Sind Betreff und Teilbetreff im Brief für Sie nebensächliche Details? Dann sollten Sie Ihre Meinung überdenken! Die beiden Briefelemente haben gleich mehrere wichtige Funktionen. Ein klar und präzise formulierter Betreff und ein sinnvoll gesetzter Teilbetreff helfen der Leserin oder dem Leser, sich schnell einen Überblick zu verschaffen. Sie machen Ihre Schreiben also lesefreundlicher und erleichtern die Bearbeitung. Zudem kann der Betreff als Leseanreiz dienen – das ist gerade bei werblichen Geschäftsbriefen wichtig. Nicht zuletzt tragen korrekt formulierte Betreffzeilen und Teilbetreffe zur professionellen Wirkung Ihrer Korrespondenz bei. Sie sehen: Es ist durchaus sinnvoll, beim Schreiben eines Geschäftsbriefs über Betreff und Teilbetreff nachzudenken. Wir verraten Ihnen, wie Sie überzeugende Formulierungen finden und welche Regeln der DIN 5008 Sie beachten sollten. Dazu geben wir zahlreiche Beispiele.
Diese Themen und Fragen behandelt der Artikel
- Der Betreff nach DIN 5008
- Wo steht der Betreff im Brief?
- Vorsicht bei sensiblen Informationen im Betreff
- Der Teilbetreff nach DIN 5008
- So formulieren Sie einen überzeugenden Betreff
- Kreativ formulierte Betreffzeilen für erfolgreiche Werbebriefe
- So formulieren Sie einen hilfreichen Teilbetreff
Das sagt die DIN 5008
Laut DIN 5008 ist der Betreff eine stichwortartige Inhaltsangabe, die sich auf den gesamten Brief bezieht. Der Teilbetreff dagegen fasst nur den Inhalt eines Briefabschnitts stichwortartig zusammen.
Der Betreff nach DIN 5008
Der Betreff beginnt an der Fluchtlinie, steht also linksbündig. Er steht mit zwei Zeilen Abstand nach dem Informationsblock. Anschließend lassen Sie wiederum zwei Leerzeilen frei, dann folgt die Anrede.
Wichtig ist, dass laut DIN 5008 am Ende des Betreffs kein Punkt steht. Andere Satzschlusszeichen wie Frage- oder Ausrufezeichen erwähnt die Norm zwar nicht. Aber es spricht aus unserer Sicht nichts dagegen, sie zu setzen. Nützlich kann das in Geschäftsbriefen mit werblichem Charakter sein, etwa in einer Einladung oder bei der Vorstellung eines neuen Angebots. Wenn Sie den Betreff als Frage formulieren oder die Botschaft mit einem Ausrufezeichen unterstreichen, machen Sie den Leser bzw. die Leserin neugierig und motivieren zum Weiterlesen:
Suchen Sie eine effiziente Lösung für Ihre Produktion? Hier ist sie!
Besuchen Sie uns in unseren neuen Geschäftsräumen!
Extratipp: Egal ob mit oder ohne Satzzeichen am Ende, das erste Wort des Betreffs müssen Sie immer großschreiben.
Es ist nicht mehr üblich, das Wort „Betreff“ voranzustellen. Die DIN 5008 gibt Ihnen aber die Möglichkeit, die Betreffzeile optisch durch Fettung und/oder eine andere Schriftfarbe hervorzuheben. Die Fettschrift ist in der Korrespondenz allgemein üblich und auch sinnvoll. Machen Sie davon Gebrauch, damit der Betreff der Empfängerin oder dem Empfänger gleich ins Auge springt!
Einen sehr langen Betreff können Sie laut DIN 5008 sinngemäß auf mehrere Zeilen aufteilen. Wir empfehlen, dass Sie sich auf maximal zwei Zeilen beschränken, damit der Inhalt schnell zu erfassen ist. Einen dreizeiligen Betreff sollten Sie nur im Ausnahmefall setzen.
