Gebäudemanagement: Das sind Ihre Aufgaben

Gebäudemanagement betrifft nahezu alle Unternehmen, ganz gleich welcher Größe, ganz gleich welcher Branche. Die angemieteten Flächen einer kleinen Werbeagentur wollen ebenso gepflegt und verwaltet werden wie wie die Verwaltungsgebäude und das große Produktionsgelände einer Fabrik. Und von Zeit zu Zeit ist es sinnvoll, die Immobilie und alles, was mit ihr zusammenhängt, in Augenschein zu nehmen und nach Optimierungsmöglichkeiten zu suchen sowie entsprechenden Dienstleister auszuwählen und ggf. zu koordinieren.

Sie als Sekretärin oder Assistentin treffen natürlich keine Entscheidungen im Gebäudemanagement – das ist Aufgabe der Geschäftsleitung. Aber es ist Ihre Aufgabe, alle Informationen aktuell zu halten, Termine zu überwachen, Verträge zu verwalten, Entscheidungen vorzubereiten und Abläufe rund um die Immobilie zu organisieren. Je mehr Sie über das Gebäudemanagement wissen, desto besser können Sie Ihren Vorgesetzten sowie die Fachkollegen und -kolleginnen aus den technischen Abteilungen unterstützen.

Was bedeutet „Gebäudemanagement“?

Beim Gebäudemanagement geht es darum, die unternehmenseigenen Gebäude und Anlagen zu kontrollieren und zu bewirtschaften. Es gilt, das Arbeitsumfeld zu planen, Arbeitsplätze sinnvoll zu gestalten und die vorhandenen Flächen wirtschaftlich zu nutzen. Dabei lassen sich vier Handlungsfelder unterscheiden:

Infrastrukturelles Gebäudemanagement

Beim infrastrukturellen Gebäudemanagement wird die Immobilie als Ganzes organisiert (Lesen Sie mehr dazu in unserem Sonderheft “Gebäudemanagement”). Dieser Teilbereich beschäftigt sich mit Fragen der Reinigung sowie der Pflege der Außen- und Grünanlagen, des Werkschutzes und der Kantine, des Gesundheitsschutzes und des Parkplatzmanagements usw. Auch der Fuhrpark gehört zum Gebäudemanagement dazu. Dies sind klassische organisatorische Aufgaben, die oft in den Sekretariaten angestoßen, koordiniert und überwacht werden. Häufig werden hier externe Dienstleister eingebunden, um die Infrastruktur zu pflegen: Sicherheitsunternehmen übernehmen die Überwachung, ein Cateringunternehmen die Bewirtschaftung der Kantine etc.

Technisches Gebäudemanagement

Das technische Gebäudemanagement stellt die Funktions- und Betriebsfähigkeit des Gebäudes sicher. Funktioniert der Fahrstuhl? Ist das Treppenhaus ausreichend beleuchtet? Heizt die Heizung und kühlt die Klimaanlage? Alles, was mit der Bestandspflege und Instandhaltung zu tun hat, gehört in diesen Bereich, ebenso Modernisierungsmaßnahmen. Das technische Gebäudemanagement obliegt intern Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen mit der entsprechenden technischen Ausbildung. Sie kennen Schaltpläne und Automatisierungssysteme, können Anlagen einschätzen und Gefahrenquellen bewerten. All dies gehört in der Regel nicht zu Ihren Aufgaben. Aber Sie haben auch hier wichtige organisatorische und koordinierende Aufgaben (Lesen Sie mehr dazu in unserem Sonderheft “Gebäudemanagement”), vor allem, wenn diese Leistungen bei externen Dienstleistern hinzugekauft werden.

Vor allem aber müssen Sie jederzeit wissen, wer bei Notfällen Ihr Ansprechpartner ist und wie Sie ihn erreichen können. Wenn wichtige technische Anlagen ausfallen, ist oft ein schnelles Eingreifen notwendig. Erstellen Sie Notfallhandbücher, in denen Sie die Verantwortlichen mit Kontaktdaten aufführen. In großen Unternehmen brauchen Sie auch Pläne, welche Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen wann jeweils Notdienst verrichten. Oberstes Ziel ist, die Sicherheit im Unternehmen zu gewährleisten und den Betriebsablauf sicherzustellen.

