Die Tabellen in der DIN 5008 wurden mit der Reform von 2020 aufgeteilt: in Zahlentabellen sowie in Texte in Tabellenform.
Die Zahlentabellen behandelt die DIN 5008 im Abschnitt 14, die Texte in Tabellenform im Abschnitt 15.
Zahlentabellen in der DIN 5008
Laut DIN 5008 handelt es sich bei einer Tabelle um eine geordnete Darstellung von Informationen in mehreren Spalten und Zeilen. Sie können sie mithilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms wie Microsoft Excel oder eines Textverarbeitungsprogramms wie Microsoft Word erstellen.
Tipp: Wenn Sie viel mit Tabellen arbeiten, beachten Sie unbedingt auch die DIN 55301.
Aufbau einer Tabelle laut DIN 5008
Tabellen bestehen laut DIN 5008 aus diesen Bestandteilen:
- einer Überschrift,
- einer Vorspalte,
- einem Tabellenkopf sowie
- aus Feldern.
Die Überschrift einer Zahlentabelle
Die DIN 5008 fordert, dass jede Tabelle mit einer Überschrift versehen sein soll, die auch in den Tabellenkopf integriert sein darf. Wenn Sie die Tabelle in einen Text integrieren und ihr Inhalt aus dem vorangehenden Text hervorgeht, können Sie auch auf eine Überschrift verzichten.
Tabellenkopf und Vorspalte
Feste Tabellenbestandteile sind die Kopfzeile und die Vorspalte.
- In den Tabellenkopf schreiben Sie die Bezeichnungen aller Spalten und – sofern notwendig – eine Kopfbezeichnung.
- Die Vorspalte nimmt alle Zeilenbezeichnungen und gegebenenfalls die Vorspaltenbezeichnung auf.
Nutzen Sie senkreche und waagerechte Trennungslinien, um den Tabellenkopf weiter zu unterteilen und so Zusammenhänge deutlich zu machen. In der Regel kommen dabei Trennlinien von gleicher Breite zum Einsatz.
Die Spaltenbeschriftung setzen Sie zentriert, und zwar sowohl horizontal als auch vertikal. In der Vorspalte hingegen beschriften Sie linksbündig. Wenn Sie eine statische Tabelle bearbeiten, nehmen Sie die Einheiten in die Spaltenbezeichnung auf.
Zeitangaben setzen Sie laut DIN 5008 im Tabellenkopf von links nach rechts und in der Vorspalte von oben nach unten.
Tipp: Achten Sie darauf, dass alle Daten in der Tabelle eindeutig gekennzeichnet sind. Nutzen Sie dafür den Tabellenkopf, die Spalte oder die jeweilige Zelle. Arbeiten Sie mit Maßeinheiten, geben Sie diese in den Spaltenbezeichnungen an.
Die Felder einer Tabelle
Der Inhalt der einzelnen Felder darf vorhandene Linien nicht berühren. Legen Sie einen gleichmäßigen Abstand nach oben und unten zwischen dem Text und der Feldbegrenzung fest.
Enthält das Feld einen Text, so richten Sie ihn linksbündig aus. Enthält es Zahlen (die DIN 5008 spricht von numerischen Angaben, die für Rechenoperationen genutzt werden können), wählen Sie die rechtsbündige Ausrichtung. Eine Ausnahme stellen aber die Dezimalzahlen dar, die Sie am Komma ausrichten.
Felder, die nicht beschriftet werden, entwerten Sie, indem Sie sie mit einem Kreuz oder mit X versehen oder sie schwärzen.
Vorgaben für mehr Übersicht
Achten Sie darauf, dass Sie für Ihre statische Tabelle eine gut lesbare Schriftart wählen – das sind in der Regel die serifenlosen Schriften.
