i. A., i. V., ppa. – Geschäftsbriefe richtig unterschreiben: Unterschriftenzusätze und Vollmachten erklärt

In der Geschäftswelt sind Unterschriften mehr als nur eine Form der Bestätigung; sie sind ein rechtlich bindendes Werkzeug, das bei falscher Verwendung zu erheblichen Konsequenzen führen kann. Unterschriftenzusätze wie i. A., i. V. oder ppa. in Geschäftsbriefen und E-Mails spielen eine entscheidende Rolle. Sie zeigen an, dass jemand im Namen des Unternehmens oder einer anderen autorisierten Person handelt. Eine betriebliche Unterschriftenregelung sorgt für Rechtssicherheit in der täglichen Korrespondenz. Dieser Artikel gibt Ihnen einen detaillierten Überblick über diese Abkürzungen, ihre Bedeutungen und ihre korrekte Verwendung.

• Bedeutung der Vollmachten und Unterschriftenzusätze im Geschäftsbrief
• Unterschriftenzusätze im Überblick: Bedeutung und Anwendung von i. A., i. V. und ppa.?
• Was ist eine Vollmacht? Definition und Bedeutung für den Geschäftsverkehr
• Prokura nach HGB – eine umfangreiche geschäftliche Vertretungsmacht
• Handlungsvollmacht nach HGB: Korrekte Anwendung in Geschäftsbriefen
• Unterschrift mit i. A.: Wer darf unterschreiben?
• Gefahren einer vorgeblichen Vollmacht und wie man sie vermeidet
• Sichere Haftungsbegrenzung i. A., i. V. und ppa.: Befugnisse und Vollmachten klar definieren
• Tipps und Muster für eine betriebliche Unterschriftenregelung

Bedeutung der Vollmachten und Unterschriftenzusätze im Geschäftsbrief:

Welchen Umfang und Bedeutung haben die einzelnen Vollmachten und wie werden sie korrekt in der Unterschrift angezeigt? Unsere Tabelle gibt Ihnen einen Überblick über die Vollmachtarten und bietet jeweils Vorschläge für die Unterschriftenregelung. Achtung: Für die Verwendung der Abkürzungen gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. Die Vorschläge sind nur Empfehlungen der Redaktion!

Unterschriftenzusätze: Bedeutung und Anwendung von i. A., i. V. und ppa.

Die Unterschriftenzusätze ppa., i. V. und i. A. drücken in der Geschäftskorrespondenz aus, dass die Unterzeichnerin bzw. der Unterzeichner in Stellvertretung des Geschäftsinhabers handelt. Dahinter stehen gesetzlich geregelte Vollmachten. Wer die Abkürzungen verwendet, sollte sich darüber im Klaren sein, was sie bedeuten und für welche Vollmachten sie üblicherweise benutzt werden:

• ppa. (per procura): Ein Zusatz, der für umfassende Vollmachten verwendet wird und die höchste Sorgfalt in der Anwendung erfordert, insbesondere im Umgang mit weitreichenden geschäftlichen Entscheidungen – Prokura.
• i. V. (in Vollmacht, in Vertretung): Dieser Zusatz zeigt an, dass eine Person im Rahmen einer offiziellen Stellvertretung handelt, die rechtlich bindend ist – Vollmacht nach BGB bzw. Handlungsvollmacht nach HGB.
• i. A. (im Auftrag): Wird verwendet, wenn eine Person im Namen einer anderen handelt, ohne über eine eigenständige Vollmacht zu verfügen.

Vollmachten und Unterschriftenzusätze korrekt einsetzen – Rechtliche Sicherheit für Geschäftsbriefe

Wichtig: Die Abkürzungen ppa., i. V. und i. A. sind unabhängig von den Vollmachten zu sehen, für die sie im Geschäftsalltag verwendet werden. Eine Vollmacht besteht, gleichgültig ob man mit einem Unterschriftenzusatz unterzeichnet oder nicht. Eine gesetzliche Regelung, wie genau ein Zusatz zur Unterschrift auszusehen hat, gibt es auch nicht. Sicher ist es üblich, dass ein Prokurist mit der Abkürzung ppa. unterzeichnet. Schreibt er aber nur „Prokurist“ unter seinen Namen, erfüllt das den gleichen Zweck. Denn wichtig ist nur, dass ein Dritter erkennen kann, dass es sich um eine Prokura handelt.

