Anrede und Grußformel sind wesentliche Elemente aller Ihrer Anschreiben, die viel über Ihr Verhältnis zum Empfänger aussagen. “Sehr geehrter Herr” oder “Sehr geehrte Frau” ist wohl die häufigste Anrede in der geschäftlichen Korrespondenz – aber nicht die einzige. Welche Formulierungen sind zeitgemäß? Welche zu salopp oder zu steif? Und mit welcher Grußformel wirken Ihre Briefe seriös und gleichzeitig modern? “Guten Tag” ist beispielsweise nicht unhöflich. Unser Tipp: Bringen Sie bei Anrede und Grußformel ein wenig Abwechslung in Ihre Geschäftspost.
Die Anrede
Wenn Ihnen der Name des Empfängers bekannt ist, benutzen Sie ihn auf jeden Fall in der Anrede. Achten Sie unbedingt auf eine korrekte Schreibweise. Wenn Sie nicht sicher sind, fragen Sie lieber noch einmal nach. Ein falsch geschriebener Name ist eine schlechte Voraussetzung für eine angestrebte Geschäftsbeziehung.
Für den Fall, dass Sie keinen konkreten Ansprechpartner haben, verwenden Sie die Formulierung “Sehr geehrte Damen und Herren” – auch wenn Sie sich fast (!) sicher sind, dass keine Frauen oder Männer in dem Unternehmen beschäftigt sind. Wenn Sie nicht wissen, ob der Adressat ein Mann oder eine Frau ist, zum Beispiel weil es sich um einen ausländischen oder abgekürzten Namen handelt, schreiben Sie: “Sehr geehrte Frau Schuster oder sehr geehrter Herr Schuster”.
Variieren Sie Anrede und Grußformel
Je nach Unternehmenskultur können Sie auch Varianten wie “Guten Tag, sehr geehrter Herr Klein”, “Guten Tag, Herr Klein” oder bei Vertrautheit “Guten Tag, lieber Herr Klein” und “Lieber Herr Klein” anstelle des klassischen “Sehr geehrter Herr Klein” verwenden. Nutzen Sie diese Anreden aber nur, wenn Sie absolut sicher sein können, dass sie der Situation angemessen sind. Auch die Grußformel können Sie abwandeln, dazu später mehr.
Möglich, aber schon ein wenig aus der Mode gekommen und eher bei Damen als bei Herren zu verwenden, ist die Formulierung “Sehr verehrte Frau Groß”. Nennen Sie immer die ranghöchste Person zuerst. Bei gleichrangigen Personen wird die Dame als erste angesprochen. In der Regel erfolgt die Anrede von zwei Personen in einer Zeile: “Sehr geehrte Frau Groß, sehr geehrter Herr Klein”. Bei Doppelnamen und langen Namen verteilen Sie die Anrede aber besser auf zwei Zeilen.
Der Titel
Titelträger legen oftmals großen Wert auf die Nennung ihres Titels – zumindest in der schriftlichen Korrespondenz. Unterschlagen Sie also keine Titel und schreiben Sie diese unbedingt korrekt. Hier einige Beispiele:
Der Doktortitel wird abgekürzt: “Sehr geehrter Herr Dr. Weiß”.
Der Professorentitel wird ausgeschrieben und “überlagert” einen zugehörigen Doktortitel: “Sehr geehrte Frau Professor” oder wahlweise “Sehr geehrte Professorin Steinfeld”.
Adelstitel werden grundsätzlich ohne den Zusatz “Herr/Frau” genannt oder in der schriftlichen Anrede weggelassen: “Sehr geehrte Gräfin von Weilersbach,” oder “Sehr geehrte Frau von Weilersbach”.
Amtsinhaber werden entweder nur mit Namen oder mit der Amtsbezeichnung angeredet. Bei Ministertiteln können Sie wahlweise den Zusatz “Minister” verwenden: “Sehr geehrter Herr (Minister) Esters”, “Sehr geehrte Frau Ministerin” oder “Sehr geehrte Frau Oberbürgermeisterin”.
Akademische Diplome können Sie zwar in der Anschrift nennen, bei der Anrede entfallen sie aber. Bei Ingenieuren mit Doktortitel (Dr.-Ing.) oder Professorentitel (Prof. Dr.-Ing.) unterdrückt der höhere Titel den rangniedrigeren. Dipl.-Ing. Meier schreiben Sie wie folgt an: “Sehr geehrter Herr Meier”. Dr.-Ing. Müller wird angeschrieben mit: “Sehr geehrter Herr Dr. Müller” und Prof. Dr.-Ing. Schulze mit: “Sehr geehrter Herr Professor Schulze”.
Die Grußformel
Bei der Grußformel können Sie kreativer werden als bei der Anrede, die stärkeren Konventionen unterliegt. Greifen Sie nicht aus falsch verstandener Höflichkeit auf verstaubte Formulierungen zurück, sondern verwenden Sie ruhig einmal eine modernere Grußformel in Ihren Geschäftsbriefen. Im Zweifelsfall liegen Sie mit den Formulierungen “Mit freundlichen Grüßen” oder “Mit freundlichem Gruß” immer richtig. Kürzen Sie diese jedoch auf gar keinen Fall ab. Denn wenn Sie schon einen ganzen Brief geschrieben haben, sollten Sie dem Empfänger auch noch so viel Höflichkeit entgegenbringen, den Gruß auszuschreiben.
Persönlich formulieren in Anrede und Grußformel
Die oben genannten Standardformulierungen der Grußformel empfinden die meisten Leser jedoch als distanziert und weniger höflich. Wir haben für Sie einige alternative Grußformeln zusammengestellt, die persönlicher und individueller sind:
- Mit freundlichen Grüßen aus München
- Mit herzlichen Grüßen aus Hamburg
- Freundliche Grüße nach Berlin
- Freundliche Grüße und ein schönes Wochenende
- Freundliche Grüße aus dem sonnigen Köln
- Mit weihnachtlichen Grüßen
- Mit sonnigen Grüßen
- Mit sommerlichen Grüßen
- Bis zu unserem Meeting in Hannover wünsche ich Ihnen alles Gute!
- Bis zum 18. August in Düsseldorf!
- Bis dahin alles Gute!
Egal für welche Formulierung Sie sich entscheiden: Achten Sie bei Ihrer Auswahl immer darauf, dass die Grußformel zur verwendeten Anrede passt.