Nutzen Sie senkrechte und waagerechte Linien, um die Tabelle übersichtlicher zu gestalten. Allerdings dürfen Sie laut DIN 5008 waagerechte Linien nur dann einsetzen, wenn Sie eine Summenzeile einrichten oder eine Gruppierung vornehmen. Wenn es Ihnen darum geht, die Lesbarkeit zu erhöhen, schlägt die DIN 5008 vor, statt waagerechter Linien besser andere Formatierungsmöglichkeiten zu nutzen, zum Beispiel Schattierungen.
Die Positionierung der Tabelle
Die Tabelle sollte möglichst vollständig auf einer Seite stehen. Reicht der Platz dafür nicht aus und bricht die Tabelle auf die Folgeseite um, müssen Sie die Kopfzeile auf der zweiten Seite wiederholen.
Vom vorhergehenden und nachfolgenden Text sollen Sie einen angemessenen Abstand halten.
Texte in Tabellenform in der DIN 5008
Während die Zahlentabellen bei der Reform der DIN 5008 von 2020 nur modifiziert wurden, wurden die Texte in Tabellenform komplett neu aufgenommen. Unter diesen Tabellen werden Bereiche in einem Dokument verstanden, die nach einem vorgegebenen Raster gestaltet sind und die dadurch die Aufnahme von Informationen erleichtern. Diese dienen der Norm zufolge als Aufstellungen, Listen, Übersichten, Vergleiche und mehr. Außerdem können Sie Grafiken und Bilder hinzufügen, um das Verständlich zu fördern.
Das Layout von Texttabellen
Wie immer in solchen Fällen empfiehlt die DIN 5008, das Layout an Ihr Corporate Design anzupassen. Zu berücksichtigen sind zudem weitere Rahmenbedingungen, zum Beispiel die Zielgruppe, die Sie ansprechen wollen. Dezente Linien und Schattierungen beispielsweise in Grautönen helfen dabei, die Tabellen übersichtlicher zu gestalten.
Spalten und Zeilen
Achten Sie darauf, dass die Zellen in Spaltenbreite und Zeilenhöhe so angelegt sind, dass die Tabelle ein geschlossenes Gesamtbild ergibt. Sie können Überschriften setzen (müssen dies aber nicht tun). Arbeiten Sie mit Spaltenbezeichnungen, ordnen Sie diese entweder linksbündig/horizontal oder als Sturzzeile vertikal an. Enthält Ihre Tabelle Zeitangaben, ist sie chronologisch anzulegen.
Zellen in Texttabellen
Innerhalb einer Zelle steht die Beschriftung linksbündig. Die ersten Zellen in Spalten sollen oben links im Feld beginnen. Davon abweichend können einzelne Wörter, kurze Inhalte oder Zahlenkolonnen laut DIN 5008 auch horizontal oder vertikal zentriert ausgerichtet sein. Enthalten die Zahlenkolonnen unterschiedlich lange Zahlen, ist es übersichtlicher, sie rechtsbündig auszurichten.
Welche Schriftgröße und -art sinnvoll ist, ist von der Textmenge und dem Inhalt abhängig. Kleiner als 8 Punkt sollte der Text aus Gründen der Lesbarkeit nicht sein. Außerdem gilt hier wie bei den Zahlentabellen, dass serifenlose Schriften vorzuziehen sind.
Darüber hinaus stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um den Inhalt hervorzuheben:
- verschiedene Abstände bei den Zeilenabständen und den Einzügen
- Linien und weitere grafische Elemente
- farbliche Schattierungen
- Abbildungen
- Auszeichnungen von Schriftzeichen (Fettungen, Kursivsetzung, Schriftgröße etc.)
- Aufzählungszeichen und Nummerierungen innerhalb einer Zelle
Formulare und Checklisten
Formulare und Checklisten sind besondere Tabellen. Sie nehmen in der aktuellen DIN 5008 einen besonderen Stellenwert ein, ihnen ist ein eigenes Unterkapitel (15.4) gewidmet. Das liegt an der Funktion, die diese Dokumente haben: Sie dienen dazu, den Informationsfluss sicherzustellen und die Bearbeitung von Aufgaben zu vereinheitlichen.
