Ganz gleich, ob Sie eine Konferenz planen oder ein Fest zum Firmenjubiläum: Jede Veranstaltung steht und fällt mit den Gästen. Deshalb ist die Einladung besonders wichtig. Schließlich wollen Sie, dass möglichst viele der geladenen Personen kommen und am Anlass teilnehmen.
Wie Sie eine geschäftliche Einladung schreiben, die Lust auf mehr macht? Das ist gar nicht so schwer. Bewährt hat sich beispielsweise folgender Trick: Verraten Sie im Anschreiben nicht gleich alles. Wecken Sie stattdessen besser die Neugier Ihrer Gäste! Sie werden sehen: Die Resonanz wächst dann ganz von allein.
Unsere Tipps und Beispielsätze sowie das Muster am Ende des Beitrags helfen Ihnen, die richtigen Worte zu finden und Interesse zu wecken.
Geschäftliche Einladungen: Verschicken Sie sie besser schriftlich!
Nicht nur im privaten Bereich, auch im Geschäftsleben setzen sich telefonische Einladungen immer mehr durch. Viele Veranstaltungen misslingen aber genau aus diesem Grund. Telefonische Einladungen sind unpräzise. Der Gast kann Eckdaten wie Veranstaltungsort und -zeit nirgends nachlesen. Schriftliche Einladungen vermitteln Ihren Gästen hingegen Verbindlichkeit und enthalten alle wichtigen Details:
- Anlass der Einladung
- Ort und Termin der Veranstaltung
- Hinweise zur Anfahrt
- Dresscode
- Sind Begleitpersonen eingeladen?
- Bis wann wird eine Zusage erwartet?
Es lohnt sich also gleich doppelt, wenn Sie sich die Zeit nehmen und eine schriftliche Einladung formulieren: Zum einen stellen Sie sicher, dass alle Eingeladenen alle wichtigen Infos bekommen. Zum anderen stechen Sie positiv heraus und signalisieren, dass Ihre Gäste Ihnen wichtig sind.
Extratipp: Geben Sie in Ihrer Einladung nicht alle Details preis. Meist sind es die Überraschungsmomente, die eine Veranstaltung unvergesslich machen.
Betreff: Um welchen Anlass geht es?
In der Betreffzeile können Sie den Anlass für Ihre Einladung konkret benennen:
“Sie sind herzlich zum Tag der offenen Tür eingeladen!”
Eine weitere Möglichkeit ist, den Veranstaltungsinhalt zu thematisieren, beispielsweise:
“Werfen Sie einen Blick hinter die Kulissen.”
Das ist zwar weniger konkret, wirkt aber wie Werbung und macht neugierig.
Anrede: Werden Sie persönlich
Grundsätzlich gilt: Wenn möglich, sprechen Sie den Empfänger mit seinem Namen an. Das können Sie mit einer Standardanrede tun, also “Sehr geehrter Herr Muster” oder “Lieber Herr Muster”, je nachdem, wie Sie das Verhältnis zu Ihren Geschäftspartnern einschätzen.
Oder Sie wählen auch hier die werbende Variante, in der Sie Ihrem Kunden persönlich sagen, was ihn erwartet:
“Wir möchten Sie auf eine Reise hinter die Kulissen unserer Firma mitnehmen, sehr geehrter Herr Muster!”
“Sehen Sie unser Unternehmen mit den Augen eines Mitarbeiters, sehr geehrter Herr Muster!”
Text der Einladung: Aufforderung zur Teilnahme
Schreiben Sie immer positiv, wenn Sie Ihre Einladung formulieren. Vermitteln Sie also mit Ihrer Wortwahl das Gefühl, Ihr Angebot sei so gut, dass Ihr Kunde es auf jeden Fall annehmen sollte. Idealerweise schließen Sie mit Ihrer Formulierung einen Bogen zwischen Betreff und Aufforderung:
“Wir sind gespannt, welche neuen Seiten Sie an unserem Unternehmen entdecken werden.”
“Treffen Sie alle Mitarbeiter, die Sie bisher nur telefonisch kennen gelernt haben.”
“Haben wir Sie neugierig gemacht? Dann freuen wir uns schon jetzt darauf, Sie bei unserem Tag der offenen Tür persönlich begrüßen zu können!”
Sie können Ihre Zuversicht auch einfach durch die entsprechende Wortwahl ausdrücken:
“Wir freuen uns auf Ihren Besuch.”
