Ihre Firma hat kürzlich die Rechtsform gewechselt, ist also z. B. von einer KG zu einer GmbH geworden? Dann sollten Sie sich einmal genauer mit Ihren Briefbögen befassen und die Angaben zum Unternehmen kontrollieren. Sind alle Pflichtangaben für Geschäftsbriefe korrekt enthalten? Für jede Rechtsform gelten andere Vorschriften und ein Verstoß dagegen kann teuer werden. Ein saftiges Bußgeld können Sie Ihrer Firma ersparen. Und wenn Sie schon einmal dabei sind, sehen Sie sich doch gleich noch die Angaben auf den Faxvordrucken und in geschäftlichen E-Mails an. Für diese gelten nämlich die gleichen Regeln.
Extratipp: Gesetzliche Vorschriften gelten für alle Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind. Einzelunternehmen hingegen firmieren mit dem Vor- und Nachnamen.
Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen von eingetragenen Kaufleuten (e. K.)
Firma mit Rechtsform, so wie sie im Handelsregister eingetragen ist
Zusatz “eingetragener Kaufmann” bzw. “eingetragene Kauffrau” oder eine entsprechende, allgemein verständliche Abkürzung wie “e. K.”
Ort der Handelsniederlassung
Registergericht und Handelsregisternummer
Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen von Offenen Handelsgesellschaften (OHG) und Kommanditgesellschaften (KG)
Firma, so wie sie im Handelsregister eingetragen ist
Rechtsform (OHG oder KG)
Sitz der Gesellschaft
Registergericht und Handelsregisternummer
Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen von Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH)
Firma, so wie sie im Handelsregister eingetragen ist
Rechtsform der Gesellschaft (GmbH)
Sitz der Gesellschaft
Registergericht und Handelsregisternummer
sämtliche Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
wenn es in Ihrer GmbH einen Aufsichtsrat gibt, den Familiennamen und mindestens einen ausgeschriebenen Vornamen des Vorsitzenden
Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen von Aktiengesellschaften (AG)
Firma, so wie sie im Handelsregister eingetragen ist
Rechtsform (AG)
Sitz der Gesellschaft
Registergericht und Handelsregisternummer
Alle Vorstandmitglieder und der Aufsichtsratsvorsitzende mit jeweils vollem Familien- und Vornamen. Der Vorstandsvorsitzende muss als solcher bezeichnet werden.
GmbH & Co. KG, GmbH & Co. OHG, AG & Co. KG sowie AG & Co. OHG
(Bei einer Gesellschaft ist keine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter beteiligt, sondern eine GmbH oder eine AG)
Firma, so wie sie im Handelsregister eingetragen ist
Rechtsform (GmbH & Co. KG, GmbH & Co. OHG, AG & Co. KG sowie AG & Co. OHG)
Sitz der Gesellschaft
Registergericht und Handelsregisternummer
Die persönlich haftende Gesellschaft mit Rechtsform, Sitz, Registergericht des Sitzes und Handelsregisternummer, alle Geschäftsführer und gegebenenfalls Vorsitzender des Aufsichtsrats mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.
Extra-Tipp: Diese Angaben müssen auch in geschäftlichen E-Mails und auf Faxen vorhanden sein! Lassen Sie doch einmal alle Signaturen daraufhin überprüfen.
Wo müssen die Pflichtangaben auf einem Geschäftsbogen stehen?
Üblicherweise werden die Pflichtangaben in der Fußzeile des Geschäftsbriefes abgedruckt. Konkrete Vorschriften hierfür gibt es jedoch nicht. In der grafischen Gestaltung des Geschäftspapiers ist das Unternehmen frei. Ein Logo kann verwendet werden, solange nicht bestehende Rechte Dritter (z. B. eingetragene Marken) verletzt werden.
Extra-Tipp: Auch können selbstverständlich zusätzliche Angaben gemacht werden. Es ist empfehlenswert, neben der genauen Anschrift, Telefon- und Telefaxnummern, E-Mail-Adresse und Internetadresse auch Bankverbindungen (IBAN) anzugeben.
