Lesen Sie, wie Sie E-Mails und andere elektronische Nachrichten gemäß DIN 5008 korrekt gestalten und einsetzen. Regelungen zum elektronischen Schriftverkehr, speziell zu E-Mails, gibt es bereits seit einiger Zeit in der DIN 5008. Da mittlerweile immer größere Teile der schriftlichen Kommunikation in digitaler Form stattfinden, wurden die Vorgaben mit der Reform von 2020 ausgebaut und auf weitere verwandte elektronische Dienste ausgeweitet.
Der elektronische Schriftverkehr ist in der DIN 5008 im Kapitel 22 beschrieben. Die Regeln reichen von allgemeinen Aussagen zu Nachrichtenformaten bis hin zum Einsatz einer elektronischen Signatur.
Grundsätzliches zum elektronischen Schriftverkehr
E-Mails, Chats, Messengerdienste, Foreneinträge – die Vielfalt der Kommunikationsformen im elektronischen Schriftverkehr hat in den vergangenen Jahren stark zugenommen. Diese Entwicklung spiegelt sich auch in der DIN 5008 wider.
Welche elektronischen Nachrichten regelt DIN 5008?
Die DIN-5008-Regelungen gelten vorrangig für E-Mails, sollen aber dann auf weitere Dienste übertragen werden, wenn dies sinnvoll ist. Wenn bei Ihnen im Unternehmen viel mit Messenger-Diensten und Chats gearbeitet wird, sollten Sie überprüfen, ob Sie die DIN 5008 hier (zumindest in Teilen) ebenfalls berücksichtigen wollen.
Wichtig ist zudem, dass die DIN-5008-Vorgaben dann anzuwenden sind, wenn die elektronischen Nachrichten, also E-Mails und Ähnliches, einen herkömmlichen Geschäftsbrief ersetzen. Schreiben Sie also eine E-Mail an einen Kunden oder eine Kundin, richten Sie sich nach der Norm. Schicken Sie dagegen nur eine kurze Mitteilung an eine Kollegin oder handelt es sich um eine private Nachricht, können Sie die DIN 5008 vernachlässigen. Allerdings wird auch hier ihr Einsatz empfohlen.
Kurz und eindeutig
Laut DIN 5008 soll der elektronische Schriftverkehr nur für kurze Nachrichten mit sachlichen und fachlichen Informationen genutzt werden. Hier zeigt sich die alte Regel „pro Nachricht nur ein Thema“.
Den Empfänger im Blick behalten
Damit der Empfänger oder die Empfängerin die Nachricht auch tatsächlich öffnen und lesen kann, ist es notwendig, auf seine oder ihre technischen Voraussetzungen Rücksicht zu nehmen. Achten Sie also darauf, beispielsweise bei Anhängen Dateiformate zu verwenden, die Ihr Gegenüber auch öffnen kann. Gleiches gilt laut DIN 5008 auch für Verschlüsselungen, Nachrichtenformate, Schriftarten etc. All dies versteht sich von selbst, denn sonst scheitert die Kommunikation früh an technischen Schwierigkeiten.
Vertrauliche und rechtliche elektronische Nachrichten in der DIN 5008
Geht es um rechtliche E-Mails, ist der Weg der Kommunikation laut DIN 5008 generell zu überprüfen. Möglicherweise ist es besser, solche Anschreiben in Papierform zu verschicken.
Verfügen sowohl Sie als auch Ihr Gegenüber über ein De-Mail-Konto, sollte der gesamte E-Mail-Verkehr darüber abgewickelt werden, da die Nachrichten dabei verschlüsselt werden. Außerdem sind Empfänger und Absender eindeutig identifiziert.
Beachten Sie, dass Sie keine Nachrichten gemeinsam an herkömmliche E-Mail-Adressen und De-Mail-Adressen versenden können. Hier müssen Sie gegebenenfalls zwei getrennte Nachrichten auf den Weg bringen.
Ablage Ihrer elektronischen Post
Für die Ablage relevanter elektronischer Nachrichten empfiehlt die DIN 5008, entsprechende Vorgangsordner zu nutzen.
Empfänger-Adressen
Der Aufbau von E-Mail-Adressen ist immer gleich: Sie besteht aus einem sogenannten lokalen Teil vor dem @-Zeichen und einem Domänenteil danach. Der lokale Teil enthält beispielsweise Ihren Namen „katharina.müller“. Bei Sammeladressen können dort Abteilungsnamen oder Ähnliches stehen: „info“, „kundenservice“ oder „vertrieb“. Nach dem @-Zeichen folgt der Domänenteil, der den Host des Servers anzeigt. Im Unternehmensbereich steht hier in der Regel der Unternehmensname gefolgt von einem Punkt und der sogenannten Top-Level-Domain: „@musterfirma.de“ oder „example.com“.