Grundsätzliches zu Checklisten und Formularen
Checklisten dienen dazu, Tätigkeiten, die immer wieder auf die gleiche Weise erledigt werden müssen, oder komplexe Aufgaben zu systematisieren. Damit dienen sie der Qualitätssicherung. Um dies zu erreichen, müssen die entsprechenden Angaben in den Checklisten
- vollständig,
- inhaltlich zusammenhängend,
- chronologisch und
- ablaufgerecht
enthalten sein. Wenn Sie sich daran machen, neue Checklisten und Formulare zu erstellen, verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über die Abläufe. Überlegen Sie zudem, welche Felder Sie benötigen: Benötigen Sie neben normalen Formularfelder auch solche, die Berechnungen oder andere Funktionen ausführen können? Von dieser Frage hängt auch ab, mit welcher Software Sie das Dokument erstellen.
Allgemeines Layout und Gestaltung der Checklisten und Formulare (als Tabellen)
Grundsätzlich gibt die DIN 5008 vor, das DIN-A4-Format zu verwenden. Außerdem sollen die Formulare und Checklisten zeigen, wer Urheber (Institut, Unternehmen etc.) des Dokuments ist, und zudem eine Überschrift tragen. Sind interne Vorgaben zu den Dokumenten einzutragen, nutzen Sie dafür den unteren linken Randbereich.
Wie weiteren gestalterischen Bestimmungen der DIN 5008 zu den Formularen und Checklisten sind sehr vage. So heißt es in Abschnitt 15.4.3: „Der Aufbau richtet sich an dem Zweck. Die Gestaltung muss vollständig, ablaufgerecht, schreibgerecht, verständlich und handlungsgerecht sein.“
Anmerkung: Solche Vorgaben sind teilweise nur sinnvoll, wenn es sich um Offline-Dokumente handelt. Sie werden ausgedruckt und von Hand ausgefüllt. Daher ist es bei ihnen wichtig, dass die Felder zum Ausfüllen größer sind und durch waagerechte Hilfslinien unterteilt sind.
Bei reinen Onlineformularen oder -checklisten spielt beispielsweise das Format in der Regel keine Rolle. Bei ihnen werden die Daten direkt in ein elektronisches System eingetragen und dort verarbeitet.
Felder in DIN-gerechten Checklisten und Formularen
Nützlicher sind die Aussagen, die die DIN 5008 zu den jeweiligen auszufüllenden Feldern auf Formularen und Checklisten macht.
Richten Sie Schreibfelder der Tabellen ausreichend hoch und lang ein, damit die Anwender und Anwenderinnen alle Angaben entsprechend eintragen können. Wenn Sie mit Schreibstellen arbeiten (also pro Buchstaben der Antwort ein Feld vorsehen), richtet sich die Anzahl der Schreibstellen nach der maximalen Wortlänge.
Hinweise, welche Information im Feld einzutragen ist, geben Sie über Leittexte, die Sie entweder links vor oder über den Schreibtext setzen. Richten Sie dabei einen angemessenen Abstand zu den Rahmenlinien ein. Ausfüllanweisungen und Bearbeitungsvermerke sind so anzuordnen, dass sie im Verlauf der Bearbeitung des Dokuments gelesen werden können.
Formulieren Sie alle Leittexte so, dass der Adressat oder die Adressatin eindeutig erkennen kann, welche Information jeweils gefragt ist. Wenn Sie Fachbegriffe verwenden, erläutern Sie diese gegebenenfalls. Gleiches gilt für Abkürzungen, die nicht allgemein verständlich sind – sofern Sie nicht von vornherein darauf verzichten.
Arbeiten Sie in Formularen mit einer vorgegebenen Auswahl an Antworten (beispielsweise über Checkboxen bei Onlineformularen), verlangt die DIN 5008, dass die Kontrollkästchen grundsätzlich vor die Antwortalternativen zu stellen sind. Zudem darf keine Antwort bereits als Vorauswahl markiert sein.