Kaufmännisches Gebäudemanagement

Das Unternehmensgebäude verursacht Kosten: Miete oder Pacht, Darlehenskosten und Abschreibungen, Steuern und Versicherungen, Versorgung und Entsorgung, Dienstleister- und Handwerkerrechnungen … Das kaufmännische Gebäudemanagement sorgt dafür, dass all diese Kosten buchhalterisch erfasst und ausgewertet werden (Lesen Sie mehr dazu in unserem Sonderheft “Gebäudemanagement”). An dieser Stelle arbeiten Sie als Sekretärin und Assistentin dem Controlling zu und liefern die Daten, die anschließend in die Bilanzen und Geschäftsabschlüsse einfließen.

Das rechtliche Gebäudemanagement ist ein Teilbereich des kaufmännischen Gebäudemanagements und beschäftigt sich mit allen Verträgen, die rund um das Gebäude entstehen, und zwar von deren Anbahnung eines Kaufs oder einer Anmietung über die Vorbereitung der Verhandlungen und den Vetragsabschluss bis zur Vertragsauflösung. Auch juristische Fragen zu Mängeln, Nebenkosten und Wartungsaufträgen fallen in diesen Bereich. Wie immer gilt, dass juristische Fragen in die Hände eines erfahrenen Fachanwalts gehören. Ihre Aufgabe ist es, die Verträge zu vorzubereiten, zu verwalten, Fristen im Blick zu behalten und den Experten zuzuarbeiten.

Flächenmanagement

Flächenmanagement bedeutet, die vorhandenen Flächen zu erfassen und bestmöglich zu nutzen. Diese Art des Gebäudemanagements spielt in den meisten Unternehmen eine untergeordnete Rolle – in der Immobilienbranche hingegen ist es Geschäftsgegenstand. Relevant wird das Flächenmanagement auch für Sie immer dann, wenn größere Veränderungen in Ihrem Unternehmen anstehen: wenn ein Neubau oder Umbaumaßnahmen geplant sind oder der Umzug in ein anderes Gebäude angedacht ist. Dann wird es zu Ihren Aufgaben gehören, Informationen über Flächenarten und ihre Nutzung zusammenzutragen, um die bestmögliche Lösung für die Zukunft zu finden.

Mit der Corona-Pandemie und dem Homeoffice-Boom hat zudem in vielen Unternehmen ein Umdenken eingesetzt. Viele der Flächen werden nicht mehr gebraucht. Dann müssen Entscheidungen gefällt werden, was mit diesen Flächen geschehen soll.

Das Gebäude als komplexes Gebilde

Das Aufgabenspektrum im Gebäudemanagement ist weit gefächert und reicht von Fragen der Arbeitssicherheit über den Umweltschutz bis hin zu Zugangskontrollen in besonders schützenswerte Bereiche. Je nachdem, wie groß Ihr Unternehmen ist, welche Arbeiten in den Räumen verrichtet werden und in welcher Abteilung Sie sitzen, fallen andere Aufgaben an.

Gebäudemanagement ist Prozessmanagement

Allerdings sind gerade beim Gebäudemanagement die Übergänge fließend und ein Vorgang betrifft oft mehrere zuständige Kollegen und Kolleginnen. Nehmen wir als sehr verkürztes Beispiel die Betriebskantine:

• Sie muss geplant und sicherheitstechnisch abgenommen werden.
• Sie braucht einen Kantinenbetreiber, mit dem wiederum ein Vertrag notwendig ist.
• Die Betriebsärztin hat besondere Wünsche an den Speiseplan und möchte diese gern im Vertrag festgeschrieben sehen.
• Damit die Lieferanten die Lebensmittel anliefern können, wird eine verbreiterte Zufahrt benötigt.
• Wenn die Kantine in Betrieb geht, steigen einige der Beteiligten aus – etwa die Anwälte, die die Verträge ausgearbeitet haben –, dafür kommen andere Ansprechpartner und Aufgaben hinzu. So muss die regelmäßige Reinigung sichergestellt sein oder die Ausschilderung nachgebessert werden.