Um eine Nachricht an eine E-Mail-Adresse zu schicken, fügen Sie sie in eines der Adressfelder der E-Mail-Maske ein. Dabei haben die verschiedenen Adressfelder unterschiedliche Funktionen.
Das „An“-Feld
Adressieren Sie eine Person im Feld „An“, bedeutet dies laut DIN 5008, dass von dieser Person eine Handlung erwartet wird.
Sie können im „An“-Feld auch mehrere Personen adressieren, sofern alle in irgendeiner Form aktiv werden sollen.
Das „Cc“- und das „Bcc“-Feld
Über die beiden weiteren Adressfelder in E-Mail-Masken verschicken Sie Kopien Ihrer E-Mail an die definierten Empfänger.
- „Cc“ ist die Abkürzung für „Carbon Copy“. Laut DIN 5008 sollten Sie dieses Feld nutzen, wenn Sie die Adressaten über den Vorgang informieren wollen. Wenn Sie E-Mails Cc an mehrere Empfänger schicken, sind alle E-Mail-Adressen für alle sichtbar.
- „Bcc“ steht für „Blind Carbon Copy“. Empfängeradressen, die Sie in dieses Feld eintragen, sind für die anderen Empfänger unsichtbar.
Wichtiger Hinweis: Aus Gründen des Datenschutzes sollten Sie immer dann zum „Bcc“-Feld greifen, wenn Sie nicht sicher wissen, dass alle Empfänger die E-Mail-Adressen der anderen Empfänger ohnehin kennen. Vor allem bei großen, eher anonymen Verteilern ist Vorsicht geboten.
Der Betreff in E-Mails laut DIN 5008
Wie beim gewöhnlichen Geschäftsbrief dient auch der Betreff einer E-Mail dazu, eine kurze Inhaltsangabe zu vermitteln. Im elektronischen Schriftverkehr hat der Betreff sogar eine besonders große Bedeutung, weil diese Angabe unmittelbar im E-Mail-Briefkasten auftaucht und oft als Orientierungs- und Suchkriterium dient. Die DIN 5008 legt daher fest, dass der Betreff immer anzugeben ist. Beantworten Sie eine E-Mail oder leiten Sie eine elektronische Nachricht weiter, ergänzen Sie den Betreff durch entsprechende Abkürzungen wie „RE“, „FW“ oder Ähnliches. Dies wird oft durch das E-Mail-Programm automatisch veranlasst.
Schreiben Sie eine E-Mail an einen Empfänger im Ausland, sollten Sie auf sprachliche Besonderheiten wie Umlaute oder ß verzichten.
Text und Layout von E-Mails in der DIN 5008
Laut DIN 5008 sollen auch E-Mails an das Corporate Design angepasst werden. Das betrifft vor allem Schriftart, -größe und -farbe.
Tipp: Auch für E-Mails lassen sich Vorlagen erstellen!
Rechtschreibung & Co.
Wie auch herkömmliche Schreiben, sollten Ihre E-Mails möglichst frei von Rechtschreibfehlern sein. Daneben gibt es einige weitere Konventionen für elektronische Nachrichten:
- Schreiben Sie Wörter nicht durchgehend mit Großbuchstaben. Das wird im Netz als Anschreien interpretiert.
- Vermeiden Sie es ebenso, den gesamten Text in Kleinbuchstaben zu verfassen. Das gilt als Geringschätzung des Empfängers.
- Setzen Sie Satzzeichen gemäß den Vorgaben zur deutschen Rechtschreibung und Grammatik. Wenn Sie mehrere Ausrufezeichen hintereinander setzen, wirken Sie schnell inkompetent.
Abstand zwischen den Zeilen
Erfassen Sie den Text Ihrer Nachricht einzeilig. Wenn Sie einen neuen Absatz beginnen, setzen Sie davor eine Leerzeile.
Worttrennungen
Schreiben Sie Ihren Text, ohne von Hand Worttrennungen einzufügen. Die Ansicht des Anschreibens im E-Mail-Briefkasten des Empfängers wird von dessen Software gesteuert (und hängt beispielsweise von der Größe des geöffneten Fensters ab). Manuell eingefügte Trennungen sind daher nicht notwendig.
