Wenn Ihnen der Name des Empfängers bekannt ist, benutzen Sie ihn auf jeden Fall in der Anrede. Achten Sie unbedingt auf korrekte Schreibweise – bei Unsicherheiten fragen Sie lieber noch einmal vorher nach. Ein falsch geschriebener Name ist immer eine ungünstige Voraussetzung für eine angestrebte Geschäftsbeziehung.
Für den Fall, dass Sie keinen konkreten Ansprechpartner haben, verwenden Sie die Formulierung “Sehr geehrte Damen und Herren,” – auch wenn Sie sich fast (!) sicher sind, dass keine Frauen bzw. Männer in dem Unternehmen beschäftigt sind. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob der Adressat ein Mann oder eine Frau ist (weil Sie den Vornamen nicht eindeutig einem Geschlecht zuordnen können – z. B. weil es sich um einen ausländischen oder abgekürzten Namen handelt), schreiben sie “Sehr geehrte Frau Schuster oder sehr geehrter Herr Schuster,”.
Je nach Progressivität Ihrer Unternehmenskultur können Sie auch über Varianten wie “Guten Tag, sehr geehrter Herr Klein,” , “Guten Tag, Herr Klein,” oder (bei Vertrautheit) “Guten Tag, lieber Herr Klein,” bzw. “Lieber Herr Klein,” anstelle des klassischen “Sehr geehrter Herr Klein,” nachdenken. Verwenden Sie diese Anreden aber nur, wenn Sie sich absolut sicher sein können, dass sie der Situation angemessen sind. Möglich, aber schon sehr aus der Mode gekommen und eher bei Damen als bei Herren zu verwenden, ist die Formulierung “Sehr verehrte Frau Groß,”.
Sollen mehrere Personen angesprochen werden, nennen Sie die ranghöchste Person zuerst. Bei gleichrangigen Personen wird als erstes die Dame angesprochen. In der Regel erfolgt die Anrede von zwei Personen in einer Zeile:
Sehr geehrte Frau Groß, sehr geehrter Herr Klein,
Bei Doppelnamen und langen Namen empfiehlt sich einer harmonischeren Optik wegen die Verteilung auf zwei Zeilen:
Sehr geehrte Frau Groß-Weißenheim,
sehr geehrter Herr Hollenkamp,
Titelträger legen oftmals großen Wert auf die Nennung Ihres Titels – zumindest in schriftlicher Korrespondenz. Unterschlagen Sie also keine Titel und schreiben Sie diese unbedingt korrekt. Hier einige Beispiele:
- Der Doktortitel wird abgekürzt:
Sehr geehrter Herr Dr. Weiß,
Sehr geehrte Frau Dr. Schwarz, - Der Professorentitel wird ausgeschrieben und “überlagert” einen zugehörigen Doktortitel:
Sehr geehrter Herr Professor Sandmann,
Sehr geehrte Frau Professor (oder wahlweise: Professorin) Steinfeld, - Adelstitel werden grundsätzlich ohne den Zusatz “Herr/Frau” genannt oder in der schriftlichen Anrede weggelassen:
Sehr geehrter Graf von Meiersheim,
Sehr geehrte Gräfin von Weilersbach,
oder
Sehr geehrter Herr von Meiersheim,
Sehr geehrte Frau von Weilersbach,
Erkundigen Sie sich im Zweifelsfall in einschlägiger Literatur zur genauen Verwendung von einzelnen Adelstiteln. - Amtsinhaber werden entweder nur mit Namen oder mit der Amtsbezeichnung angeredet (bei Ministertiteln ist der Zusatz “Minister” wahlweise):
Sehr geehrter Herr (Minister) Esters,
Sehr geehrte Frau Ministerin,
Sehr geehrte Frau Oberbürgermeisterin,
Sehr geehrter Herr Oberbürgermeister,
Sonderregelungen gelten für kirchliche Titel und Personen des diplomatischen Korps. Schlagen Sie auch hier im Zweifelsfall in speziellen Büchern die richtige Anrede für Anschrift sowie schriftliche und mündliche Anrede nach. - Akademische Diplome können zwar in der Anschrift genannt werden, entfallen aber in der Anrede. Bei Ingenieuren mit Doktortitel (Dr.-Ing.) oder Professorentitel (Prof. Dr.-Ing.) unterdrückt der höhere Titel den rangniedrigeren:
Dipl.-Ing. Meier wird angeschrieben mit:
Sehr geehrter Herr Meier,
Dr.-Ing. Müller wird angeschrieben mit:
Sehr geehrter Herr Dr. Müller,
Prof. Dr.-Ing. Schulze wird angeschrieben mit:
Sehr geehrter Herr Professor Schulze,
