Um alle Ihre Geschäftsbriefe einheitlich und nach DIN 5008 zu gestalten, ist es sinnvoll, eine Briefvorlage zu verwenden. Legen Sie eine Dokumentvorlage in Word an, deren Briefaufbau allen Regeln der Norm entspricht. Alternativ können Sie sich auch eine vorgefertigte Briefvorlage herunterladen und Ihren Wünschen anpassen. Stellen Sie anschließend die Vorlage allen Mitarbeitern Ihres Unternehmens zur Verfügung, um für ein einheitliches Bild der gesamten Unternehmenskommunikation zu sorgen.
Worauf Sie bei einer Briefvorlage nach DIN 5008 achten müssen
Damit Ihre Briefvorlage wirklich der DIN 5008 entspricht und Sie sie normgerecht einsetzen, achten Sie vor allem auf folgende Punkte:
- das grundsätzliche Format eines Geschäftsbriefs
- Breite der linken und rechten Seitenränder,
- Höhe der Kopfzeile,
- Position und Aufbau des Anschriftfelds,
- Position des Informationsblocks,
- Abstand der Betreffzeile zum Informationsblock,
- Leerzeilen zwischen der Anrede und der Betreffzeile,
- Abstand des Felds für den Brieftext zur Anrede,
- Leerzeilen zwischen der Grußformel und dem Brieftext,
- Position weiterer Angaben,
- Position von Anlagen- und Verteilvermerken,
- Position der Seitennummerierung
- sowie die Abstände der Falzmarken und der Lochmarke von der oberen Blattkante.
Einige dieser Punkte sollten fest in der Vorlage verankert sein, etwa die Höhe des Briefkopfs, die Position des Anschriftfelds und des Informationsblocks. In anderen Fällen aber sorgen Sie während des Verfassens Ihres Geschäftsbriefs dafür, dass er der Norm entspricht. Das gilt vor allem für die Abstände zwischen einzelnen Elementen (zum Beispiel ist es sinnvoll, die zwei Leerzeilen Abstand zwischen Betreffzeile und Anrede von Hand zu setzen) oder für normgerechte Hervorhebungen wie Fettungen oder Einrückungen.
Diese Vorgaben gelten für die Briefvorlage nach DIN 5008
Ganz gleich, ob Sie Ihre Briefvorlage selbst erstellen wollen oder ob Sie eine vorgefertigte Vorlage aus einem Download an Ihr Firmenlayout anpassen – diesen Vorgaben der DIN 5008 sollte sie entsprechen:
Das grundsätzliche Format eines Geschäftsbriefs nach DIN 5008
Ein Geschäftsbrief nach DIN 5008 ist auf einem DIN-A4-Bogen verfasst. Das entspricht einer Blattgröße von 210 × 297 mm.
Die Seitenränder eines Normbriefs
Die beschreibbare Fläche eines Geschäftsbriefs beginnt gemäß DIN 5008 bei 25 mm von der linken Blattkante und reicht bis 20 mm von der rechten Blattkante. Der Abstand von 25 mm von der linken Blattkante ist damit die Fluchtlinie, an der nahezu alle Elemente auf dem Briefbogen ausgerichtet sind.
Der Abstand von der oberen Blattkante hängt davon ab, ob Sie einen Briefbogen nach Form A oder Form B einsetzen, sowie von der Höhe des Informationsblocks.
Der Abstand von der unteren Blattkante wird beeinflusst von den Angaben in der Fußzeile auf dem Briefbogen. Je größer die Fußzeile ist, desto kleiner ist die Fläche, die Ihnen für den Brieftext zur Verfügung steht.
Übrigens legt die DIN 5008 die Seitenränder erst seit 2011 fest. Mit der Reform aus 2011 wurde die DIN 676 integriert, die zuvor den den Aufbau und die Gestaltung von Briefvordrucken und -vorlagen regelte. Gleichzeitig wurde die Einteilung nach Gradzahlen aufgegeben.