Vorsicht bei sensiblen Informationen im Betreff
Aufpassen sollten Sie, wenn Ihr Betreff vertrauliche Informationen enthält und Sie das Schreiben in einem Sichtfenster-Umschlag verschicken. Es passiert nicht selten, dass der Briefbogen während des Versands im Umschlag verrutscht. Der Betreff kann dann im Fenster sichtbar werden, und Sie geben unbeabsichtigt sensible Daten an Dritte preis. Die DIN 5008 hat einen guten Tipp, wie Sie das verhindern: Setzen Sie den Betreff einfach zusätzlich ein bis zwei Zeilen tiefer. Sie lassen dann also insgesamt drei bis vier Zeilen unter dem Informationsblock frei.
Der Teilbetreff nach DIN 5008
Der Teilbetreff beginnt wie der Betreff an der Fluchtlinie, steht also linksbündig. Anders als bei der Betreffzeile setzen Sie am Ende einen Schlusspunkt. Das ist wichtig, um den Teilbetreff vom folgenden Satz abzugrenzen, denn laut DIN 5008 geht der Fließtext Ihres Briefs direkt nach dem Teilbetreff in derselben Zeile weiter.
Auch den Teilbetreff können Sie nach DIN 5008 durch Fettschrift und/oder eine andere Schriftfarbe hervorheben. Machen Sie unbedingt von dieser Möglichkeit Gebrauch, damit er überhaupt vom Leser oder von der Leserin erkannt wird.
Das Beispiel zeigt die normgerechte Gestaltung des Teilbetreffs:
Lieferbedingungen. Wir liefern Ihre Bestellung frei Haus und in der Regel innerhalb einer Woche.
So formulieren Sie einen überzeugenden Betreff
Damit Ihre Betreffzeile auf den ersten Blick überzeugt und ihren Zweck erfüllt, muss sie nicht nur den formalen Regeln der DIN 5008 entsprechen, sondern auch zielgerichtet und professionell formuliert sein.
Was sollte im Betreff stehen?
Bevor Sie den Betreff formulieren, überlegen Sie gut, welche Informationen der Empfänger bzw. die Empfängerin braucht, um Ihr Schreiben schnell gedanklich einordnen und zeitsparend bearbeiten zu können. Es sollte auf einen Blick erkennbar sein, worum es im Brief geht. Bestenfalls kann der Leser oder die Leserin anhand des Betreffs entscheiden, was mit dem Brief zu tun ist: Muss er oder sie das Schreiben selbst bearbeiten oder weiterleiten, sollte es sofort bearbeitet werden oder kann es warten?
Achten Sie deshalb darauf, dass Sie konkret die wichtigsten Fakten benennen und nicht im Allgemeinen bleiben:
| Formulieren Sie nicht so: |
sondern so: |
| Auftragsbestätigung | Wir bestätigen Ihren Auftrag: Lieferung von 20 Schreibtischstühlen |
| Anfrage | Anfrage: Lieferung von 500 Packungen Kopierpapier |
Geben Sie dem Leser bzw. der Leserin, wenn möglich, im Betreff einen Anhaltspunkt, worauf Sie sich mit Ihrem Brief beziehen. Nennen Sie z. B. das Geschäftszeichen Ihres Kontakts, eine Bestell-, Rechnungs- oder Artikelnummer oder nehmen Sie Bezug auf ein vorangegangenes Schreiben. Bedenken Sie aber: Mit der Bezugsinformation allein kann die Person, der Sie schreiben, noch nicht viel anfangen. Benennen Sie auch konkret die Neuigkeiten, die Sie in dieser Sache übermitteln. Ein aussagekräftiger Betreff mit Bezugsinformationen könnte z. B. so aussehen:
Ihr Zeichen AB-123456: Wir sind mit Ihrem Vorschlag einverstanden
Bestellnummer CD-654321: Ihre Lieferung verzögert sich
Ihre Reklamation vom 20.6.20XX: Wir liefern Ihnen Ersatz
Wenn Ihr Betreff mehrere Zeilen lang ist, achten Sie darauf, die Informationen sinnvoll aufzuteilen. Schreiben Sie nicht einfach weiter, bis der Betreff von selbst in die nächste Zeile umbricht, sondern wechseln Sie dort in die nächste Zeile, wo ein neuer Sinnabschnitt beginnt. Setzen Sie z. B. die Bezugsinformation in die erste und die Zusammenfassung des folgenden Textes in die zweite Zeile:
Ihre Reklamation vom 20.6.20XX:
Wir entschuldigen uns und liefern in KW 26 Ersatz
Übrigens: Es wirkt stilistisch unbeholfen, wenn Sie den Inhalt oder sogar die Formulierung des Betreffs im ersten Satz Ihres Briefs wiederholen. Setzen Sie stattdessen mit Ihrem Einleitungssatz Akzente. Tipps dafür gibt der sekretaria-Artikel Einleitungssatz und Schlusssatz im Geschäftsbrief.