Gleichzeitig gilt aber auch: Wenn Sie unberechtigterweise mit einem der Kürzel ppa., i. V. oder i. A. unterschreiben und damit eine Vollmacht vorgeben, die Sie gar nicht innehaben, kann Sie das in ernsthafte Schwierigkeiten bringen. Unter Umständen haften Sie dann für einen Schaden, der Ihrem Arbeitgeber entsteht. Mit einer betrieblichen Unterschriftenregelung kann Ihr Unternehmen Rechtssicherheit für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schaffen. Mehr dazu lesen Sie weiter unten.

Was ist eine Vollmacht? Definition und Bedeutung für den Geschäftsverkehr

Wer ein Unternehmen nach außen vertreten will, muss vom Geschäftsinhaber dafür bevollmächtigt sein. Unter einer Vollmacht versteht man die durch ein Rechtsgeschäft begründete Vertretungsmacht. Nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) kann eine Vollmacht für Mitarbeiter formlos erteilt und frei ausgestaltet werden. Der Geschäftsherr legt fest, bei welchen geschäftlichen Aktivitäten er vertreten werden will. Hier sind die verschiedensten Ausprägungen von Vollmachten möglich:

• Generalvollmacht: Ermächtigt zur Vertretung in allen geschäftlichen Aktivitäten des Unternehmens.
• Gattungsvollmacht: Berechtigt zu Geschäften einer bestimmten Art innerhalb festgelegter Grenzen.
• Einzelvollmacht: Gilt für spezielle, einmalige Geschäfte und endet nach deren Abschluss.

Diese allgemeinen zivilrechtlichen Regelungen werden durch Vertretungsberechtigungen (Handlungsvollmacht, Prokura), die im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt sind, ergänzt.

Prokura nach HGB – eine umfangreiche geschäftliche Vertretungsmacht

In einem Unternehmen kann der Chef – also der gesetzliche Vertreter – nicht alle Rechtshandlungen selbst vornehmen. Deshalb sieht das HGB die Prokura vor. Sie ist eine starke Form der Vollmacht und wird im §§ 48 ff. des Handelsgesetzbuches geregelt. Prokuristen sind zu allen gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen ermächtigt, die in einem Handelsgewerbe vorkommen können.

Diese Dinge dürfen Prokuristen allerdings nicht vornehmen:

• Bilanz und Steuererklärung unterzeichnen,
• Einträge fürs Handelsregister beantragen,
• Prokura erteilen,
• Insolvenz beantragen oder
• das Handelsgeschäft auflösen.

Den Verkauf oder die Belastung von Grundstücken kann der Prokurist nur mit besonderer ausdrücklicher Bevollmächtigung vornehmen.

Die Prokura muss ausdrücklich erteilt werden. Sie wird mit notarieller Beglaubigung ins Handelsregister eingetragen und z. B. auf der Website des Unternehmens oder durch Rundschreiben an die Geschäftspartner bekannt gemacht.

Prokura richtig einsetzen: Wie man korrekt unterschreibt

In der Korrespondenz zeigt die Abkürzung ppa. die Prokura an. Laut § 51 HGB hat der Prokurist mit der Firma und mit seinem Namen unter Beifügung eines die Prokura andeutenden Zusatzes zu unterschreiben. § 51 HGB ist aber eine reine Ordnungsvorschrift. Sie dient „nur“ der Rechtsklarheit und der Erleichterung des Rechtsverkehrs. Das heißt, dass z. B. ein Vertrag nicht unwirksam wird, weil er ohne den Zusatz ppa. unterzeichnet wurde. Aus der Unterschrift muss nur erkennbar sein, dass im Namen des Inhabers gehandelt wurde.

Arten der Prokura im Geschäftsleben

Je nach Reichweite der Bevollmächtigung unterscheidet man verschiedene Arten:

• Einzelprokura: Eine Person kann alleine die gesamte Vertretungsmacht ausüben.
• Filialprokura: Die Bevollmächtigung erstreckt sich nur auf die Vertretung einer Niederlassung und deren Aktivitäten.
• Gesamtprokura: Die Vertretungsmacht kann nur durch zwei oder mehrere Prokuristen gemeinsam ausgeübt werden.

