Geschäftsbriefe schreiben – modern und individuell

Geschäftsbriefe zu schreiben gehört zu Ihren täglichen Aufgaben im Sekretariat. Aber geht es dabei wirklich nur darum, Diktate fehlerfrei abzutippen oder Standardschreiben zu verschicken? Klar, auch diese Aufgaben gehören dazu. Aber Ihr Chef erwartet mehr von Ihnen, als Vorlagen zu kopieren und die Pflichtangaben zu beherrschen. Als Assistenz können Sie viel dazu beitragen, einen Geschäftsbrief in Form, Inhalt und Sprache modern zu gestalten – und damit den überzeugenden Auftritt Ihres Unternehmens gegenüber Kunden und Geschäftspartnern stärken.

Die Geschäftskorrespondenz besteht zu einem großen Teil aus Tagespost. Darunter fallen z. B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Anfragen, Absagen, Bestätigungen, Beschwerden, Besuchsankündigungen, Klärungen, Mahnungen, Vorschläge usw. In vielen Unternehmen werden diese Schreiben oft aus einzelnen immer wieder verwendeten Textbausteinen zusammengesetzt, die sich zudem über die Jahre kaum verändern. Auf den Empfänger wirken solche Standardtexte unpersönlich und vermitteln den Eindruck von Massenabfertigung. Das können Sie leicht vermeiden, indem Sie sich mit Ihren Geschäftsschreiben abheben.

Natürlich ist es eine enorme Zeit- und Arbeitsersparnis, nach dem Baukastenprinzip vorzugehen oder auch Geschäftsbrief-Vorlagen zu nutzen. Dennoch sollten Sie ruhig kreativ in Ihren Formulierungen sein und sich von den Standardfloskeln lösen. Die Zeit und Mühe, die Sie beim Schreiben eines individuellen Geschäftsbriefes investieren, zahlt sich für Ihr Unternehmen aus. Denn: Jedes Schreiben ist Werbung für Ihre Firma! Jemand, der sich persönlich von dem Brief angesprochen fühlt, beschäftigt sich intensiver damit und erhält ein positives Bild von Ihrem Unternehmen.

Je öfter Sie individuelle Schreiben formulieren, desto routinierter werden Sie darin. Außerdem können Sie die neuen Formulierungen ja als zusätzliche Textbausteine in Ihren Baukasten integrieren – so wächst die Zahl der Variationsmöglichkeiten für Ihre Geschäftskorrespondenz stetig an.

Zum Korrespondenzwissen für Sekretärinnen gehören neben Know-how für das Verfassen geschäftlicher Schreiben noch andere Kompetenzen. Lesen Sie weiter in unserer Rubrik Korrespondenz.

Übrigens: Den Gestaltungsregeln der DIN 5008 für die Geschäftskorrespondenz widmen wir auf sekretaria eine eigene Rubrik. Stöbern Sie in unserem DIN-5008-Lexikon!

Moderner Stil macht Eindruck

Egal um welchen Anlass es geht, achten Sie immer darauf, dass Sie in Ihren Geschäftsbriefen eine moderne Sprache wählen. Komplizierte Sätze, Wiederholungen oder Nominalstil – Empfänger, die so etwas lesen, legen einen Brief entnervt beiseite. Mit einfachen sprachlichen Tricks sorgen Sie dafür, dass Korrespondenzpartner Ihre Schreiben gern lesen. Kurze, klare Sätze bringen Ihr Anliegen auf den Punkt, und mit aktiven und positiven Formulierungen sprechen Sie den Leser gezielt an und fordern konkret zum Handeln auf.

In Geschäftsbriefen gibt es zudem Elemente, die auf den ersten Blick ins Auge fallen und mit denen Sie zusätzliche Akzente setzen können. Anrede und Grußformel, Betreffzeile und PS, Einleitung und Schlusssatz – das sind die Punkte, an denen Sie mit etwas Formulierungsgeschick besondere Aufmerksamkeit für die wichtigsten Themen Ihres Geschäftsbriefes wecken können.