Umbrüche und Striche im elektronischen Schriftverkehr laut DIN 5008
Bei herkömmlichen Schreiben legt die DIN 5008 viel Wert auf die Verwendung von geschützten und bedingten Zeichen, um unschöne und falsche Umbrüche im Text zu verhindern. Ebenso macht sie für klassische Briefe Vorgaben zur Verwendung von Kurz- und Langstrichen. Wenn Sie eine E-Mail verfassen, können Sie diese Regelungen laut DIN 5008 ignorieren.
Einzelne Empfänger hervorheben
Wenn Sie einen Empfänger innerhalb einer elektronischen Nachricht, die Sie an verschiedene Personen schicken, gezielt ansprechen wollen, können Sie ihn im Text des Schreibens noch einmal gezielt hervorheben. Die DIN 5008 empfiehlt hierfür den folgenden Aufbau:
@ Frau Müller
Diesen Hinweis sollen Sie laut DIN 5008 durch Fettung hervorheben.
An dieser Stelle kann es sinnvoll sein, bei bestimmten Tools zum elektronischen Schriftverkehr von den DIN-Vorgaben abzuweichen. Oft ist es besser, hier die vollständige E-Mail-Adresse in den Text einzubauen, weil dann der Empfänger eine automatische Benachrichtigung über die Erwähnung vom System erhält.
Emoticons und Emojis
Ja, auch zu Emoticons und Emojis finden sich Regeln in der DIN 5008. Die meisten verstehen sich von selbst und werden von Ihnen vermutlich ohnehin schon beachtet:
- Nutzen Sie keine Emoticons (das sind Zeichen wie :o) ) und keine Emojis () im Erstkontakt.
- Setzen Sie die Zeichen generell sparsam ein.
- Verwenden Sie nur Zeichen, deren Bedeutung allgemein bekannt sind. Vermeiden Sie Missverständnisse, insbesondere wenn Sie mit Geschäftspartnern im Ausland korrespondieren.
- Setzen Sie Satzzeichen hinter die Emoticons und Emojis, wenn diese sich auf den gesamten Satz beziehen.
Signatur
Die Angaben, die gemeinhin als Signatur bezeichnet werden, sind in der DIN 5008 im Abschnitt 22.9 „Abschluss – Signatur“ geregelt.
Inhalte der Signatur
Laut DIN 5008 wird die Signatur in der Regel als elektronischer Textbaustein angelegt und dann oft automatisch an die E-Mails angefügt. Als Angaben (in nicht vorgegebener Reihenfolge) nennt die Norm
- Grußformel
- Kommunikations- und Firmenangaben
- Ihre E-Mail-Adresse sowie die Internetadresse
Pflichtangaben in der E-Mail laut DIN 5008
Fügen Sie die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben Ihrer Unternehmensform in die Signatur ein.
Weitere Informationen
In vielen Unternehmen ist es üblich, weitere Angaben zur Vertraulichkeit und Druckhinweise an E-Mails anzuhängen oder mehrsprachige Informationen zu liefern. Auch solche Textbausteine sollten Sie in die Signatur einfügen.
Anhänge
Einer der größten Vorteile von E-Mails ist, dass mit ihnen unkompliziert Dateien verschickt werden können. Voraussetzung für einen sinnvollen Einsatz ist, dass der Empfänger diese Dateien auch öffnen und gegebenenfalls weiterverarbeiten kann. Dabei geht es laut DIN 5008 um Fragen des Passwortschutzes, der Druckfreigabe, des Kopierschutzes und Ähnliches. Sprechen Sie sich bei Bedarf mit dem Empfänger Ihrer E-Mail ab, welche Dateien für einen Austausch infrage kommen.
Nach wie vor kann es vorkommen, dass Dateianhänge zu groß für einen unkomplizierten Versand sind. Die DIN 5008 empfiehlt dann, sie in einem gängigen Format zu komprimieren.
Elektronische Signatur bzw. Verschlüsselung einer E-Mail
Elektronische Signaturen und Verschlüsselungen dienen dazu, die Identität eines Absenders einer E-Mail zu prüfen und die Integrität des Textes zu gewährleisten. Die DIN 5008 gibt daher vor, dass rechtsverbindliche E-Mails mit einer solchen elektronischen Signatur zu versehen sind. Darüber hinaus empfiehlt sie sie auch bei sonstigen wichtigen Mitteilungen. Wichtig ist, dass der Empfänger überhaupt in der Lage ist, die verschlüsselte E-Mail zu entschlüsseln.
