Ein Angebot absagen – klar, aber höflich

Zugegeben, das ist eine unangenehme Situation. Sie haben bei einem Lieferanten oder Dienstleister angefragt und müssen nun sein Angebot absagen. Natürlich wollen Sie das Ablehnungsschreiben freundlich gestalten – gerade, wenn Sie eine Absage an einen Geschäftspartner formulieren, mit dem Sie gute Erfahrungen gemacht haben und mit dem Sie in Zukunft weiter zusammenarbeiten wollen.

Trotzdem muss Ihr Ablehnungsschreiben kurz und aussagekräftig bleiben. Sonst investieren Sie Zeit in einen Vorgang, der schon längst abgeschlossen ist. Zudem riskieren Sie, dass der Anbieter bei Ihnen anruft und nach dem Grund fragt. Die Kunst besteht also darin, dass Sie das Angebot in freundlichem Ton ablehnen, aber trotzdem keinen Raum für Missverständnisse lassen. Nutzen Sie eines unserer Angebotsabsage-Muster! Damit antworten Sie präzise, knapp und sachlich auf ein Angebot. Schreiben Sie die Ablehnung bereits in die Betreffzeile, dann weiß der Empfänger gleich, woran er ist.

Angebot ablehnen so schnell wie möglich

Wer ein Angebot abgibt, möchte natürlich früher oder später wissen, was daraus geworden ist. Schließlich gilt es, Kapazitäten zu planen und eventuell Material zu ordern. Deshalb ist es nur fair, wenn Sie dem Geschäftspartner schnellstmöglich mitteilen, dass Sie sein Angebot ablehnen. Wenn sich der Entscheidungsprozess in Ihrem Hause noch etwas hinzieht, dann schreiben Sie einen Zwischenbescheid zum Angebot. Damit verhindern Sie Nachfragen per Telefon, die dann wiederum Ihre Zeit kosten.

Extratipp: Legen Sie sich nicht nur die Angebote, die Sie verschicken, in die Wiedervorlagemappe zum Nachfassen. Auch Angebote, die Sie von außen einholen, sollten Sie im Auge behalten. Fragen Sie bei schwebenden Vorgängen regelmäßig nach, was Stand der Dinge ist. Dann können Sie auf jede Frage kompetent antworten.

Nennen Sie die Gründe für die Absage

Zu teuer, zu spät, kein Interesse, kein Bedarf – die Gründe für die Ablehnung eines Angebots können vielfältig sein. Egal, was bei Ihnen der Grund ist, erläutern Sie immer kurz, warum das Angebot, das Sie ablehnen, nicht auf Gegenliebe gestoßen ist. Damit ersparen Sie sich – wie oben gezeigt – Nachfragen. Außerdem weiß der Dienstleister oder Lieferant dann auch immer gleich, an welchen Stellen sein Angebot nicht der Nachfrage und dem Markt entspricht. Liegt es am Preis oder am Service? Hat die Konkurrenz bessere Lieferbedingungen? Nur wenn ein Unternehmen die Gründe für eine Absage erfährt, kann es sein Angebot verbessern und seine Chancen steigern, dass Sie die nächste Offerte nicht mehr ablehnen.

Kurz und bündig ein Angebot ablehnen: Muster Angebotsabsage

Die meisten Assistentinnen sind wie selbstverständlich immer bemüht, “nette” Briefe zu schreiben – sogar, wenn sie Absagen formulieren. Aber wie schreibt man eine “nette” Absage für ein Angebot? Der Inhalt ist und bleibt ja immer negativ. Bevor Sie sich den Kopf zerbrechen, wie Sie Ihre Ablehnung möglichst positiv verpacken, machen Sie sich eines klar: Angebot und Absage sind ganz normale Vorgänge im Geschäftsleben. Es ist selbstverständlich, dass Ihr Unternehmen mehrere Angebote einholt, um sich dann für eines zu entscheiden. Die logische Konsequenz ist, dass Sie alle anderen Angebote ablehnen müssen. Jeder Lieferant und jeder Dienstleister ist sich darüber im Klaren, dass er in der Regel nicht der einzige Angefragte ist. Es ist eine Frage der Professionalität, dass ein Unternehmer Absagen nicht persönlich nimmt. Daher ist es manchmal ganz sinnvoll, sich von der Nettigkeit etwas zu verabschieden und stattdessen sachlich-freundlich zu sein. Wenn Sie ein Angebot ablehnen, formulieren Sie Ihre Absage z. B. nach diesem Muster höflich, aber kurz und knapp:

Ihr Angebot lehnen wir ab

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihr Angebot vom 9. November und die uns übersandten Muster.

Nach sorgfältiger Prüfung sind wir jedoch leider zu dem Ergebnis gekommen, dass wir von Ihrem Angebot keinen Gebrauch machen möchten. Aufgrund der günstigeren Konditionen haben wir uns für einen anderen Anbieter entschieden.

Wir senden Ihre Muster mit separater Post zurück.