Handlungsvollmacht: eine “abgeschwächte” Form der Prokura

Die Handlungsvollmacht nach dem HGB ist die „abgeschwächte“ Form der Prokura. Sie umfasst die Vornahme sämtlicher gewöhnlich und branchenüblich anfallender Geschäfte und Rechtshandlungen im Zusammenhang mit dem Betrieb eines Handelsgewerbes. Dennoch kann der Geschäftsinhaber – anders als bei der Prokura – den Umfang der Handlungsvollmacht selbst festlegen. Sie unterliegt keiner Formvorschrift, sie kann auch mündlich erteilt werden. Zu Beweiszwecken sollte aber auch die Handlungsvollmacht schriftlich erteilt werden.

Unterschriftenregelungen bei Handlungsvollmacht und Vertretung

Die oder der Handlungsbevollmächtigte hat mit einem das Vollmachtsverhältnis andeutenden Zusatz zu unterschreiben (§ 57 HGB). Üblicherweise setzen Handlungsbevollmächtigte die Abkürzung i. V. („in Vollmacht“ oder auch „in Vertretung“) zu ihrem Namen. Auch hier handelt es sich nur um eine Ordnungsvorschrift. Ihre Nichtbeachtung führt nicht zur Nichtigkeit der abgegebenen Erklärung.

Unterschiedliche Arten der Handlungsvollmacht

Auch bei der Handlungsvollmacht unterscheidet man verschiedene Typen:

• Generalhandlungsvollmacht: Handlungsvollmacht für alle Geschäfte und Rechtshandlungen, die der Betrieb eines Handelsgewerbes gewöhnlich mit sich bringt
• Gattungshandlungsvollmacht: Handlungsvollmacht für alle Geschäfte und Rechtshandlungen einer bestimmten Art, z. B. im Bereich Verkauf, Vornahme von Bankgeschäften usw.
• Spezial-/Einzelhandlungsvollmacht: Handlungsvollmacht für Geschäfte und Rechtshandlungen im Zusammenhang mit einer konkreten Angelegenheit

Unterschrift mit i. A.: Wer darf unterschreiben?

Ein „i. A.“ kennen weder das BGB noch das HGB. Dennoch hat sich die Abkürzung als Zusatz zur Unterschrift „eingebürgert“. Grund dafür ist, dass im Alltagsgeschäft unzählige Kleinigkeiten erledigt werden, die auch auf rechtlich verbindlichen Erklärungen beruhen. Es würde ein Unternehmen lahmlegen, wenn für jede Büromaterialbestellung, das Buchen einer Bahnfahrkarte usw. der Geschäftsführer selbst oder ein Prokurist zur Tat schreiten müsste. Deshalb wird den Mitarbeitern oft eine Vollmacht – nicht selten nur mündlich – erteilt, damit sie die in ihrem Bereich typischerweise anfallenden Rechtshandlungen vornehmen können. Mit der Vollmachtserteilung wird der Umfang der Vollmacht festgelegt und klargestellt, wie unterzeichnet wird: mit der Abkürzung i. A. („im Auftrag“), mit i. V. („in Vertretung“, „in Vollmacht“) oder ohne Zusatz. Häufig werden diese Vollmachten auch so geregelt, dass zu einer Unterschrift mit i. A. eine zweite Unterschrift hinzukommen muss.

i. A. in der Praxis: So arbeitet die Assistenz

Wenn eine Assistentin z. B. für bestimmte Vorgänge wie Reisen buchen, Geschenke kaufen, Büromaterial bestellen usw. zuständig ist und der Chef sie bevollmächtigt, diese Vorgänge selbstständig abzuwickeln, kann sie mit i. A. unterschreiben. In einem solchen Fall handelt es sich um eine Gattungs- oder Artvollmacht: Damit kann sie gleichartige Aufgaben immer wieder erledigen, ohne dass sie jeweils erneut bevollmächtigt werden muss. Nach außen gibt die Assistentin mit der Abkürzung i. A. zu erkennen, dass sie als Vertreterin des Unternehmens handelt. Es ist rechtlich nicht zwingend, den Zusatz i. A. einzufügen, wenn ansonsten klar wird (z. B. in der Signatur, durch die Berufsbezeichnung usw.), dass die Mitarbeiterin für das Unternehmen handelt. Schaden tut der Unterschriftenzusatz i. A. in Briefen, E-Mails und sonstigen Schriftstücken aber grundsätzlich nicht.

