Eine informative Abwesenheitsnotiz erstellen

Sie sind im Urlaub oder krank, Ihr Platz am Schreibtisch ist unbesetzt, Ihr Posteingang wird von jemand anderem verwaltet – in solchen Fällen ist eine informative Abwesenheitsnotiz Pflicht, die Sie z. B. in Outlook leicht anlegen können. Denn auch das, was der Schreiber einer Nachricht erhält, wenn Sie nicht da sind, verrät einiges über Sie. Und bleibt Ihre Antwort ganz aus, stehen Sie und Ihr Unternehmen in einem schlechten Licht da. Wählen Sie Ihre Abwesenheitsmeldung also immer mit Bedacht. Ideen dafür geben Ihnen unsere Musterformulierungen für den Autoresponder.

Ihre Abwesenheit – das muss der Empfänger wissen

Egal ob Urlaub, Krankheit oder der Betriebsurlaub über die Weihnachtsfeiertag – für Ihre Kunden ist es immer ärgerlich, wenn Sie als Antwort auf eine Anfrage “nur” eine Abwesenheitsnotiz erhalten. Bemühen Sie sich daher, Ihnen darin so viele hilfreiche Details wie möglich zu geben:

1. Wann sind Sie wieder im Büro zu erreichen?
2. Wer übernimmt die Abwesenheitsvertretung?
3. Wie erreichen Ihre Kunden bzw. Geschäftspartner Ihre Vertretung?

Formulieren Sie diese Details in freundlichen, aber sachlichen Worten. Schreiben Sie in den Betreff “Abwesenheitsmeldung” oder “Ich bin außer Haus”. Stellen Sie Ihrer Abwesenheitsnotiz zudem stets eine Anrede wie “Sehr geehrte Damen und Herren” voran und unterschreiben Sie sie am Ende mit einer Grußformel und Ihrer Signatur.

Extratipp: Outlook bietet Ihnen übrigens einen Abwesenheitsassistenten. Damit können Sie Ihre Abwesenheitsmeldung komfortabel einrichten. Die Option ist allerdings in Outlook nur verfügbar, wenn Ihr Unternehmen Microsoft Exchange verwendet.

Halten Sie Abwesenheitsnotizen kurz

Selbstverständlich können Sie in Ihrer Abwesenheit auch mitteilen, warum Sie “out of office” sind. Schreiben Sie z. B., dass Sie derzeit im Urlaub sind oder an einer beruflichen Veranstaltung teilnehmen. Verzichten Sie jedoch – gerade beim Thema Urlaub – auf ausschmückende Details. Es ist für Ihre Kunden schon ärgerlich genug, wenn sie Sie nicht erreichen. Mit weiteren Kommentaren wie: “Ich liege derzeit in der Sonne Thailands und melde mich sofort, wenn ich wieder im Büro bin” fördern Sie lediglich den Unmut derjenigen, die sich mit einer Frage oder einem Anliegen an Sie wenden wollten.

Extratipp: Auch wenn animierte E-Mails noch so schön sind – in der Geschäftskorrespondenz haben sie nichts zu suchen. Verzichten Sie also auch in Ihren Abwesenheitsnotizen auf lachende, Cocktail trinkende oder sich sonnende Smileys. Denn Sie wissen nie, wer Ihnen in Ihrer Abwesenheit eine E-Mail schreibt. Eventuell ist es der Geschäftsführer oder Gesellschafter eines potenziellen Partnerunternehmens.

Auch im Krankheitsfall gilt: Teilen Sie nur das Nötige mit. Natürlich sollten Sie Ihren IT-Administrator in einem solchen Fall bitten, für Sie eine Abwesenheitsnachricht zu aktivieren. Ersparen Sie Ihren Geschäftspartnern aber die Einzelheiten Ihres Leidens. Auf Formulierungen wie “Wegen einer dringenden privaten Verpflichtung bin ich heute leider nicht im Büro” sollten Sie vollständig verzichten. Sie könnten damit den Eindruck erwecken, dass Sie es nicht schaffen, Ihre privaten Angelegenheiten in Ihrer Freizeit zu klären. Denn über die Gründe, warum Ihnen das nicht möglich war, werden nur die wenigsten nachdenken. Geben Sie also in einem solchen Fall lieber gar keinen Grund in Ihrer Abwesenheitsbenachrichtigung an. Die meisten werden dann ganz automatisch auf einen beruflichen Grund tippen.

Extratipp: Kommunizieren Sie mit Ihren Kunden und Geschäftspartnern nicht nur auf Deutsch, sondern häufig auch in einer anderen Sprache? Dann formulieren Sie Ihre Abwesenheitsnotiz unbedingt zweisprachig. So gehen Sie auf Nummer sicher, dass sie auch wirklich jeder versteht. Auf sekretaria.de finden Sie z. B. Tipps für Ihre englische “Out-of-Office”-Meldung.

Im Folgenden geben wir Ihnen verschiedene Beispiele für Abwesenheitsmeldungen, mit denen Sie Ihren Abwesenheitsassistenten bzw. Autoresponder bestücken können.

Abwesenheitsnotiz für den Urlaub

Sie sind im Urlaub oder verreist und nicht erreichbar? Sorgen Sie mit einer positiven E-Mail-Abwesenheitsmeldung dafür, dass Kollegen und Geschäftspartner Ihre Vertretung kennen und wissen, ab wann Sie persönlich wieder erreichbar sind. Z. B. so:

Besondere Abwesenheitsnotizen für die Betriebsferien

Einmal im Jahr ist in Ihrem Unternehmen aufgrund der Betriebsferien überhaupt niemand zu erreichen? Dann erklären Sie das Ihren Kunden unbedingt in Ihrer Abwesenheitsmeldung. Denn für sie ist diese Situation besonders unglücklich, da es keinen Ansprechpartner und keine Urlaubsvertretungen gibt, an die sie sich wenden könnten. Verweisen Sie möglichst auf eine Notbesetzung oder einen Bereitschaftsdienst. Da die zuständigen Mitarbeiter bei einer solchen unternehmensweiten Urlaubsvertretung variieren können, brauchen Sie hier ausnahmsweise keinen konkreten Ansprechpartner anzugeben. Den folgenden Mustertext können Sie in Ihren Abwesenheitsassistenten eingeben:

Wenn Sie das Unternehmen verlassen

Egal ob Sie gekündigt haben oder gekündigt wurden – souverän ist eine kurze, professionelle Verabschiedung immer. Ob Sie darin Ihre Nachfolge ankündigen oder nicht, bleibt Ihnen überlassen. Schließlich kann die IT auch einfach die an Sie gesandten E-Mails an die Nachfolge weiterleiten.

Vor allem, wenn Sie nicht besonders lang in dem Unternehmen waren und/oder keine sentimentalen Gefühle damit verknüpfen, reicht eine einfache Verabschiedung. Hier ein Beispieltext für Ihren Autoresponder: