Ob per E-Mail, im Chat über Skype oder Whatsapp, in Internet-Foren oder im direkten Austausch über soziale Medien wie Facebook oder Xing – auch online hat gutes Benehmen einen Namen: Netiquette ist ein Kunstwort und setzt sich zusammen aus dem englischen “net” (Internet) und dem französischen “etiquette” (Etikette). Mit den folgenden sechs Tipps beherrschen Sie den Netiquette-Stil und hinterlassen bei jedem Kommunikationspartner den besten Eindruck.
Bleiben Sie seriös
Emoticons, Smileys, Netzjargon (wie LOL, ROFL oder imho), Bildchen und GIF-Dateien (kurze Animationen) sind privat vielleicht ganz witzig. Wenn Sie seriös wirken möchten, sollten Sie in Ihrer Korrespondenz darauf verzichten. Es gilt:
- Zeigen Sie Ihrem Leser den gleichen Respekt wie Sie es auch auf dem Papier tun.
- Verzichten Sie auf Umgangssprache, bleiben Sie immer höflich und schreiben Sie in ganzen Sätzen.
- Auch wenn Sie an einem Tag öfter mit einem Kollegen schreiben, sollten Sie weder bei der Anrede noch der Grußformel sparen.
- Erleichtern Sie dem Empfänger die Einordnung Ihrer Nachricht und fassen Sie Ihr Anliegen im Betreff kurz zusammen.
Extratipp: Bei Kollegen, die Sie persönlich kennen und mit denen Sie öfter hin- und hermailen, können Sie Zeit sparen, wenn Sie nur mit der Betreffzeile arbeiten und den Text der E-Mail weglassen. Fassen Sie Ihre Nachricht in wenigen Worten in der Betreffzeile zusammen und schreiben Sie ans Betreff-Ende “EOM” (“end of message”, Englisch für “Ende der Nachricht”) oder “nfm” (“no further message”, Englisch für “(es folgt) keine weitere Nachricht”).
Arbeitshilfe – Gesendete E-Mails organisieren
Zu einem professionellen Umgang mit der elektronischen Post gehört auch ein System, wie Sie (gesendete) E-Mails und die dazu notwendigen Informationen organisieren und verknüpfen. Meist steht eine E-Mail für eine Aufgabe oder einen Termin. In dieser Arbeitshilfe finden Sie Anregungen dafür, wie Sie Ihre gesendeten E-Mails für sich selbst organisieren.
Jetzt den Leitfaden herunterladen:
Schützen Sie sich und Ihr Gegenüber vor Spam
Zur Netiquette gehört es auch, dass Sie unbedingt die Verbreitung folgender lästiger Nachrichten vermeiden:
- Kettenbriefe
- Rundmails
- Serienbriefe
- Unseriöse Aufrufe jeder Art
Schützen Sie sich und Ihre Kommunikationspartner vor Spam. So verringern Sie auch die Gefahr, ungewollt Viren, Trojaner oder üble Fehlinformationen zu verbreiten.
Reagieren Sie zuverlässig
Zeigen Sie Ihrem Kommunikationspartner Ihren Respekt. Beantworten Sie E-Mails, Chat-Nachrichten und Co. möglichst innerhalb von 24 Stunden. Selbst, wenn Sie das Gefühl haben, nichts Handfestes dazu sagen zu können, sollten Sie zumindest
- den Empfang der Nachricht kurz bestätigen,
- versichern, dass Sie sich in den folgenden Tagen um eine Antwort kümmern werden.
Senden Sie mit Bedacht
Wie oft reagieren Kollegen viel zu schnell mit persönlichen Stellungnahmen und lösen eine Antwort-Flut oder gar einen “Shitstorm” aus. Denn online wie offline folgt auf eine Sofortreaktion meist eine neue Reaktion und schließlich die Reaktionsspirale. Gefährlich wird dieser Effekt, wenn er mit Gefühlen gewürzt ist. Deshalb ist es wichtig, sich auch bei heiklen Themen an die Netiquette zu erinnern.
Ärgern Sie sich etwa über eine Nachricht, dann warten Sie mit Ihrer Reaktion noch 10 bis 15 Minuten. Holen Sie tief Luft und überdenken Sie Ihre Antwort.
Denken Sie immer daran: Sobald Sie auf “Senden” klicken, können Sie Ihre Nachricht nicht mehr stoppen. Noch wichtiger: Ihre E-Mail, SMS, Kurznachricht, Ihr Tweet oder Post etc. kann sofort geteilt oder weitergeleitet werden und erreicht so Empfänger, die Ihre Nachricht nie lesen sollten.
Wichtig: Formulieren Sie brisante Nachrichten als Entwurf ohne Empfänger. Lesen Sie Ihre Zeilen mit Bedacht. Verschicken Sie erst dann, wenn Sie sich 100 Prozent sicher sind, dass Ihre Worte genauso auf die Reise gehen sollen – und Sie den Inhalt nicht doch lieber im persönlichen Vier-Augen-Gespräch klären möchten.
Halten Sie sich kurz
Je öfter eine E-Mail hin- und hergeht, umso länger wird sie – wenn keiner handelt und den alten, mittlerweile uninteressanten Gesprächsverlauf löscht. Das merken Sie spätestens dann, wenn Sie die Nachricht ausdrucken. So halten Sie Ihre E-Mails kurz:
- Beenden Sie das Hin und Her und beginnen Sie zum Thema eine neue Mail.
- Löschen Sie den Gesprächsverlauf und lassen Sie nur die neueste Nachricht stehen.
- Fassen Sie das Wichtigste in einer neuen E-Mail zusammen und löschen Sie das bisherige Hin und Her.
Netiquette heißt auch: Im richtigen Moment offline gehen
Sicher ist es bequem, dem Kollegen aus der Nachbarabteilung schnell zu mailen, zu simsen oder per Whatsapp zu schreiben. Doch es tut sicher nicht nur Ihrem Körper gut, wenn Sie ab und an ein paar Schritte laufen. Auch Ihr menschliches Verhältnis halten Sie besser in Schwung, wenn Sie vorbeischauen und mit dem Kollegen von Angesicht zu Angesicht plaudern. Denn digitale Medien können ein persönliches Gespräch nicht ersetzen. Ganz nebenbei sorgen Sie dafür, dass Ihr Kollege wichtige Informationen zuverlässig erfährt und mögliche Fragen oder Unsicherheiten gleich klärt. Das ist es schließlich, worum es bei der Netiquette geht: ein guter persönlicher Kontakt.