Ansprechende Formulierungen für kundenorientierte Betreffzeilen
Natürlich sollte Ihr Betreff möglichst kurz und prägnant sein, damit er auf einen Blick zu erfassen ist. Das heißt aber nicht, dass sie auf ansprechende Formulierungen verzichten müssen. Schließlich gilt für Betreffzeilen dasselbe wie für Ihre gesamte Korrespondenz: Sie vermitteln damit einen Eindruck von Ihrem Unternehmen. Formulieren Sie den Betreff also modern, freundlich und kundenorientiert, damit Sie in positiver Erinnerung bleiben.
Formulieren Sie aktiv
Substantivierungen wirken bürokratisch. Mit Verben dagegen formulieren Sie den Betreff aktiv.
| Schreiben Sie nicht so: | sondern so: |
| Bestätigung: Lieferung am 30.10.20XX | Wir bestätigen den Liefertermin am 30.10.XX |
| Eingang Ihrer Bestellung | Ihre Bestellung haben wir erhalten |
| Versandinformation | Ihre Ware ist zu Ihnen unterwegs |
Formulieren Sie persönlich
Indem Sie den Empfänger bzw. die Empfängerin direkt ansprechen, geben Sie Ihrer Betreffzeile eine persönliche Note.
| Schreiben Sie nicht so: | sondern so: |
| Ablehnung der Bestellung | Ihre Bestellung können wir nicht ausführen |
| Nachfrage: Unser Angebot vom 10.4.20XX | Haben Sie unser Angebot erhalten? |
| Einladung zum Bewerbungsgespräch | Wir möchten Sie persönlich kennenlernen |
Formulieren Sie positiv
Auch unangenehme Anliegen lassen sich im Betreff mit freundlichen Worten vermitteln. Formulieren Sie die schlechte Nachricht im Betreff positiv oder zumindest neutral. So wecken Sie beim Gegenüber Verständnis und haben bessere Chancen, Ihr Ziel zu erreichen. Bieten Sie, wenn möglich, Alternativen an.
| Schreiben Sie nicht so: | sondern so: |
| Mahnung | Haben Sie Ihre Zahlung vergessen? |
| Die Lieferung verzögert sich | Ihr neuer Liefertermin ist der 1.8.20XX |
| Produkt nicht lieferbar | Wir liefern Ihnen ein gleichwertiges Alternativprodukt |
Formulieren Sie nutzenorientiert
Überlegen Sie: Ist mit Ihrem Anliegen ein Vorteil für den Empfänger bzw. die Empfängerin verbunden? Stellen Sie diesen Nutzen im Betreff in den Vordergrund:
Angebot: 40 Feuerlöscher für Ihren wirksamen Brandschutz
Unsere neuen Preise bedeuten für Sie noch mehr Qualität
Auf der Industriemesse lernen Sie unsere neuen Produkte kennen
Kreativ formulierte Betreffzeilen machen Werbebriefe erfolgreicher
Ein Anschreiben zu einem Katalog, eine Produktvorstellung, ein Sonderangebot, eine Einladung – bei werblichen Geschäftsbriefen wie diesen ist Ihre Kreativität besonders gefragt. Denn hier kommt es darauf an, den Empfänger bzw. die Empfängerin mit dem Betreff zum Weiterlesen zu motivieren. Schließlich hat er oder sie, anders als bei einem Brief zu einem laufenden Geschäftsvorgang, kein unmittelbares Interesse an dem Schreiben. Damit Ihr Werbebrief nicht ungelesen im Papierkorb landet, sollten Sie also einen knackigen Betreff formulieren. Werden Sie ruhig ein bisschen kreativ! Es lohnt sich. Hier ein paar Anregungen:
- Wecken Sie Neugier.