Der Briefbogen nach Form A und Form B
Unternehmen können laut DIN 5008 zwischen zwei verschiedenen Formen des Normbriefs entscheiden:
- Form A mit einem hochgestellten Anschriftfeld
- Form B mit einem tiefgestellten Anschriftfeld
Der entscheidende Unterschied zwischen Form A und Form B ist die Größe des Felds für den Briefkopf. Bei Form A ist der Briefkopf 27 mm hoch, bei Form B dagegen 45 mm. Der Briefkopf (der über die gesamte Blattbreite nutzbar ist) ist laut DIN 5008 dafür vorgesehen, den Namen und/oder die Bezeichnung des Absenders zu zeigen. In der Regel sind hier das Logo und der Slogan Ihres Unternehmens abgedruckt. Diese Elemente benötigen einerseits einiges an Platz, sorgen aber andererseits dafür, dass die Empfänger und Empfängerinnen schnell erkennen, von wem das Schreiben stammt.
Heutzutage kommt in den meisten Unternehmen der Briefbogen gemäß Form B mit der etwas größeren Kopfzeile zum Einsatz. Briefe mit einem kleineren Briefkopf (Form A) sind dagegen häufiger im privaten Bereich zu finden.
Durch diese unterschiedliche Höhe verschieben sich alle weiteren Elemente vom Anschriftfeld bis zur zweiten Falzmarke auf dem Briefbogen.
Wichtig: Sowohl Form A als auch Form B entsprechen der DIN 5008. Lassen Sie sich nicht von anderslautenden Informationen im Internet verwirren.
Das Anschriftfeld
Das Anschriftfeld liegt immer unmittelbar unterhalb des Briefkopfs bei 27 bzw. 45 mm (Form A bzw. Form B). Es beginnt bei 20 mm von der linken Blattkante, allerdings fängt seine Beschriftung erst 5 mm vom linken Rand des Felds an, sodass der Text im Anschriftfeld bündig mit dem Brieftext ebenfalls bei 25 mm von der linken Blattkante beginnt.
Das Anschriftfeld selbst ist zweigeteilt.
- Der obere Teil enthält die Zusatz- und Vermerkzone mit integrierter Rücksendeangabe. Er ist 17,7 × 85 mm groß und enthält die Rücksendeinformation, sprich die Absenderadresse, sowie Zusätze und Vermerke, die den Versand betreffen (für Hinweise wie „Einschreiben“ oder ein aufgedrucktes Porto). Geforderte Schriftgröße ist mindestens 8 pt. Die Zusatz- und Vermerkzone hat höchstens 5 Zeilen. Die Rücksendeangabe steht immer ganz oben, weitere Angaben folgen darunter. Die Zusatz- und Vermerkzone schließt immer ohne Leerzeile an die darunter liegende Anschriftzone an, sie wird also von unten nach oben gefüllt. (Tipp: Wenn Sie selbst eine Dokumentvorlage erstellen, können Sie dies mithilfe einer Tabelle mit zwei Zeilen lösen. Legen Sie für die obere Zelle die Ausrichtung des Texts am unteren Zellenrand fest.)
- Der untere Teil, die Anschriftzone, ist 27,3 × 85 mm groß und trägt die Empfängerangaben. Die Anschriftzone wird von oben nach unten beschriftet.
Zum Adressfeld im Normbrief haben wir für Sie einen eigenen Text erstellt: So wählen Sie die korrekte Anschrift
Der Informationsblock
Im Informationsblock können Sie die Bezugszeichen und Kommunikationsangaben unterbringen. Er beginnt bei 5 mm unter der Kopfzeile auf 32 mm (Form A) bzw. 50 mm (Form B) von der oberen Blattkante und 125 mm von der linken Blattkante. Höhe und Breite sind variabel und abhängig von der Art und Anzahl der darin aufgenommenen Informationen. Die maximale Breite beträgt jedoch 75 mm, der Abstand zu rechten Blattkante ist damit mindestens 10 mm groß. Die Höhe des Informationsblocks liegt bei mindestens 40 mm.
Die gewohnte Bezugszeichenzeile, die früher unterhalb der Adresse stand, ist mit der Reform der DIN 5008 gestrichen worden. Alle Angaben sind in den Informationsblock gewandert. Wenn bei Ihnen bislang nur Briefbögen mit einer Bezugszeichenzeile zum Einsatz kamen, wird es nun Zeit für eine neue Dokumentvorlage in Word. Sorgen Sie auch dafür, dass eventuell vorhandene Druckvorlagen für das Firmenbriefpapier gegebenenfalls vor dem nächsten Druckauftrag angepasst werden.