So vermeiden Sie Gefahren einer vorgeblichen Vollmacht

Von besonderer Bedeutung im Geschäftsleben ist die Anscheins- und Duldungsvollmacht. Zugunsten des Vertragspartners wird in diesen Fällen von einer existierenden Vollmacht ausgegangen, obwohl diese gar nicht (mehr) besteht. Die vermeintliche Vollmacht beruht allein auf dem Rechtsschein, also der Annahme, es gäbe eine Vollmacht. Die Rechtsprechung hat zwei Fallgruppen entwickelt, wonach ein Unternehmer die Geschäfte eines vermeintlichen Vertreters auch ohne ausdrückliche Bevollmächtigung als bindend akzeptieren muss:

• Der Unternehmer lässt es über einen längeren Zeitraum wissentlich geschehen, dass ein anderer für ihn als Vertreter auftritt (sog. Duldungsvollmacht).
• Der Unternehmer kannte zwar das Handeln des Scheinvertreters nicht, hätte es aber bei pflichtgemäßer Sorgfalt erkennen und verhindern können (sog. Anscheinsvollmacht).

Die Bindungswirkung für den Unternehmer entfällt nur dann, wenn der Vertragspartner nicht schutzwürdig erscheint, z. B. weil er das Fehlen der Vertretungsmacht kannte.

Sichere Haftungsbegrenzung: Befugnisse und Vollmachten klar definieren

Überschreitet ein Mitarbeiter seine Kompetenzen, haftet er möglicherweise gegenüber seinem Arbeitgeber.

Beispiel: Eine Assistentin verfügt nicht über eine Vollmacht. Jede Ausgabe, die sie tätigt, unterzeichnet der Chef. Nun ist dieser nicht da und die Büromittelbestellung muss raus. Sie unterschreibt mit ihrem Namen und dem Zusatz i. A. Rechtlich gesehen, hat sie für diese Rechtshandlung keine Vollmacht. Da sie aber dem Büromittelhändler mit der Abkürzung i. A. zu erkennen gegeben hat, dass sie Bestellungen tätigen darf, ist der abgeschlossene Kaufvertrag wirksam. Nun könnte es zu einer Haftung der Assistentin gegenüber dem Arbeitgeber kommen.

Solche Unsicherheiten und auch die oft unterschiedlich verstandene Bedeutung der Abkürzung i. A. sollten in jedem Unternehmen dazu führen, dass unmissverständliche Unterschriftenregelungen festgelegt werden. Außerdem ist intern zu klären, wer welche Befugnisse hat, also wie weit einzelne Bevollmächtigungen reichen.

Korrekte Unterschriftenregelungen für mehr Rechtssicherheit

Gibt es eine Unterschriftenregelung, sorgt diese für rechtliche Sicherheit. Wer sich daran hält, macht nichts falsch. Eine Unterschriftenregelung verhindert teure Irrtümer, da sie auf die rechtliche Bedeutung einer Unterschrift mit i. V., i. A. oder ppa. hinweist. Sie zeigt auf, dass der Unterzeichner eine entsprechende Legitimation benötigt. Jedes Unternehmen sollte intern festlegen, wer welche Befugnisse im Innen- wie im Außenverhältnis – also gegenüber Dritten – hat und wer was mit welchem Zusatz unterzeichnet. Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bedeutet eine solche Regelung Sicherheit: Im Außenverhältnis verfügt derjenige rechtmäßig für das Unternehmen, der sich im Rahmen der Unterschriftenregelung bewegt. Prüfen Sie also zunächst, ob es eine solche Regelung in Ihrem Unternehmen gibt. Kommunizieren Sie Bestimmungen regelmäßig – vor allem auch an neue Kolleginnen und Kollegen. Und achten Sie darauf, dass sich alle an die Vorgaben halten.

Das Vier-Augen-Prinzip macht sich auch hier bezahlt: In der Unterschriftenregelung sollte festgelegt werden, dass Schriftverkehr an Dritte nur mit zwei Unterschriften erfolgen kann. Neben einer Unterschrift mit dem Zusatz i. A. kann z. B. die Unterschrift des Vorgesetzten stehen. Üblicherweise unterschreibt der Ranghöhere auf der linken Seite. Gesetzliche Regeln gibt es dafür nicht. Hier kann jedes Unternehmen in seiner Unterschriftenregelung festlegen, was jeweils sinnvoll ist.

Extratipp: Die Platzierung von i. A., i. V. und ppa. in Briefen und E-Mails ist in der DIN 5008 geregelt. Für eine professionelle Geschäftskorrespondenz sollten Sie sich an diese Vorgaben halten. Stehen die Zusätze vor der Unterschrift oder dahinter? Oder doch vor der maschinenschriftlichen Wiederholung des Namens? In unserem DIN-5008-Lexikon finden Sie die Antwort.