Immer wieder kommt es in Ihrem beruflichen Alltag vor, dass Sie Angebote und Aufträge schriftlich bestätigen müssen. Zwar ist ein Vertrag in der Regel auch dann bindend, wenn er mündlich geschlossen wurde, doch die Beweislast liegt in solch einem Fall immer bei Ihnen. Bestreitet der Vertragspartner die Absprache, haben Sie häufig nur eine geringe Chance, diese tatsächlich zu beweisen. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern kann auch mit finanziellen Verlusten für Ihr Unternehmen verbunden sein. Zum Beispiel dann, wenn ein Kunde nach Auftragserfüllung sagt, er hätte die von Ihnen durchgeführte Leistung nicht in Auftrag gegeben oder das zu zahlende Honorar, das auf einer Rechnung angegeben ist, entspricht nicht der Absprache.
Die schriftliche Bestätigung von Angeboten und Aufträgen bietet darum eine gute und rechtlich sichere Option.
Angebote schriftlich bestätigen: Vorteile
Auch, wenn sich Kunden telefonisch oder persönlich an Sie wenden und die Details eines neu erteilten Auftrages zunächst mündlich abgesprochen werden, sollte im Nachgang grundsätzlich eine schriftliche Auftragsbestätigung erfolgen. Diese kann dem Kunden auf dem Postweg oder per E-Mail zugestellt werden. Diese schriftliche Bestätigung hat verschiedene Vorteile:
- Missverständnissen vorbeugen: Wurde ein Auftrag oder ein Angebot telefonisch oder im persönlichen Gespräch erteilt, bietet die schriftliche Bestätigung Ihnen sowie dem Kunden die Möglichkeit, noch einmal über das Angebot oder den Auftrag zu schauen und eventuell aufgetretene Fehler zu korrigieren.
- Allgemeine Geschäftsbedingungen deutlich machen: Sie vermeiden, dass es zu Unstimmigkeiten kommt, indem Sie Ihr Zahlungsziel und andere Geschäftsbedingungen in schriftlicher Form mitteilen.
- Schnellere Zahlung: Hinsichtlich des Honorars bleiben keine Fragen mehr offen. Sie können die Rechnung also unmittelbar nach der Leistungserbringung stellen und müsse nicht mit Nachfragen rechnen.
Um alle für den Auftrag oder das Angebot relevanten Punkte in diese schriftliche Bestätigung aufzunehmen, hilft es Ihnen, wenn Sie die wichtigsten Aspekte während Ihres Gespräches mit dem Kunden protokollartig festhalten.
Auf den Inhalt der Bestätigung achten
Damit Ihre Bestätigung nicht lückenhaft ist, empfiehlt es sich, jedes dieser Schreiben gleich aufzubauen.
Wichtige Inhalte einer Bestätigung sind:
- Der richtige Adressat: Geben Sie neben der Adresse immer auch den Firmennamen und den Namen Ihres Ansprechpartners an. Diesen sollten Sie im Schreiben auch persönlich ansprechen und stattdessen auf allgemeine Klauseln wie „Sehr geehrte Damen und Herren“, verzichten.
- Der korrekte Betreff: Damit sofort ersichtlich ist, um was es in dem Schreiben geht, sollten Sie immer einen deutlichen Betreff wie etwa „Auftragsbestätigung“ oder „Angebot“ wählen.
- Ein deutlicher Inhalt: Geben Sie in Ihrer schriftlichen Bestätigung die Details zum Auftrag oder zum Angebot möglichst detailliert an. Je weniger Raum für Interpretationen dabei bleibt, desto unmissverständlicher ist das Schreiben. Hat Ihr Vertragspartner Fragen, wird er sich an Sie wenden.
Ein Hinweis: Vergessen Sie nicht, einen genauen Termin für eine Lieferung anzugeben und nennen Sie in jedem Fall den vereinbarten Preis.
Rückbestätigung ja oder nein?
In der Regel ist es nicht erforderlich, dass Ihr Vertragspartner die Inhalte des Schreibens noch einmal bestätigt, da er diese schon zuvor bereits mündlich mit Ihnen festgelegt hat. Doch wenn Sie ganz sicher gehen möchten, können Sie den Kunden um die Rücksendung der unterschriebenen Bestätigung bitten. Hängen Sie der Einfachheit halber ein Faxformular an, das der Kunde mit seiner Signatur an Sie zurücksenden kann oder leiten Sie ihm das Original und eine Kopie der Bestätigung weiter. So kann er die Kopie unterschrieben an Sie zurückschicken.
Neben diesen Inhalten ist es bedeutsam, dass Ihre Auftragsbestätigung die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben für Geschäftsbriefe enthält. Dazu zählen beispielsweise die Handelsregisternummer oder das zuständige Amtsgericht.
Keine inhaltlichen Neuerungen vornehmen
Beachten Sie, dass Ihre Angebots- und Ihre Auftragsbestätigung tatsächlich nicht von dem abweicht, was mündlich vereinbart wurde. Ansonsten handelt es sich formell um ein neues Vertragsangebot. Dieses müsste der Kunde dann in jedem Fall unterschreiben, damit es wirklich gültig ist. Macht er dies nicht und Ihre Firma beginnt bereits damit, einen Auftrag umzusetzen, besteht die Gefahr, das die Rechnung nicht beglichen wird.