Die Betreffzeile
Die exakte Position der Betreffzeile ist abhängig von der Größe des Informationsblocks, denn sie sitzt 8,46 mm oder zwei Leerzeilen unter dem Block mit den Kommunikationsangaben. Die Beschriftung beginnt an der Fluchtlinie bei 25 mm von der linken Blattkante. Die Betreffzeile kann auch mehrzeilig sein.
Wenn im Betreff vertrauliche oder sensible Daten enthalten sind, kann der Abstand nach oben laut DIN 5008 auch um eine oder zwei Leerzeilen vergrößert werden. So verhindern Sie, dass solche Informationen im Fenster eines Fensterbriefumschlags sichtbar sind.
Die Position der Anrede
Zwischen Betreffzeile und Anrede beträgt der Abstand erneut zwei Leerzeilen. Die Anrede beginnt an der Fluchtlinie bei 25 mm von der linken Blattkante.
Das Feld für den Brieftext
Nach der Anrede folgt eine Leerzeile, dann kommt der Brieftext, der an der Fluchtlinie ausgerichtet ist. Innerhalb des Fließtexts erfolgt die Gliederung mittels Leerzeilen.
Position der Grußformel
Die Grußformel wird vom Brieftext durch eine Leerzeile abgetrennt und beginnt an der Fluchtlinie. Am Ende der Grußformel steht kein Punkt.
Weitere Angaben
Wenn Sie die Bezeichnung Ihres Unternehmens oder Ihrer Behörde einfügen wollen, fügen Sie eine Leerzeile zwischen Grußformel und Bezeichnung ein.
Und soll der Unterzeichnende noch einmal mit Namen wiedergegeben werden, so stellt Ihnen die DIN 5008 frei, wie viele Leerzeilen Sie dafür innerbetrieblich festsetzen wollen. Achten Sie aber auf Einheitlichkeit innerhalb der Firmenkorrespondenz.
Anlagen- und Verteilvermerke
Schicken Sie mit Ihrem Brief weitere Anlagen mit oder geben Sie den Verteiler des Schreibens an, stehen diese Angaben mindestens drei Zeilen unter dem Gruß oder der Firmenbezeichnung. Wird ein Unterzeichner genannt, steht eine Leerzeile.
Bei Platznot können Sie die Vermerke auch nach rechts verschieben. In der Regel ist dort neben Grußformel und Unterschrift noch Platz vorhanden. Dann steht der Vermerk mit einer Leerzeile Abstand vom Brieftext bei 125 mm von der linken Blattkante.
Der Anlagenvermerk steht gegebenenfalls mit einer Leerzeile Abstand über dem Verteilvermerk. Bei Platzmangel kann die Leerzeile auch entfallen.
Seitennummerierung
Bei mehrseitigen Schreiben sind die Blätter laut DIN 5008 von der zweiten Seite an fortlaufend zu nummerieren. Die Seitennummerierung auf einem Normbrief ist vom Text durch mindestens eine Leerzeile zu trennen, kann aber auch in der Kopf- oder Fußzeile untergebracht werden.
Falz- und Lochmarken
Falz- und Lochmarken sind sehr nützliche Elemente im Normbrief. Sie zeigen, an welchen Stellen der Briefbogen geknickt (gefalzt) werden muss, um einen normgerechten Briefumschlag zu passen, bzw. wo der Briefbogen im Locher ausgerichtet werden muss, um problemlos in einem Aktenordner untergebracht zu werden.
Die Position der Falzmarken hängt davon ab, ob Sie mit einem Briefbogen nach Form A oder Form B arbeiten:
Form A:
- Falzmarke 1: 87 mm von der oberen Blattkante
- Falzmarke 2: 192 mm von der oberen Blattkante
Form B:
- Falzmarke 1: 105 mm von der oberen Blattkante
- Falzmarke 2: 210 mm von der oberen Blattkante
Die Lochmarke sitzt immer bei 148,5 mm von der oberen Blattkante.
Wie die Marken konkret auszusehen haben, dazu macht die DIN 5008 keine Angaben. Meist handelt es sich dabei um kurze, schmale Striche – oft auch in einem Grauton. Die einzige Vorgabe, die in der DIN noch genannt wird, ist, dass die Marken im sogenannten Heftrand des Briefbogens untergebracht sein sollen, der die ersten 20 mm von der linken Blattkante aus umfasst. Das ist auch sinnvoll, denn an dieser Stelle erleichtern sie den verwaltungstechnischen Umgang mit dem Schriftstück.