So haben Sie uns noch nie erlebt: Einladung zur Produktpräsentation am 10.5.20XX - Formulieren Sie den Betreff als Aufforderung.
Besuchen Sie uns auf der Industriefachmesse und lernen Sie unsere Produkte kennen! - Kündigen Sie eine Verbesserung an.
Mit unseren neuen Geräten sparen Sie bares Geld - Machen Sie ein zeitlich begrenztes oder exklusives Angebot.
Dieses Angebot gilt nur bis zum 15.6.20XX
Dieses Sonderangebot gilt nur für Sie als Bestandskunden
So formulieren Sie einen hilfreichen Teilbetreff
Der Teilbetreff hat im Geschäftsbrief die Aufgabe, den Inhalt übersichtlich zu strukturieren, damit sich der Empfänger oder die Empfängerin schnell einen Überblick über das Schreiben verschaffen kann. Er kommt vor allem bei längeren Schreiben zum Einsatz. Ansprechende oder gar werbliche Formulierungen spielen für den Teilbetreff keine Rolle. Wichtig ist allein, dass Sie den Inhalt eines Briefabschnitts kurz und knapp in Stichworten zusammenfassen. Das Beispiel zeigt, wie Sie den Teilbetreff im Geschäftsbrief sinnvoll einsetzen:
Sehr geehrte Frau Rose,
vielen Dank für das freundliche Telefonat! Gerne sende ich Ihnen weitere Informationen zu unserem Angebot zu.
Sortiment und Produktmuster. Unser Katalog, den ich Ihnen mitschicke, gibt Ihnen einen Überblick über unser gesamtes Sortiment. Außerdem erhalten Sie unser Musterheft. Die Stoffe mit den Nummern TB-58739, TN-34876 und TS-82765 passen am besten zu Ihren Anforderungen.
Preise und Rabatt. Die Preise entnehmen Sie bitte unserer Preisliste, die ich Ihnen ebenfalls beigelegt habe. Ab einer Bestellmenge von 3 Rollen räumen wir Ihnen gern einen Rabatt von 5 % auf den Nettopreis ein.
Lieferbedingungen. Wir liefern frei Haus. In der Regel sind Ihre Stoffe innerhalb von zwei Wochen nach Bestelleingang bei Ihnen.
Haben Sie weitere Fragen? Dann rufen Sie uns an!
Wir würden uns freuen, Sie bald zu unseren Kunden zählen zu dürfen.
Mit freundlichen Grüßen
Top-Textil GmbH
i. A.
Jochen Müller
Betreff und Teilbetreff im Geschäftsbrief – kleine Details mit großer Wirkung
Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um einen überzeugenden Betreff und gegebenenfalls Teilbetreffe für Ihren Brief zu formulieren. Es lohnt sich, wenn Ihre Korrespondenz auch im Detail überzeugt, denn so hinterlassen Sie beim Leser oder der Leserin einen rundum professionellen Eindruck. Ein Muss im Geschäftsbrief ist die korrekte Gestaltung von Betreff und Teilbetreff nach DIN 5008. Wenn Sie zudem den Inhalt Ihres Schreibens präzise auf den Punkt bringen, bieten Sie einen hilfreichen Service. Denn so kann die Empfängerin oder der Empfänger den Brief zeitsparend bearbeiten. Mit positiven, ansprechenden und originellen Formulierungen im Betreff zeigen Sie sich als kundenfreundliches Unternehmen und können sogar die Aufmerksamkeit der lesenden Person gezielt lenken. Sie sehen: Auch kleine Details wie Betreff und Teilbetreff können im Brief eine große Wirkung haben.