“Wir sehen uns am 15. August!”
Grußformel: Setzen Sie Akzente
Mit den üblichen “freundlichen Grüßen” machen Sie nichts falsch. Doch auch mit der Grußformel können Sie einen Akzent in Ihrer Einladung setzen, z. B. durch eine freundlichere Wortwahl:
“Mit herzlichen Grüßen”
“Einen schönen Tag wünscht Ihnen …”
Oder Sie nehmen erneut Bezug auf das Thema Ihrer Einladung:
“Viele interessante Eindrücke wünscht Ihnen …”
“Auf einen schönen und erlebnisreichen Tag mit Ihnen freut sich …”
“Meine Mitarbeiter und ich freuen uns auf Ihren Besuch.”
“Es erwarten Sie viele Überraschungen und ein leckeres Buffet.”
Zusagen fördern: Locken Sie in der Einladung mit besonderen Bonbons
Wenn Sie Einladungen verschicken, wollen Sie natürlich vor allem eines erreichen: eine Zusage der Eingeladenen. Fragen Sie sich deshalb bei der Suche nach der richtigen Formulierung, was Ihre Geschäftspartner davon abhalten könnte zu kommen. Ist es z. B. die Angst vor einer förmlichen Veranstaltung, bei der sie sich nicht wohlfühlen?
“Bringen Sie bitte Ihre Familie mit, denn auch für die Kinder haben wir etwas vorbereitet.”
Viele scheuen sich auch vor Veranstaltungen mit hochrangigen Persönlichkeiten: “Eröffnung durch Wirtschaftsdezernent Max Muster”. Machen Sie Ihren Geschäftspartnern klar, dass sie die wichtigsten Teilnehmer des Events sind.
Machen Sie es Ihren Gästen leicht, auf die Einladung zu antworten
Erleichtern Sie Ihren Gästen die Reaktion auf Ihr Schreiben und legen Sie der Einladung eine vorbereitete Antwortkarte bei. Auf dieser müssen die Empfänger nur ankreuzen, ob und mit wie vielen Begleitpersonen sie erscheinen. Es ist auch für Sie selbst praktisch, wenn Sie Einladungen auf diese Weise zur Informationssammlung nutzen: Nur wenn Sie feste Zusagen erhalten, wissen Sie, mit wie vielen Besuchern Sie rechnen müssen, und können die einzelnen Veranstaltungspunkte optimal planen.
Muster: Einladung zum Firmenjubiläum
Den folgenden Mustertext für eine Einladung zum Firmenjubiläum können Sie als Vorlage für Ihre eigenen Einladungsschreiben nutzen.
Wir haben Grund zu feiern – seien Sie dabei!
Liebe Frau Riedel,
wir möchten mit Ihnen anstoßen, denn in diesem Jahr feiern wir Geburtstag. Seit 25 Jahren sind wir mit der Meier GmbH erfolgreich am Markt.
Wir laden Sie herzlich ein zu unserer Jubiläumsfeier:
am 20. Mai 2021 um 18 Uhr
in unserer Firmenzentrale
am Mühlenplatz 1 in Münster.
Genießen Sie mit uns einen besonderen Abend und treffen Sie die Geschäftsführung und alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in persönlicher Atmosphäre!
Wir freuen uns, dass auch der Leiter der Wirtschaftsbehörde Herr Dr. Henninger dabei sein wird, um uns persönlich zu gratulieren und ein paar Worte zur Begrüßung zu sagen.
Die wichtigsten Gäste aber sind unsere Kunden und Geschäftspartner: Unser langjähriger Erfolg wäre ohne Sie, liebe Frau Riedel, nicht möglich. Deshalb möchten wir Sie mit etwas Besonderem verwöhnen. Sie dürfen gespannt sein.
Bringen Sie gern Ihren Partner mit und kommen Sie in einem stilvollem Outfit, mit dem Sie sich wohlfühlen.
Damit Sie gut her- und wieder weg kommen, haben wir Ihnen eine Anfahrtsskizze beigelegt.
Dürfen wir uns darauf freuen, mit Ihnen zu feiern? Geben Sie uns bitte bis zum 20. März 2021 mit der beiliegenden Antwortkarte Bescheid! Vielen Dank!
Ich wünsche Ihnen schon jetzt einen unterhaltsamen und genussvollen Abend.
Ihre Monika Meier
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