Wie sollten professionelle Anschreiben nach DIN 5008 gestaltet sein? Diese Regelungen zum Geschäftsbrief gehören zu den wichtigsten Inhalten der DIN 5008. In der Norm ist genau festgelegt, wie ein Normbrief auszusehen hat. Die Frage, wie ein Briefbogen aufgebaut ist, beantwortet die DIN 5008 ebenso exakt beantwortet wie die Frage, welche Leerzeichen zwischen Abkürzungen zu setzen sind, wie Sie den Adressblock beschriften und vieles mehr.
Warum ist es sinnvoll, sich bei der Gestaltung eines Anschreibens an die DIN 5008 zu halten?
Oft werden die Regelungen der DIN 5008 rund um den Geschäftsbrief ein wenig belächelt. Warum sollte es wichtig sein, wie ein Anschreiben aufgebaut ist? Wäre es nicht besser, den Unternehmen hier mehr gestalterische Freiheit zu geben, sodass sie ihre Briefe ganz nach eigenem Gusto schreiben könnten? Tatsächlich aber sind die meisten Regelungen in der DIN 5008 sehr sinnvoll.
Kleine Randbemerkung: die DIN 5008 ist kein Gesetz oder Ähnliches. Wem also eine bestimmte Vorgabe ein Dorn im Auge ist, kann jederzeit davon abweichen.
Vorteil 1: Normbriefe machen Automatisierungen möglich
Wenn alle Briefe und Umschläge normgerecht eingesetzt werden, ermöglicht dies eine maschinelle Postbearbeitung. In der Regel werden die Briefbögen an den Falzmarken normgerecht gefaltet und in DIN C4-Langumschlägen verschickt. Die Formate sind aufeinander abgestimmt, sodass eine große Masse an gleichförmigen Versandstücke entsteht. Darauf können dann beispielsweise Kuvertiermaschinen und Sortiermaschinen eingerichtet werden. Die Kosten für den Postversand sinken dadurch. Auch die Höhe des Portos richtet sich teilweise danach, ob und welche genormten Briefumschläge verwendet werden.
Aber das ist noch nicht alles: Die Vorgaben der DIN 5008 machen weitere Automatisierungen und die Digitalisierung von Schriftstücken möglich. Bei Normbriefen steht beispielsweise der Informationsblock immer an der gleichen Stelle. Diese feste Positionierung ist ein Signal für eine entsprechende Software, welche Informationen an diese Stelle zu finden ist. Ist hier beispielsweise ein Aktenzeichen eingegeben, kann dies beim Einscannen des Briefs automatisch ausgelesen und das Schriftstück damit dem entsprechenden Vorgang zugeordnet werden. Die IBAN lässt sich durch die spezielle Gliederung der Zahlenreihe erkennen etc. Solche Signale ermöglichen es, Vorgänge zu digitalisieren und zu bündeln.
Vorteil 2: Das Zusammenspiel mit anderen Normen
Die Regeln in der DIN 5008 sind so formuliert, dass sie mit anderen verwandten Normen korrespondieren. So bestimmt beispielsweise die DIN 678 die Größen der Briefumschläge, die sich wiederum an die Normgrößen von Papier anlehnt:
- Indem die DIN 5008 festlegt, dass ein Normbrief im DIN-A4-Format angelegt werden muss, passt er in DIN-gerechte Briefumschläge.
- Wenn das Anschriftfeld an der definierten Position steht, ist sichergestellt, dass die Anschrift bei einem Fensterbriefumschlag zu lesen ist.
Vorteil 3: Ein einheitliches Gesamtbild Ihrer Unternehmenskorrespondenz
Kommt in Ihrem Unternehmen eine nach DIN 5008 gestaltete Briefvorlage zum Einsatz, ist dies der erste und wichtigste Schritt, um ein einheitliches Bild in der Unternehmenskommunikation zu erreichen. Zumindest die feststehenden Elemente auf einem Briefbogen sind dann immer an der gleichen Stelle zu finden. Wenn Sie dann noch die Regeln für die Beschriftung der Briefbögen einhalten, haben Sie schon viel für die Leserfreundlichkeit getan. Generell sind die Regeln so angelegt, dass Ihr Schreiben den Lese- und Nutzungsgewohnheiten der Empfänger entgegenkommen.
Was sagt die DIN 5008 zum Normbrief?
Wenn Sie Ihre Geschäftsbriefe vollständig nach DIN 5008 gestalten wollen, müssen Sie auf zahlreiche Details achten. Die Vorgaben zum Normbrief sind teilweise sehr umfangreich und kleinteilig. In diesem Artikel finden Sie daher nur einen Überblick über die wichtigsten Bereiche der DIN 5008, die für Geschäftsbriefe generell von Interesse sind. Darin finden Sie Links zu vertiefenden Artikeln, in denen die Regeln detailliert vorgestellt werden.
Der grundsätzliche Aufbau eines Normbriefs
An welcher Position steht die Anschrift auf einem Geschäftsbrief? Wo tragen Sie Kommunikationsangaben Ihres Unternehmens sowie die Bezugszeichen ein? Solche grundlegenden gestalterischen Fragen zum Normbrief beantwortet die DIN 5008 in den Abschnitten 19 und 20. Hier finden Sie beispielsweise Vorgaben für die Höhe des Briefkopfs, für die Position des Anschriftfelds sowie des Informationsblocks, die Anzahl der Leerzeilen zwischen Betreff und Anrede und vieles mehr.
