Dass der tägliche E-Mail-Verkehr für viele Officearbeiter zum Zeiträuber wird, liegt oft auch am unbedachten Umgang mit den Feldern cc und bcc. Kennen Sie das auch? Sie haben einer bestimmten Verteilergruppe Informationen per E-Mail zugesandt und alle in cc gesetzt. Und dann erhalten Sie von einigen Antworten auf Ihre E-Mail. Ein solches Vorgehen ist ein gängiger und ärgerlicher Fehler im Business-E-Mail-Verkehr. Oft genug passiert es auch, dass Kollegen die Cc- oder Bcc-Zeile wahllos mit Adressen befüllen – die Nachricht könnte ja mehr als nur den eigentlichen Empfänger interessieren. So werden die Postfächer von Unbeteiligten verstopft, die dadurch mehr Arbeit haben. Zeigen Sie, dass professioneller Umgang mit den cc und bcc anders aussieht! Fragen Sie sich beim Verschicken Ihrer E-Mail immer: Wer muss die Nachricht wirklich erhalten? Wer ist Adressat der Nachricht? Und wer erhält sie nur zur Kenntnis?
Cc geht an indirekte Empfänger
Cc bedeutet “carbon copy” (“Durchschlag”). Der englische Begriff ist abgeleitet aus dem täglichen Büroleben, vom guten, alten Durchschlag mit Kohlepapier. Alle Empfänger, die im Feld cc stehen, sind also indirekte Empfänger. Dies bedeutet, dass die Information lediglich zur Kenntnisnahme dient. Darauf soll nicht geantwortet werden. Der Verteiler ist für alle Empfänger sichtbar. Das hat den Sinn, dass jeder weiß, wer die Informationen ebenfalls erhalten hat bzw. wem der Sachverhalt bekannt ist.
Überprüfen Sie Ihren Verteiler daraufhin, ob die Informationen, die Sie versenden wollen, wirklich für alle interessant sind. So überfluten Sie Ihre Empfänger nicht mit unnötigen Mails.
Der Unterschied von cc und bcc ist von großer Bedeutung
Bcc steht für “blind carbon copy” (“verdeckter/unsichtbarer Durchschlag”). Hier kann kein Empfänger sehen, an wen die E-Mail noch verschickt wurde. Die Empfehlung für den geschäftlichen E-Mail-Verkehr ist klar: Eine Verwendung von bcc verstößt gegen die Etikette. Stellen Sie sich vor, Sie erhalten von Ihrer Kollegin eine E-Mail, die nicht nur sachlicher Natur ist, sondern in der Sie kritisiert werden. Ihre Kollegin hat auch Ihren Vorgesetzten in bcc gesetzt. Das bedeutet: Sie denken, dass nur Sie die E-Mail erhalten haben. Doch Ihr Vorgesetzter wurde verdeckt informiert. Dies ist Ihnen gegenüber nicht nur unfair, sondern auch unkollegial.
Eingesetzt wird das bcc-Feld z. B. im klassischen Marketing zur Versendung von Newslettern oder bei Gruppen-Einladungen. Nicht jeder möchte, dass seine E-Mail-Adresse für Fremde sichtbar ist. So bleiben die Privatsphäre und der Datenschutz gewahrt.
