Wie werden Anlagen im geschäftlichen Brief aufgeführt?

Sie möchten einen Brief mit Anlagen verschicken? Dann sollten Sie sicherstellen, dass der Empfänger oder die Empfängerin das beigelegte Material zur Kenntnis nimmt und sich schnell einen Überblick verschaffen kann. Weisen Sie in Ihrem Schreiben auf die Anlagen hin – mit einem Anlagenvermerk am Ende, einer ansprechenden Formulierung im Brieftext oder auch beidem. Wie Sie Anlagen korrekt, lesefreundlich und zeitgemäß aufführen, erläutern wir in diesem Beitrag. Wir geben Ihnen hilfreiche Tipps aus der Korrespondenzpraxis und stellen außerdem die Regeln der DIN 5008 zur Position des Anlagenvermerks vor. Dazu gibt es viele Beispiele und Muster für Ihre Formulierungen.

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• Wo steht der Anlagenvermerk im Geschäftsbrief nach DIN 5008?
• Wie sollte der Anlagenvermerk aussehen?
• Mit welcher Formulierung weise ich im Text des Briefs auf eine Anlage hin?
• Wann sollte der Anlagenvermerk entfallen?
• Ist es sinnvoll, Anlagen im Brief zu nummerieren?

Der Anlagenvermerk

Im Geschäftsbrief wird üblicherweise der Anlagenvermerk verwendet, um den Empfänger bzw. die Empfängerin auf Anlagen aufmerksam zu machen. Sie setzen das Wort „Anlage“ oder „Anlagen“ unter Ihr Schreiben und ergänzen gegebenenfalls eine Auflistung des mitgeschickten Materials. Viele Schreibende meinen, die Verwendung des Anlagenvermerks sei vollständig in der DIN 5008 geregelt. Aber das stimmt nicht. Die Norm legt lediglich fest, wo der Anlagenvermerk stehen soll. Darüber hinaus macht sie kaum Vorgaben zu den Anlagen im Geschäftsbrief.

Wo steht der Anlagenvermerk nach DIN 5008 im Geschäftsbrief?

Im Geschäftsbrief steht der Anlagenvermerk unter der maschinenschriftlichen Namensnennung der unterzeichnenden Person. Zur genauen Position des Anlagenvermerks macht die DIN 5008 klare Vorgaben: Lassen Sie zwischen Namenswiedergabe und dem Wort „Anlage“ bzw. „Anlagen“ eine Leerzeile Abstand. Das Beispiel zeigt, wie’s geht:

Sie verzichten lieber auf die Wiederholung des Namens in Computerschrift am Ende Ihres Briefs? Dann sollten Sie laut DIN 5008 mehr Platz lassen: Der Anlagenvermerk steht mit mindestens drei Leerzeilen Abstand unter der Grußformel bzw. der Unternehmensbezeichnung. Orientieren Sie sich an folgendem Beispiel:

Um Platz zu sparen, kann es sinnvoll sein, den Anlagenvermerk rechts neben die Grußformel zu setzen, mit 125 mm Abstand zum linken Blattrand. Nutzen Sie diese Variante? Dann beachten Sie auch hierbei die Vorgabe der DIN 5008: Lassen Sie über dem Wort „Anlage“ bzw. „Anlagen“ eine Zeile Abstand zum Text Ihres Briefs. Folgendes Muster zeigt die DIN-gerechte Position des Anlagenvermerks:

Wie sollte der Anlagenvermerk aussehen?

Bei der Frage, wie der Anlagenvermerk aussehen sollte, hilft die DIN 5008 kaum weiter, denn sie macht nur wenige Vorgaben dazu. Orientieren Sie sich daher an dem, was sich in der Korrespondenzpraxis bewährt hat und allgemein gebräuchlich ist. Grundsätzlich haben Sie für die Gestaltung des Anlagenvermerks zwei Möglichkeiten, auf die wir im Folgenden näher eingehen:

1. Sie listen die Anlagen unter dem Wort „Anlage“ bzw. „Anlagen“ detailliert auf.
2. Sie setzen lediglich das Wort „Anlage“ bzw. „Anlagen“ unter Ihren Brief.

Egal, welche Variante Sie wählen, achten Sie auf jeden Fall darauf, die passende Zahlform des Wortes Anlage zu verwenden: Fügen Sie nur ein Dokument bei, schreiben Sie „Anlage“, sind es mehrere, schreiben Sie „Anlagen“.

Variante 1: Der ausführliche Anlagenvermerk als Liste

Wenn Sie die Anlagen nicht oder nicht vollständig im Text Ihres Geschäftsbriefs nennen, sollten Sie sie im Anlagenvermerk detailliert auflisten. Nur so können Ihre Leserinnen und Leser nachvollziehen, welche Dokumente beigelegt sein sollen und ob sie alles erhalten haben. Das betrifft übrigens nicht nur die Person, die den Brief öffnet. Wenn Ihr Schreiben mitsamt den Anlagen intern weitergereicht wird, sollten alle anderen ebenfalls die Möglichkeit haben, die Anlagen auf Vollständigkeit zu kontrollieren.

Ein großer Vorteil des ausführlichen Anlagenvermerks: Man kann alle Anlagen zum Brief mit einem Blick erfassen. Mit der Auflistung der Anlagen gestalten Sie Ihren Geschäftsbrief also besonders lesefreundlich. Und auch für Sie selbst ist die Liste praktisch: Sie können damit leicht prüfen, ob Sie alle Dokumente in den Umschlag gelegt haben.