Knigge für den Geschäftsbrief

Zur professionellen Korrespondenz gehört auch, dass Sie die Etiketteregeln einhalten, wenn Sie einen Geschäftsbrief schreiben. Treten Sie hier in ein Fettnäpfchen, kann alle Mühe, die Sie in die sorgfältige Formulierung stecken, schnell umsonst sein. So wird in bestimmten Kreisen Wert auf eine standesgemäße Anrede gelegt. Fehlt sie, fällt das sofort auf den Absender zurück. Aber Etiketteregeln gelten auch an anderen Stellen. Wissen Sie, in welcher Reihenfolge die Namenszeichen unter einem Brief stehen müssen, wenn mehr als eine Person unterschreibt?

Kennen Sie die gesetzlichen Vorschriften für Geschäftskorrespondenz?

Ein Geschäftsbrief erfüllt in der Regel eine Doppelfunktion: Er dient nicht nur der Kommunikation Ihres Unternehmens mit einem Partner, sondern dokumentiert gleichzeitig einen Geschäftsvorgang, damit er für Behörden wie das Finanzamt nachvollziehbar ist. Deshalb regeln die Gesetze z. B. genau, welche Pflichtangaben auf einer Rechnung stehen oder wie Absender- und Adressangaben aussehen müssen. Diese gesetzlichen Vorschriften müssen Sie kennen und beachten, damit es bei einer Betriebsprüfung kein böses Erwachen gibt. Auch Zusatzvermerke können rechtliche Bedeutung haben, wenn sie vorgeben, wer einen Geschäftsbrief öffnen darf.

Geschäftliche E-Mails professionell formulieren

Schnelligkeit ist in der Geschäftswelt Trumpf. Das spiegelt sich auch in der Kommunikation wider. Einen Termin vereinbaren oder verschieben, eine kurze Nachfrage beim Kunden starten oder rasch Informationen an eine Kollegin weiterreichen – ganz selbstverständlich kommt dabei die E-Mail zum Einsatz. Im schnellen Medium vergessen Kollegen leicht, dass es sich immer noch um geschäftliche Korrespondenz handelt.

Wahrscheinlich haben auch Sie sich schon mal über Emoticons und Abkürzungen oder komplett kleingeschriebene E-Mails gewundert. Im privaten Bereich mag das üblich sein, im Businesskontext ist es in den meisten Fällen unangemessen. Teilweise haben E-Mails sogar ihre ganz eigenen Codes: Wussten Sie, dass es in der elektronischen Kommunikation als Anschreien gilt, wenn Sie Wörter oder Sätze komplett in Großbuchstaben schreiben? Achten Sie mit darauf, dass die elektronische Korrespondenz Ihres Unternehmens professionellen Standards genügt. Dazu gehört auch, dass E-Mails rechtssicher formuliert sind und die notwendigen Pflichtangaben enthalten.

Ein Geschäftsbrief für jede Lebenslage

Wie sagen Sie ein Angebot ab? Wie formulieren Sie eine Mahnung so, dass Sie Ihr Ziel erreichen, ohne den Kunden zu verprellen? Wie kommunizieren Sie eine Preiserhöhung? Im Officealltag gibt es immer wieder solche Situationen, bei denen es auf die richtige Wortwahl ankommt. Das fängt schon bei der Betreffzeile an. In den Beiträgen auf sekretaria.de finden Sie viele Tipps für die unterschiedlichsten Schreiben, unsere Geschäftsbrief-Vorlagen bieten Ihnen Inspiration für Ihre eigene Ausdrucksweise.

Besondere Anlässe erfordern besondere Briefe

Freudige Ereignisse im Leben von Kunden oder Kollegen und Feiertage wie Ostern und Weihnachten sind schöne Anlässe, zu denen Sie jenseits der üblichen formalen Vorgaben für den Geschäftsbrief Ihre Kreativität ausleben dürfen. Aber es kann auch eine echte Herausforderung sein, sich jedes Jahr von Neuem originelle Inhalte für die Weihnachtspost auszudenken oder einem lieb gewonnenen Kollegen die richtigen Worte in den Ruhestand mitzugeben. Nehmen Sie unsere Beiträge und Musterbriefe als Anregung – aber verpassen Sie jedem Schreiben auch eine individuelle Note. Bei diesen persönlichen Briefen kommt es darauf besonders an. Ein gelungener Gruß aber sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen in guter Erinnerung bleibt.