Unterschriftenzusätze wie i. A., i. V. oder ppa. zeigen im Geschäftsbrief an, dass der Unterzeichner mit einer Vollmacht ausgestattet ist. Durch eine solche Vollmacht sind Mitarbeiter berechtigt, für das Unternehmen bestimmte Geschäfte auszuführen oder Verträge abzuschließen. An welcher Stelle im Geschäftsbrief Sie einen Unterschriftenzusatz platzieren müssen, gibt die DIN 5008 vor. Sie haben zwei Möglichkeiten, die wir im Folgenden erklären.
Achtung: Unterschriftenzusätze haben rechtsverbindliche Wirkung. Setzen Sie sie nicht unbedacht ein, sonst kann das unangenehme Folgen für Sie haben. Informieren Sie sich über die Bedeutung der einzelnen Zusätze.
Möglichkeit 1: Unterschriftenzusatz in eigener Zeile
In dieser Variante ist der Abschluss des Geschäftsbriefes folgendermaßen gegliedert: Nach der Grußformel folgt der Name Ihres Unternehmens. Darunter steht in einer eigenen Zeile der Unterschriftenzusatz. Dann folgt in einer neuen Zeile die maschinenschriftliche Wiederholung der Unterschrift (im Beispiel markiert das Zeichen › die Leerzeilen):
Freundliche Grüße aus Bayreuth
›
Werth Maschinenbau GmbH
›
i. A. [Unterschrift]
›
Marika Madlund
Möglichkeit 2: Unterschriftenzusatz vor der Namenswiederholung
Wählen Sie diese Variante, dann setzen Sie den Zusatz unterhalb der Unterschrift in eine Zeile mit der maschinenschriftlichen Wiederholung des Namens:
Freundliche Grüße aus Bayreuth
›
Werth Maschinenbau GmbH
›
› [Unterschrift]
›
i. V. Marika Madlund
Was tun bei mehreren Unterzeichnern?
Gilt in Ihrem Unternehmen das Vier-Augen-Prinzip? Auch dann können Sie zwischen den beiden oben genannten Möglichkeiten wählen. Je nachdem, wofür Sie sich entscheiden, stehen die Zusätze jeweils vor jeder Unterschrift oder vor jedem maschinenschriftlich wiedergegebenen Namen.