Mit freundlichen Grüßen

Mit einer solchen Absage, die ebenso deutlich wie freundlich ist, kann jeder Dienstleister oder Lieferant etwas anfangen:

Der Betreff sagt gleich vorweg klar und deutlich, dass Sie das Angebot ablehnen.
Am Anfang des Schreibens steht die Bezugnahme auf das Angebot und – ganz wichtig – ein Dankeschön. Damit zeigen Sie Respekt und Ihre Wertschätzung für den Aufwand, den das Unternehmen mit dem Angebot hatte.
Mit dem nächsten Satz geben Sie zu verstehen, dass Ihr Unternehmen sich mit dem Angebot beschäftigt hat und Sie es nicht leichtfertig ablehnen.
Der Grund für die Ablehnung wird benannt. So kann der Empfänger nachvollziehen, warum sich Ihr Unternehmen gegen seine Offerte und für einen anderen Anbieter entschieden hat.
Die Rücksendung von eingesandten Mustern ist bei der Ablehnung eines Angebots eine Selbstverständlichkeit.

Angebot absagen: Muster Ablehnungsschreiben mit Bitte um Nachbesserung

Die Ablehnung eines Angebots muss nicht endgültig sein. Oft gleicht der Kreislauf aus Angebot und Nachfrage einem Pokerspiel – jeder versucht, aus dem vorhandenen Blatt das Beste zu machen. Deshalb kann es durchaus vorkommen, dass Sie im Auftrag Ihres Chefs ein Angebot ablehnen müssen, aber gleichzeitig zur Nachbesserung auffordern sollen. Besonders naheliegend ist das, wenn Sie eine Absage an einen Geschäftspartner formulieren, mit dem Sie in der Vergangenheit gut zusammengearbeitet haben. Auch wenn er Ihr Unternehmen einmal nicht überzeugt hat, lohnt es sich, ein Signal für eine Fortsetzung der Geschäftsbeziehung zu setzen. Orientieren Sie sich mit Ihrem Ablehnungsschreiben z. B. an folgendem Text:

Ihr Angebot lehnen wir hiermit ab und bitten um Nachkalkulation.

Sehr geehrter Herr Rahn,

vielen Dank für Ihr Angebot vom 9. November über die Lieferung von 26 Computern mit Flachbildschirmen.

Ein Angebotsvergleich hat ergeben, dass ein Anbieter Ihren Preis deutlich unterbietet. Und dies bei vergleichbarer Qualität der Ware. Außerdem garantiert uns der Anbieter für zwei Jahre einen 24-Stunden-vor-Ort-Service zu einem sehr günstigen Preis.

Da wir in den letzten Jahren erfolgreich und partnerschaftlich mit Ihnen zusammengearbeitet haben, möchten wir Ihnen hiermit die Gelegenheit geben, Ihr Angebot neu zu kalkulieren.

Zusätzlich erweitern wir unsere Anfrage auf 30 Geräte. Liefertermin ist nach wie vor die 6. Kalenderwoche. Die Lieferung erfolgt frei Haus. Das neue Angebot benötigen wir bis zum 15. Februar.

Sollten wir bis dahin nichts von Ihnen hören, lehnen wir Ihr Angebot vom 9. November hiermit bereits ab.

Es wäre schön, wenn es doch zu einer Zusammenarbeit käme.

Freundliche Grüße

Diese vorläufige Absage eröffnet die Möglichkeit, dass die Partner doch noch zum gegenseitigen Vorteil zusammenkommen:

Aus dem Betreff geht wieder direkt hervor, dass Sie das ursprüngliche Angebot ablehnen. Gleichzeitig zeigen Sie bereits hier die Möglichkeit zur Nachkalkulation auf. Das ist wichtig, damit der Empfänger das Schreiben nicht einfach beiseite legt in der Annahme, dass es sich um eine endgültige Absage handelt.
Die Bezugnahme und der Dank für die Erstellung des Angebots sollten auch hier nicht fehlen.
Im nächsten Absatz werden klar die Gründe genannt, warum das Angebot, das ein anderer Dienstleister oder Lieferant gemacht hat, für Ihr Unternehmen attraktiver ist. Das muss nicht allein am Preis liegen. Auch zusätzliche Services oder die zu erwartende Qualität können Gründe sein, das Angebot eines Konkurrenten vorzuziehen.
Der Hinweis auf die bisherige Zusammenarbeit kann ein Anreiz für den Anbieter sein, dass er sein erstes Angebot überdenkt.
Für Ihr Unternehmen ergibt sich bei dieser zweiten Runde außerdem die Gelegenheit, die Anfrage zu aktualisieren. Denken Sie auf jeden Fall auch daran, die neue Frist für die Abgabe des Angebots zu nennen.
Sinnvoll ist, eine mögliche endgültige Ablehnung gleich zu kommunizieren. So müssen Sie sich nicht mehr mit der Absage beschäftigen, falls sich der Anbieter nicht vor Ablauf der Frist meldet.
Der letzte Satz unterstreicht, dass Ihrem Unternehmen trotz der Absage daran gelegen ist, die guten Beziehungen fortzusetzen.