Mehrseitige Briefe müssen korrekt nummeriert werden. Das Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word übernimmt diese Aufgabe für Sie. Mit welchen Befehlen Sie schnell zum Ziel kommen, lesen Sie hier.
Das sagt die DIN
Umfasst ein Geschäftsbrief mehr als eine Seite, muss dieser ab der zweiten Seite fortlaufend nummeriert werden. Die DIN sieht zwei Alternativen vor:
Alternative 1:
Diese Vorschrift erlaubt es, Seitennummern zu zentrieren. Die Nummer wird in Mittelstriche gesetzt. Das sieht dann zum Beispiel folgendermaßen aus:
Die DIN empfiehlt, diese Form in die Kopfzeile zu setzen und in der Fußzeile auf Folgeseiten hinzuweisen.
Alternative 2:
Die Form “Seite X von Y” sollte rechtsbündig in der Fußzeile erscheinen.
Hinweis: Kopfzeilen werden wie Fußzeilen auf jeder Seite des Dokuments wiederholt, es sei denn, Sie definieren Ausnahmen. Und genau das ist für die erste Seite erforderlich.
Alternative 1: Mit sechs kurzen Arbeitsschritten setzen Sie die Anforderungen um
Sobald Ihr Geschäftsbrief mehr als eine Seite umfasst, führen Sie mithilfe der folgenden Arbeitsschritte eine automatische Seitennummerierung durch:
- Klicken Sie im Register Einfügen auf die Schaltfläche Kopfzeile und in der folgenden Liste auf Kopfzeile bearbeiten. Sie gelangen automatisch in die Kopfzeile.
- Drücken Sie die Tabulatortaste. Da Word in Kopfzeilen bereits über vordefinierte Tabulatoren verfügt, gelangen Sie automatisch auf die Mitte der Seite.
- Geben Sie einen Mittelstrich ein. Klicken Sie im Bereich Kopf- und Fußzeile auf die Schaltfläche Seitenzahl. Entscheiden Sie sich für den Befehl Seitenzahlen und in der folgenden Liste für Einfache Zahl.
- Erfassen Sie ein Leerzeichen und einen weiteren Mittelstrich. Setzen Sie den Cursor zwischen den ersten Mittelstrich und die Seitenzahl und geben Sie auch hier ein Leerzeichen ein. Das mag umständlich klingen, ist aber leider notwendig: Wenn Sie einen Strich gefolgt von einem Leerzeichen eingeben, setzt Word standardmäßig einen Tabulator. Das ist jedoch nicht erwünscht.
- Da die Seitennummerierung auf der ersten Briefseite nicht benötigt wird, müssen Sie die Seitenangabe dort unterdrücken. Haken Sie im Bereich Optionen das Kontrollkästchen Erste Seite anders ab. Sie erreichen die Kopfzeile der ersten Seite. Hier sind keine weiteren Angaben erforderlich.
- Über Kopf- und Fußzeile schließen kehren Sie zurück zu Ihrem Dokument. Das Ergebnis können Sie jederzeit in der Seitenansicht überprüfen.
Alternative 2: Mit vier kurzen Arbeitsschritten setzen Sie die Anforderungen um
Auch bei der Form “Seite X von Y” übernimmt Word das Zählen und automatische Nummerieren für Sie:
- Klicken Sie im Register Einfügen auf die Schaltfläche Fußzeile. Entscheiden Sie sich für die Form Leer. Sie gelangen in die Fußzeile.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Seitenzahl und anschließend auf den Befehl Seitenzahlen. Entscheiden Sie sich für die Form Seite X von Y. Sie finden diese Variante weiter unten in der Liste.
- Allerdings sind die Zahlen fett formatiert. Markieren Sie die Ziffern und entfernen Sie die Formatierung mithilfe der Tastenkombination STRG + Leerzeichen.
- Formatieren Sie die Angaben abschließend rechtsbündig und verlassen Sie die Fußzeile durch einen Klick auf die Schaltfläche Kopf- und Fußzeile schließen.
