Aktive Formulierung: Bringen Sie Schwung in Ihre Geschäftskorrespondenz

Eine aktive Formulierung im Text, eine persönliche Ansprache, keine Schachtelsätze – theoretisch ist es sehr einfach, sich mit seinen Anschreiben vom täglichen Einheitsbrei im Briefkasten oder Postfach abzuheben? In der Praxis aber kommen dann doch immer wieder Standardschreiben mit altmodischen Sätzen und unpersönlichen passiven Formulierungen zum Einsatz. Schluss damit! Nehmen Sie sich eine Stunde Zeit und durchforsten Sie die Standardschreiben Ihrer Geschäftskorrespondenz. Ist ein Satz unzeitgemäß oder überflüssig, werfen Sie sie raus und greifen Sie zu modernen Formulierungen.

In fünf Schritten entrümpeln Sie Ihre Geschäftskorrespondenz und sorgen für ansprechende Anschreiben und zeitgemäße Formulierungen.

1. Kurze Sätze statt Schachtelsätze

Erste Regel für leserfreundliche, aktive Formulierungen: Vermeiden Sie Schachtelsätze! Denn je länger ein Satz ist, desto schwerer ist er auch zu verstehen. Und da Sie den Empfänger Ihres Schreibens ja nicht vor Rätsel stellen wollen, machen Sie aus einem Satz besser zwei oder auch drei.

• So nicht: “Wie telefonisch vereinbart, übersenden wir Ihnen hiermit Ihre Bestellung, Produkt A und Produkt B, und bitten Sie, den offenen Betrag in Höhe von 199,99 Euro bis zum 15. Juni 2014 auf unser Konto, Sparkasse Allgäu, BLZ 70150002, Kontonummer 493490, zu überweisen.”
• Aber so: “Vielen Dank für das nette Telefonat. Mit diesem Schreiben erhalten Sie die Produkte A und B. Bitte begleichen Sie die Rechnung in Höhe von 199,99 bis zum 15. Juni 2014. Unsere Bankverbindung lautet: Sparkasse Allgäu, BLZ 70150002, Kto. 493490.”

Übrigens hat dieses Vorgehen noch den großen Vorteil, dass Sie auf diese Weise auch kniffligen Kommafragen aus dem Weg gehen können. Je verschachtelter ein Satz ist, desto mehr Kommata müssen Sie setzen, um ihn zu gliedern. Und da kann sich schnell ein Fehler einschleichen. Je kürzer hingegen ein Satz ist, desto einfacher wird auch die Kommasetzung.

2. Weg mit den Vorreitern in “dass”-Konstruktionen

Sogenannte Vorreiter machen ein Anschreiben bürokratisch und langatmig – und außerdem sind sie in der Regel inhaltlich überflüssig. In der modernen Korrespondenz werden solche Vorreiter daher meist ersatzlos gestrichen. Die Folge: schnelle, direkte Einstiege in Ihr Schreiben, mit denen Sie sofort auf den Punkt kommen.

• So nicht: “Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass wir Ihre Bestellung heute versendet haben.”
• Aber so: “Wir haben Ihre Bestellung heute versendet.”

3. Aktive Formulierung statt unpersönliches Passiv

Passiv-Konstruktionen wirken unpersönlich und distanziert. Der Empfänger des Briefes fühlt sich nicht direkt angesprochen. Außerdem ist das Passiv wunderbar geeignet, um Verantwortlichkeiten zu verschleiern oder ihnen ganz aus dem Weg zu gehen. Angenommen, Sie hören einen Satz wie “Das wird erledigt!”, vermuten Sie dann nicht auch, dass sich erst einmal gar nichts tut? Wählen Sie also statt dem Passiv eine aktive Formulierung, sagen Sie:

• So nicht: “Ihre Anfrage wurde an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Sobald Ihr Anliegen geklärt wurde, wird mit Ihnen Kontakt aufgenommen werden.”
• Aber so: “Wir haben Ihre Anfrage umgehend an unsere Vertriebsabteilung weitergeleitet. Herr Meierhofer ruft Sie innerhalb von 24 Stunden zurück. Sollten Sie in der Zwischenzeit weitere Fragen haben, wenden Sie sich bitte direkt an ihn. Sie erreichen Herrn Meierhofer unter 0821 434909-15.”

4. Verben statt Substantivierungen für eine aktive Formulierung

Achtung: Hier wiehert der Amtsschimmel. Denn in Behörden und Ämtern ist der sogenannte Nominalstil, also die Verwendung von Substantivierungen, besonders beliebt. Besonders Substantive mit den Endungen -heit, -keit und -ung lassen Ihr Anschreiben steif und künstlich klingen.

• So nicht: “Nach der Lieferverzögerung von einer Woche erfolgt die Auslieferung Ihrer Bestellung am 15. Juni 2014.”
• Aber so: “Bitte entschuldigen Sie die verspätete Lieferung. Sie erhalten die bestellten Produkte spätestens am 15. Juni 2014.”

Tipp: Eine Substantivierung lässt sich sehr leicht in eine aktive Formulierung umwandeln. In einer Substantivierung steckt immer ein Verb:

• Verzögerung: sich verzögern
• Auslieferung: ausliefern

Nehmen Sie dieses Verb als Ausgangspunkt, um Ihren Satz neu zu formulieren.

5. Partizip-Konstruktionen

Ähnliches gilt auch für Partizipien wie “Bezug nehmend”, “dankend”, “ergänzend” und so weiter. Mit diesen Formulierungen ziehen Sie Ihren Brief oder Ihre E-Mail unnötig in die Länge – meist ohne eine inhaltliche Aussage. Auch Partizipien sind ein typisches Kennzeichen des Bürokratendeutschs.

• So nicht: “Wir haben Ihr an uns adressiertes Schreiben dankend erhalten und können die angeführten Einwände gut verstehen.”
• Aber so: “Vielen Dank für Ihren Brief. Ihre Einwände verstehen wir gut.”

Weitere Negativ- und Positiv-Beispiele

• Passiv: “Es wurde beschlossen, die Anwendung des neuen Vorgehens bereits im kommenden Monat zu implementieren.”
• Besser: Die Geschäftsführung hat beschlossen, das neue Vorgehen bereits im kommenden Monat umzusetzen.
• Warum? Es wird deutlich, WER etwas tut. Außerdem lässt sich so vermeiden, Wörter mit “ung”-Endungen zu verwenden.

• Passiv: “Zum 1. Januar 2012 wird Peter Müller zum Prokuristen der von Hans Schäfer geleiteten Geschäftsführung der Spitze GmbH ernannt.”
• Besser: Am 1.1.2012 ernennt die Spitze GmbH Peter Müller zum Prokuristen. Hans Schäfer leitet weiterhin die Geschäftsführung.
• Warum? Es wird deutlich, WER etwas tut. Außerdem lässt sich so vermeiden, Wörter mit “ung”-Endungen zu verwenden.

• Passiv: “Pakete und Päckchen werden auch am 18. Dezember ‐ dem Sonntag vor Heiligabend ‐ bundesweit wie an einem regulären Werktag zugestellt.”
• Besser: Die Post stellt Pakete und Päckchen auch am 18. Dezember zu. Dieser Sonntag vor Heiligabend gilt bundesweit als regulärer Werktag.
• Warum? Es wird deutlich, WER etwas tut. Außerdem ist diese Nachricht sehr positiv – daher sollte betont werden, wer dafür verantwortlich ist. Gleiches gilt beispielsweise für “Wir erstatten die Fahrtkosten.”