Die Assistenz als Schnittstelle

Beim Gebäudemanagement wird Ihre Schnittstellenfunktion im Sekretariat besonders deutlich. Durch die übergreifende Funktion, die ein Unternehmensgebäude hat, werden zahllose Vorgänge in seinem Inneren zu Prozessen, die gesteuert werden müssen. Nutzen Sie Ihre Erfahrung in der Organisation komplexer Vorgänge. Unterstützen Sie Ihren Chef darin, für alle Gebäudeteile die optimalen Lösungen zu finden. Dafür brauchen Sie vor allem Überblick über das Unternehmensgebäude und die jeweilige Nutzung. Vollziehen Sie die dahinterstehenden Prozesse nach und betrachten Sie die damit zusammenhängenden Workflows:

• Wer braucht welche Informationen?
• Zu welchem Zeitpunkt braucht er sie?
• Was geschieht mit den Daten? Wofür werden sie benutzt?
• In welcher Form werden die Informationen benötigt? Wie sieht die optimale Aufbereitung der Daten aus?
• Woher erhalten Sie sie?
• Wie häufig müssen Sie sie aktualisieren?
• Was passiert mit den Ergebnissen der Informationsbearbeitung?
• Gibt es die Möglichkeit, die Daten zentral zu verwalten und den Aufwand so zu verringern? Beachten Sie dabei insbesondere, dass die Daten abteilungs- und projektübergreifend gebraucht werden. Vernetzen Sie die Kollegen und Kolleginnen miteinander, sorgen Sie für Austausch und Kommunikation.
• Auf neue Entwicklungen reagieren

Beim Gebäudemanagement müssen Sie ständig mit neuen Entwicklungen rechnen und entsprechend reagieren. So gibt es beim Bau und beim Betrieb von Gebäuden beispielsweise verschiedene Normen, die zu beachten sind – und die regelmäßig überarbeitet und an den neuesten technischen Stand angepasst werden. Hinzu kommen zahllose Gesetze und Verordnungen auf EU‑, Bundes- und Landesebene, die je nach Einsatz der Immobilie befolgt werden müssen, von Energieeffizienzrichtlinien bis zu Landesabfallgesetzen. Immer wichtiger wird es, Gebäude energetisch sinnvoll auszustatten. Für notwendige Arbeiten können unter Umständen Fördermittel beantragt werden. Zu Ihren Aufgaben gehört es auch, solche Punkte im Blick zu haben, Informationen zu recherchieren und Entscheidungen vorzubreiten.

Hier den Überblick zu behalten ist schwierig und erfordert eine gute Kommunikation mit den Fachabteilungen. Im Zweifelsfall sollten Sie einen Fachanwalt oder Experten für das Bauwesen hinzuziehen. Verfolgen Sie darüber hinaus die Fachpresse in Ihrer Branche. Lesen Sie zum Beispiel die Newsletter Ihres Verbands, Ihrer IHK und brancheninterner Netzwerke. Normalerweise werden Gesetzesreformen, neue Vorgaben in einer Norm oder veränderte Vorschriften, die auch Unternehmen betreffen, in solchen Foren intensiv diskutiert und ihre Umsetzung durch Texte, Vorträge und Seminare begleitet. Auch wenn Sie selbst nicht mit der Umsetzung der Neuerungen betraut sind, sollten Sie ein Auge darauf haben und Ihren Chef auf mögliche rechtliche Fallen hinweisen. Er muss notwendige Anpassungen in den Abläufen anstoßen – Ihre Aufgabe besteht dann oft darin, die Umsetzung zu kontrollieren. Halten Sie alle internen Unterlagen aktuell und dokumentieren Sie die Umsetzung neuer Vorschriften.