Die Korrespondenz gehört zum grundlegenden Handwerkszeug jeder Assistentin und ist gleichzeitig die hohe Schule des Sekretariats. Schließlich müssen Sie zwei unterschiedliche Anforderungen unter einen Hut bringen: zum einen Effizienz in der Erledigung Ihrer Aufgaben und zum anderen ein hohes Niveau in der schriftlichen Kommunikation. Denn mit jedem Schreiben, das Ihren Schreibtisch verlässt, geben Sie dem Empfänger eine Art Visitenkarte in die Hand. Auf diese Weise werden sorgfältig gestaltete und formulierte Briefe und E-Mails zur Werbung für Ihr Unternehmen – und jeder Fehler kann ein schlechtes Licht auf Ihre Firma werfen.
Professionelle Korrespondenz überzeugt auf mehreren Ebenen. Zu den Basics gehört natürlich, dass Ihre Mitteilung die formalen Anforderungen erfüllen – von der Gestaltung des Briefkopfs über korrekt gesetzte Adresszusätze bis hin zu gesetzlichen Pflichtangaben. Doch das ist längst nicht alles. Das Angebot eines Geschäftspartners beispielsweise kann nach allen formalen Regeln der Kunst korrekt gestaltet sein. Wenn es verstaubte Floskeln, Bandwurmwörter und Bürokratendeutsch enthält, wird bei Ihnen nach dem Briefwechsel trotzdem ein negativer Eindruck zurückbleiben. Machen Sie es besser: Ein frischer, moderner Stil in Ihren Geschäftsbriefen signalisiert dem Empfänger, dass er es mit einem fortschrittlichen, serviceorientierten Geschäftspartner zu tun hat.
Die Korrespondenz ist eine der wichtigsten Aufgabenbereiche der Assistenz, aber nur einer von vielen. In unserer Rubrik Büroorganisation erfahren Sie, welche weiteren Themen die Sekretärin im Officealltag beschäftigen.
Jederzeit effektiv und überzeugend: Ihre Korrespondenz
Wie meistern Sie im hektischen Büroalltag den Spagat zwischen Effizienz und Qualität? Wenn Sie die Regeln der Korrespondenz aus dem Effeff beherrschen und ihre Standarddokumente danach optimieren, ist das für Sie kein Problem. Auf sekretaria.de finden Sie geballtes Fachwissen für Ihren täglichen Schriftverkehr und zahlreiche Mustertexte als Grundlage für Ihre eigenen Sendungen.
DIN 5008: Das Regelwerk im praktischen Onlinelexikon
Wo steht die Bezugszeichenzeile im Briefvordruck? Wie werden Telefonnummern übersichtlich gegliedert? Wie sieht die korrekte Anschrift im Geschäftsbrief aus? Solche Fragen begegnen Ihnen in der Korrespondenz immer wieder. Die DIN 5008 gibt darauf Antworten und ist deshalb ein unverzichtbares Regelwerk für Ihren Officealltag. Ziel der Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung sowie der Vorgaben zu Aufbau und Gestaltung von Briefvordrucken und -vorlagen ist es, die Geschäftskorrespondenz zu vereinheitlichen und einen einwandfreien Versand sicherzustellen. So hilft Ihnen die Norm, Anschreiben leserfreundlich und übersichtlich zu gestalten und Missverständnisse auszuschließen. Damit die sekretaria.de-Rubrik DIN 5008 den größtmöglichen Praxisnutzen für Sie hat, haben wir sie als Lexikon gestaltet. Von A wie Abbildungen bis Z wie Zeilenabstand finden Sie alle wichtigen Stichworte in alphabetischer Reihenfolge.
Schwierige Korrespondenz: Kondolenzschreiben angemessen verfassen und versenden
Wenn ein Mitarbeiter oder Geschäftspartner Ihres Unternehmens einen Angehörigen verliert oder gar ein Kollege aus Ihrer Firma verstirbt, haben Sie als Sekretärin die schwierige Aufgabe, im Namen Ihres Chefs schriftlich zu kondolieren. Die Musterbriefe und Formulierungsvorschläge in der Rubrik Kondolenz helfen Ihnen, in dieser Situation die richtigen Worte zu finden. Außerdem geben wir Ratschläge zur äußeren Form Ihres Trauerbriefs. Sollte Ihr Vorgesetzter einen Kondolenzbrief von Hand verfassen oder reicht seine persönliche Unterschrift? Was gibt es bei Briefpapier und Umschlag zu beachten? Wann ist der angemessene Zeitpunkt, das Beileidsschreiben zu verschicken? Auf diese Fragen gibt Ihnen sekretaria.de eine Antwort.
Geschäftsbriefe: Praxistipps und Musterbriefe für jeden Anlass
Auch wenn es zu Ihrer Alltagsroutine gehört, mit Geschäftspartnern zu korrespondieren, ist es eine der abwechslungsreichsten Arbeiten im Sekretariat – allein schon wegen der unterschiedlichen Anlässe, die einen Schriftwechsel notwendig machen. Ein Angebot an einen potenziellen Neukunden stellt andere Anforderungen als eine Zahlungserinnerung, einen Festtagsgruß formulieren Sie anders als ein Werbemailing. Und natürlich müssen Sie stets Ihre Zielgruppe im Blick behalten. Korrespondieren Sie dann auch noch mit Kunden im Ausland, sind sogar Ihre Fremdsprachenkenntnisse gefragt. Doch ganz gleich, an wen Sie warum schreiben, der Stil entscheidet mit darüber, ob Sie mit Ihrem Geschäftsbrief Ihr Ziel erreichen. Mit einer klaren Sprache, einem modernen, abwechslungsreichen Vokabular und positiven, aktiven Formulierungen sorgen Sie für mehr Abwechslung in Ihrem Briefwechsel, erreichen Sie Ihre Leser besser und geben Ihrem Anliegen mehr Gewicht.
Die E-Mail hat sich in der täglichen Korrespondenz längst als gleichberechtigt neben dem Brief etabliert, abgelöst hat sie ihn aber noch lange nicht. Die elektronische Kommunikation ist nicht für jeden Anlass angemessen, genauso wenig wie Sie für jeden Vorgang gleich ein gedrucktes Schreiben aufsetzen müssen. Für beide Formen der Korrespondenz gelten jeweils eigene Anforderungen an die Form wie auch an Stil und Etikette. In der Rubrik Geschäftsbriefe finden Sie deshalb Praxistipps sowie Musterschreiben und -formulierungen, die Sie je nach Form Ihres Schriftwechsels einsetzen können.
