Kleine und größere “Baustellen” gibt es wohl in jedem Unternehmen: Hier streikt der Drucker, dort fehlt Material; bestimmt fallen Ihnen noch mehr Punkte ein, die für überflüssigen Stress am Arbeitsplatz sorgen. In der Regel ist durchaus bekannt, wie solchen Zeitfressern der Garaus zu machen wäre, dennoch scheitert die Umsetzung häufig oder wird gar nicht erst angegangen.
Mit der Managementmethode Kaizen können Sie diesem Stillstand begegnen. Sie ist für alle Bereiche eines Betriebs geeignet, denn jeder einzelne Mitarbeiter ist aufgefordert, seinen eigenen Arbeitsplatz zu optimieren. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und organisieren Sie Ihr Office neu.
Kaizen – Ihr Weg zum perfekten Büro
Kaizen kommt aus dem Japanischen und setzt sich zusammen aus Kai, “Veränderung” oder “Weg”, und Zen, “Gut” oder “zum Besseren”. Kaizen ist also der Weg zum Guten oder auch die ständige Verbesserung in kleinen Schritten. Anwendbar ist Kaizen in allen Bereichen – ganz gleich, ob Sie nur Ihren eigenen Arbeitsplatz besser organisieren möchten oder die Zusammenarbeit mit Kunden, Vorgesetzten oder Kollegen optimieren wollen.
Der Mitarbeiter ist der Experte. Kaizen lässt sich mit sehr einfachen Mitteln realisieren. Bei dieser Methode steht der Mensch mit seinen Möglichkeiten im Mittelpunkt. Das Kaizen-Prinzip ist simpel, aber wenn alle mitziehen äußerst effektiv: Jedem Mitarbeiter – vom Vorstand bis zum Auszubildenden – geht es um nichts anderes, als vorhandene Produkte und Abläufe kontinuierlich zu optimieren.
Grundgedanken des Kaizen
Die Mitarbeiter müssen zwei Grundgedanken verinnerlichen:
- Sensibel werden für jede Art von Verschwendung.
- Die Verbesserungen als Standard festlegen. Bei der Realisierung werden bekannte Methoden und Verhaltensweisen angewandt. Es wird also nicht alles auf einmal umgekrempelt, sondern die Veränderungen kommen Schritt für Schritt, Stufe für Stufe. Auf jedem Level konzentrieren Sie sich darauf, Verschwendung auszumerzen. Wählen Sie dabei immer einen anderen Fokus. Schauen Sie genau hin: Wo verbrauchen Sie zu viel Platz, Geld, Material oder Zeit?
Kaizen-Level 1 – Ihr Arbeitsplatz
Auf der ersten Stufe geht es um Ihren eigenen Arbeitsplatz. Ist er sauber und ordentlich? Finden Sie jederzeit alle Utensilien, die Sie benötigen? Ist nur das vorhanden, was Sie auch aktuell benötigen? Wenn nicht, räumen Sie auf. Werfen Sie alles weg, was Sie nicht mehr brauchen, und legen Sie nur jene Dinge auf die Schreibtischfläche, die Sie tatsächlich regelmäßig nutzen. Machen Sie anschließend mit den Schubladen und Schränken weiter. Einen guten Leitfaden, um Ordnung zu schaffen, bietet die 5-A-Kampagne.
Musterbriefe für Entschuldigungen
Ein erster Schritt, um Ihr Büro effizienter zu organisieren, sind Musterbriefe. Sie sparen Ihnen viel Zeit bei der täglichen Korrespondenz. Mit diesem Dossier unterstützen wir Sie dabei. Es enthält 3 Musterbriefe für Entschuldigungsschreiben – als Anregung, Vorlage oder zum direkten Versand.
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Kaizen-Level 2 – die Zusammenarbeit
Auf der zweiten Stufe legen Sie den Fokus auf Vorgänge, die Sie ebenso wie Ihre Kollegen und Vorgesetzten betreffen. Hier geht es um die Standardisierung der Büroorganisation. Fragen Sie sich und Ihre Kollegen, welche Absprachen zu einer verbesserten Kooperation führen können. Das können z. B. einheitliche Regeln für die Organisation und Durchführung von Meetings sein oder für den E-Mail-Verkehr. Vorteile ergeben sich z. B., wenn Sie eine Kollegin vertreten sollen. Dann müssen Sie sich nicht erst lange in die Ablagestruktur einarbeiten – die sollte nämlich genauso funktionieren wie Ihre eigene.
Kaizen-Level 3 – die Prozessoptimierung
Nach den grundsätzlichen Absprachen wenden Sie sich gemeinsam mit Ihren Kollegen den Arbeitsabläufen zu. An welchen Stellen arbeiten Sie mit wem zusammen? Wie laufen die Übergaben? Welche Probleme treten häufig auf – und vor allem: Wie können Sie sie am besten abstellen? Hier müssen Sie womöglich ein wenig Überzeugungsarbeit bei den Kollegen leisten. Machen Sie allen klar, dass Reibungsverluste zu den schlimmsten Zeitfressern überhaupt gehören, und genau die wollen Sie ausräumen.
Kaizen-Level 4 – die Eigenverantwortung
Bisher ging es darum, bestehende Schwierigkeiten zu beheben. Ab dieser Stufe steht die Nachhaltigkeit der Maßnahmen im Mittelpunkt. Die Eigenverantwortlichkeit der Mitarbeiter wird gesteigert: Jeder Einzelne ist aufgefordert, sich aktiv einzubringen, um die gemeinsamen Ziele zu verwirklichen. Die Erfahrungen mit dieser Phase zeigen, dass alle Seiten von diesem Vorgehen profitieren: die Mitarbeiter, weil sie sich ernst genommen fühlen und etwas bewirken können, und das Unternehmen, weil alle Bereiche beständig besser werden.
Praxis-Tipp: Empfehlen Sie Ihrem Chef, ein Vorschlagswesen einzurichten. Damit stellen Sie sicher, dass die Ideen der Kollegen zentral gesammelt und auf Sinn und Umsetzbarkeit geprüft werden. Kleine Prämien sorgen für eine rege Beteiligung.
Kaizen-Level 5 – Zahlen, Daten, Fakten
Auf dieser Stufe dokumentieren und veröffentlichen Sie die Fortschritte, die Sie mithilfe der Methode erreicht haben. So kann sich jeder Mitarbeiter daran orientieren und erhält Antwort auf die Fragen: Was ist unser Ziel? Wo stehen wir derzeit? Wo wollen wir hin?