Damit der Anlagenvermerk gleich ins Auge fällt, ist es sinnvoll, das Wort „Anlagen“ zu fetten. So setzt es sich auch von der nachfolgenden Liste ab und hat die Funktion einer Überschrift. Andere Hervorhebungen, wie farbige oder kursive Schrift, sollten Sie nicht verwenden. Zur Fettung des Wortes „Anlagen“ äußert sich übrigens auch die DIN 5008: Die Hervorhebung ist laut Norm ausdrücklich erlaubt.

Extratipp: Verzichten Sie darauf, nach dem Wort „Anlage“ bzw. „Anlagen“ einen Doppelpunkt zu setzen. Das ist in der Geschäftskorrespondenz unüblich und, wenn Sie das Wort durch Fettung hervorheben, auch nicht notwendig.

Wie Sie den ausführlichen Anlagenvermerk optimal gestalten, zeigt dieses Beispiel:

Wenn Sie mehrere Anlagen derselben Art beifügen, können Sie sie auch zusammenfassen und dann jeweils die Anzahl nennen. So sparen Sie Platz, wie dieses Beispiel zeigt:

Auch dem Wort „Anlagen“ können Sie die Zahl der Dokumente hinzufügen:

Wichtig: Wenn Sie sich für die ausführliche Variante des Anlagenvermerks entscheiden, sollten Sie alle Anlagen vollständig aufführen. Für den Empfänger bzw. die Empfängerin wäre es verwirrend, einige der Dokumente aus dem Umschlag im Anlagenvermerk wiederzufinden und andere nicht.

Variante 2: Der kurze Anlagenvermerk

Kündigen Sie alle Anlagen bereits im Text Ihres Briefs an, können Sie den Anlagenvermerk kürzer fassen. Sie setzen dann nur das Wort „Anlage“ bzw. „Anlagen“ ans Ende. Geben Sie in diesem Fall auch an, wie viele Dokumente beigelegt sind, damit die Empfängerin bzw. der Empfänger auf einen Blick prüfen kann, ob alles angekommen ist. Auch in dieser Variante können Sie den Anlagenvermerk in Fettschrift setzen, um ihn hervorzuheben. Schreiben Sie also z. B.:

„Bitte beachten Sie die Anlagen“: Zeitgemäße Formulierungen für den Brieftext

Zusätzlich zum Anlagenvermerk können Sie die Anlagen im Text Ihres Geschäftsbriefs aufführen. Aber Vorsicht! Viele Schreibende verfallen dabei in veraltete Floskeln. Sicher kennen Sie diese typischen Formulierungen:

Mal ehrlich: Würden Sie sich davon angesprochen fühlen? Zeitgemäße und stilsichere Korrespondenz sieht anders aus. Machen Sie es besser: Verzichten Sie auf veraltetes Papierdeutsch und weisen Sie Ihre Leserinnen und Leser mit freundlichen, modernen Formulierungen auf Anlagen zum Brief hin. Je nach Anlass Ihres Schreibens kann dafür ein bisschen Kreativität gefragt sein. Inspiration bieten die folgenden Beispiele:

Wann sollte der Anlagenvermerk entfallen?

Der Anlagenvermerk ist ein fester Bestandteil der professionellen Korrespondenz. Er ist ja auch einfach praktisch: Der kurze, auffällige Hinweis am Ende des Geschäftsbriefs teilt dem Leser oder der Leserin auf den ersten Blick mit, ob eine oder mehrere Anlagen beigefügt sind. In manchen Briefen kann er aber auch unpassend sein – dann nämlich, wenn Ihr Schreiben einen eher persönlichen Charakter hat. Verfassen Sie z. B. im Namen Ihres Chefs oder Ihrer Chefin eine Eventeinladung an einen geschätzten Geschäftspartner? Dann wirkt es unangemessen bürokratisch, auf die beigelegte Antwortkarte mit einem Anlagenvermerk hinzuweisen. Schreiben Sie lieber im Text:

Auch in Glückwunsch- oder Kondolenzschreiben und ähnlichen Geschäftsbriefen zu besonderen Anlässen sollten Sie auf die Anlagen ausschließlich mit einer persönlichen Formulierung hinweisen und den Anlagenvermerk weglassen.

Ist es sinnvoll, Anlagen zu nummerieren?

Es ist nicht notwendig, dass Sie die Anlagen zum Brief nummerieren, vor allem wenn Sie den ausführlichen Anlagenvermerk verwenden. Sortieren Sie die beigelegten Materialien in derselben Reihenfolge, wie sie im Anschreiben genannt sind. Dann findet sich der Empfänger oder die Empfängerin auch ohne Nummerierung leicht zurecht.

Wichtig: Sollten Sie sich dennoch für eine Nummerierung der Anlagen zum Brief entscheiden, markieren Sie auch die beigefügten Dokumente gut erkennbar mit den im Anschreiben genannten Nummern. Nur so kann die Leserin bzw. der Leser alles richtig zuordnen.

Für den professionellen Eindruck: Anlagen lesefreundlich und korrekt vermerken

Der Anlagenvermerk ist das übliche Mittel, um Empfängerinnen und Empfänger auf Anlagen zum Geschäftsbrief hinzuweisen. Zusätzlich können Sie die Anlagen im Text Ihres Briefs nennen. Manchmal kann es aber auch besser sein, auf den Anlagenvermerk zu verzichten und nur einen freundlichen Hinweis im Text zu platzieren. Das hängt vom Anlass Ihres Schreibens ab. Wichtig ist in jedem Fall, dass Sie modern und ansprechend formulieren und sich an die Korrespondenzregeln der DIN 5008 halten. So helfen Sie dem Empfänger bzw. der Empfängerin, Ihr Schreiben und die Anlagen schnell zu bearbeiten, und hinterlassen mit Ihrer Korrespondenz einen professionellen Eindruck.