Die Werte des grundlegenden Aufbaus des Geschäftsbriefs können Sie in diesem Text nachlesen:
Die Briefvorlage nach DIN 5008 – mit Musterbrief zum Herunterladen
Anschriftfeld und Anschriftgestaltung
Die Gestaltung der Empfängeranschrift ist bei Geschäftsbriefen naturgemäß ein wichtiges Thema. Das Anschriftfeld, wie die DIN 5008 die Fläche benennt, und die Regelungen, wie es jeweils zu beschriften ist, nimmt daher viel Raum in der Norm ein. Der grundsätzliche Aufbau ist in Abschnitt 20.7 beschrieben, dies können Sie auch im Tex zur Briefvorlage nach DIN 5008 nachlesen.
Wie Inlands- und Auslandsanschriften sowie Empfängerangaben zu schreiben sind, steht den Abschnitten 20.7.2 bis 20.7.4. Daneben sind noch die Angaben zur Schreibung von Postleitzahlen, Hausnummern und Postfachnummern für die Anschriftgestaltung wichtig, die Sie im Abschnitt 11.3.3 bis 11.3.5 der DIN 5008 finden.
Damit Sie sich die unterschiedlichen Vorgaben zur Adressgestaltung in der DIN 5008 nicht selbst heraussuchen müssen, haben wir für Sie einen Text mit vielen Beispielen und weiteren Hinweisen zum korrekten Anschriftfeld erstellt:
So wählen Sie die korrekte Anschrift
Die korrekte Gestaltung des Anschriftfeld ist vor allem für die automatisierte Verarbeitung Ihrer Briefe bei der Deutschen Post wichtig. Insbesondere wenn Sie Sonderkonditionen für den Versand von Massebriefen vereinbart haben, ist die DIN-5008-konforme Gestaltung verpflichtend.
Einige Bereiche von Anschreiben, für die DIN 5008 Vorgaben macht
Die DIN 5008 ist dafür bekannt, sehr kleinteilige Vorgaben für Geschäftsbriefe zu machen. Viele der Regelungen beachten Sie vermutlich schon automatisch, andere können Sie sich Schritt für Schritt aneignen. Und vermutlich gibt es für Ihren Bereich auch Regelungen, die Sie nie benötigen werden, etwa Vorgaben für das Zeichen für gestorben, wenn Sie nie mit Lebensdaten von Personen zu tun haben.
Rechtschreibung, Zeichensetzung und Co.
Die Regelungen zur Rechtschreibung und Zeichensetzung in der DIN 5008 sind denkbar kurz, dabei verweist die Norm auf die amtliche Regelung der deutschen Rechtschreibung. Sie sollten also beim Verfassen eines Geschäftsbriefs immer einen Rechtschreib-Duden zur Hand haben. Schreiben Sie einen Brief in einer anderen Sprache, gelten die offiziellen Regeln für diese Sprache.
Weitere Vorgaben in der DIN 5008 betreffen die Frage, nach welchen Abkürzungen ein Punkt folgt und nach welchen nicht, wo Währungsbezeichnungen stehen sollten und wann Sie über ein Apostroph setzen.
Bindestriche und Trennstriche in normgerechten Anschreiben
Seit 2020 äußert sich die DIN 5008 auch intensiv zur Verwendung von Trenn- und Bindestrichen. Generell wird dabei die Verwendung der automatischen Worttrennung in Textverarbeitungsprogrammen empfohlen.
- Sollte es aber in Ihrem Text notwendig sein, Trennstriche von Hand einzufügen, achten Sie darauf, hierfür bedingte Trennstriche zu verwenden. So verhindern Sie, dass fehlerhafte Trennungen entstehen, sollten Sie später noch Text hinzufügen oder löschen.
- bei Bindestrichen in Wortzusammensetzungen oder Ähnlichem gibt die DIN 5008 die Verwendung von geschützten Bindestrichen vor. Damit stellen Sie sicher, dass an der Stelle dieses Bindestrichs kein Umbruch am Zeilenende entsteht. Dies gilt übrigens auch für die Bindestriche, die Sie bei der offiziellen Datumsgliederung und bei der Durchwahl von Telefonnummern setzen.
Hervorhebungen
Sie wollen das Datum auf einer Einladung besonders betonen? Oder auf die Rechnungssumme besonders hinweisen? Hervorhebungen werden in der Geschäftskorrespondenz immer wieder gebraucht. In der DIN 5008 sind die Hervorhebungen im Kapitel 13 definiert. Hier lässt Ihnen die DIN 5008 viel Freiheiten – Fettungen, Einrückungen, Großbuchstaben: Vieles ist erlaubt und darf auch kombiniert werden. Nur Unterstreichungen sollten Sie nicht einsetzen, da dabei die Unterlängen von bestimmten kleinen Buchstaben geschnitten werden.
Muster für Anschreiben: Die Anwendungsbeispiele in der DIN 5008
Im Anhang zur DIN 5008 sind viele Anwendungsbeispiele zu den Geschäftsbriefen (sowie zu den weiteren Schriftstücken, die die DIN 5008 behandelt) zu finden. Grundsätzlich sind diese Beispiele sehr nützlich, um die konkrete Anwendung einzelner Regelungen zu erkennen und sich so Gewissheit zu verschaffen. Allerdings gilt hier die wichtige Vorgabe, dass aus den Beispielen keine weitergehenden Regelungen hergeleitet werden dürfen.
Ebenso wenig sollten Sie sich an den Texten, die dort abgedruckt sind, orientieren. Die DIN 5008 verrät Ihnen nie, was Sie schreiben sollen, sondern immer nur, wie das Geschriebene aus Sicht der Dinokraten am besten gestaltet werden sollte.
