fällen werden Werbe- oder Grafikagenturen mit dieser wichtigen Aufgabe beauftragt. Und das ist auch sinnvoll, denn wer an dieser Stelle Geld sparen will und jemanden beauftragt, der nicht professionell an die Sache herangeht, riskiert, dass das Unternehmensimage leidet.

Gleiches gilt auch für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. In kleinen Unternehmen, die kaum Meldungen zu verbreiten haben, macht das oft sogar die Sekretärin mit, in größeren Unternehmen ist ein koordiniertes Vorgehen durch Fachleute sinnvoll. Sie wissen, wie eine Pressemitteilung auszusehen hat, haben Kontakte in alle relevanten Redaktionen hinein, nehmen Ihnen die Planung und Durchführung von Pressekonferenzen ab und vermitteln Ihrem Chef schon mal ein Interview in einem wichtigen Fachblatt.

Unterstützung für Geschäftsreisen, Events und Veranstaltungen

Je nachdem, wie hoch das Aufkommen an Geschäftsreisen im Unternehmen ist und wohin die Reisen jeweils gehen, werden Teile der Vorbereitung an Spezialisten ausgelagert. Oft kommt hier ganz klassisch das stationäre Reisebüro zum Einsatz, um ungewöhnliche Flugverbindungen und exklusive Hotels zu buchen. Wenn es komplizierter wird und eine große Anzahl an Geschäftsreisen vorzubereiten sind, sind oft auch spezialisierte Travel Manager im Einsatz.

Gleiches gilt auch für die Organisation von Events und Veranstaltungen. Je “größer” Sie dabei denken, desto eher ist es sinnvoll, einen Dienstleistungsunternehmen mit der kompletten Organisation oder zumindest mit Teilbereichen zu betrauen. In einzelnen Gebieten ist das sogar nicht nur sinnvoll, sondern sogar notwendig, denken Sie nur an das Catering bei Kongressen.

Die Liste möglicher Dienstleistungsunternehmen und -leistungen, die Sie eventuell brauchen könnten, ließe sich – je nach Ausrichtung Ihres Unternehmens – unendlich fortsetzen. Für Ihre Arbeite letztlich entscheidend ist, dass Sie im Sekretariat häufig die Schnittstelle darstellen und die Prozesse überwachen. Wenn etwas in der Zusammenarbeit hakt, landen die Probleme bei Ihnen und es ist Ihre Aufgabe, die Vorgänge wieder ins Laufen zu bringen.