Ein Postfach der Deutschen Post ist eine praktische Sache: Als Inhaber können Sie selbst bestimmen, wann Sie Ihre Post in Empfang nehmen, und in der Zwischenzeit sind die Briefe sicher verwahrt. Aber wie richten Sie ein Postfach für Ihr Unternehmen ein und was sollten Sie bei der Nutzung beachten? Und wie adressieren Sie Geschäftsbriefe korrekt, wenn Sie selbst an eine Postfachadresse schreiben müssen? Auf diese und weitere Fragen rund ums Postfach in der Geschäftskorrespondenz finden Sie hier eine Antwort.
Dieser Artikel behandelt u. a. folgende Themen:
- Die Adresse eines Postfachs nach DIN 5008
- Gliederung der Postfachnummer und korrekte Schreibweise
- Wie finden Sie die Postleitzahl zum Postfach heraus?
- Warum sich ein eigenes Postfach für Sie lohnen kann
- Wie Sie ein Postfach einrichten
- Welche Kosten fallen für ein Postfach an?
- So nutzen Sie Ihr Postfach
- Wie Sie Ihr Postfach kündigen
Was ist ein Postfach und wofür wird es genutzt?
Ein Postfach ist ein abschließbares Fach für Briefsendungen in einer Filiale der Deutschen Post oder bei einem ihrer Partnerunternehmen. Es hat eine eigene Anschrift mit einer Postfachnummer und dient als Alternative zum Hausbriefkasten: Wer ein Postfach mietet, kann seine Briefe dorthin zustellen lassen. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder landen nur Sendungen mit der Postfachadresse dort. Oder die Post leitet auch solche Briefe ins Postfach um, die an die Hausanschrift des Inhabers adressiert sind. Die eingeworfenen Briefe sind im Postfach sicher. Nur der Inhaber und von ihm bestimmte Personen haben darauf Zugriff.
Wie Sie eine Postfachadresse korrekt anschreiben
Wenn Sie einen Brief an das Postfach eines Kunden oder Geschäftspartners schicken, müssen die Adressangaben vollständig und korrekt auf dem Umschlag stehen. Nur so stellen Sie sicher, dass Ihr Schreiben ankommt. Richten Sie sich in der Geschäftskorrespondenz nach den Regeln der DIN 5008 für Postfachadressen.
Die Adresse eines Postfachs nach DIN 5008
Die Adresse eines Postfachs bei der Deutschen Post besteht aus folgenden Angaben, wobei die Reihenfolge von der DIN 5008 vorgegeben ist:
- Bezeichnung des Empfängers
- Postfachnummer
- Postleitzahl des Postfachs und Ort
Extratipp: Weitere Informationen zur Schreibweise von Adressen nach DIN 5008 – nicht nur für Postfächer – finden Sie im sekretaria-Artikel zur Anschrift.
Gliederung der Postfachnummer nach DIN 5008
Postfachnummern haben keine feste Länge und können aus unterschiedlich vielen Ziffern bestehen. Doch egal, ob die Zahlenfolge nur wenige Stellen hat oder länger ist: Laut DIN 5008 erfolgt die Gliederung der Postfachnummer von rechts ausgehend in Zweierschritten. Die Beispiele zeigen, wie Sie Postfachnummern richtig schreiben:
3 21
12 34 56
Laut DIN 5008 müssen Sie zwischen den Zweiergruppen jeweils ein geschütztes Leerzeichen setzen, damit die Postfachnummer nicht durch einen Zeilenumbruch getrennt wird. Um einen geschützten Leerschritt zu erzeugen, nutzen Sie in Word die Tastenkombination Strg + Hochstelltaste + Leertaste. Alternativ können Sie auch die Alt-Taste gedrückt halten und auf dem Ziffernblock Ihrer Tastatur nacheinander die Zahlen 0160 eingeben. Wenn Sie die Alt-Taste loslassen, wird das Leerzeichen gesetzt.
Die Postfachadresse richtig schreiben
Orientieren Sie sich an folgendem Beispiel, um Ihren Brief an ein Postfach korrekt nach DIN 5008 zu beschriften:
Muster AG
Postfach 12 34 56
54321 Musterstadt
Wie finden Sie die Postleitzahl zum Postfach heraus?
Beachten Sie: Postfächer haben oft eine andere Postleitzahl als die Hausanschrift des Postfachinhabers, weil sie sich in einem anderen PLZ-Bereich befinden. Wenn Sie die Postleitzahl eines Postfachs nicht kennen, übernehmen Sie also nicht einfach die PLZ der Ihnen bekannten Hausadresse, sondern fragen Sie beim Empfänger nach!
Ist das nicht möglich, können Sie die Postleitzahl bei der Deutschen Post im Internet recherchieren:
- Gehen Sie auf die Website https://www.postdirekt.de/plzserver/.
- Klicken Sie in der Zeile unterhalb des Hauptmenüs auf das Feld „Weitere“.
- Es öffnet sich eine weitere Zeile. Wählen Sie dort den Punkt „Postfächer“ aus.
- Schreiben Sie den Ortsnamen in das Eingabefeld und klicken Sie auf „Finden“.
Sie bekommen eine Liste von Postfachnummernbereichen mit den zugehörigen Postleitzahlen.
Warum sich ein eigenes Postfach für Sie lohnen kann
Auch für Ihr Unternehmen kann es sich lohnen, ein eigenes Postfach bei der Deutschen Post einzurichten. Da Sie das Fach selbst leeren, haben Sie die Chance, Ihre tägliche Eingangspost früher zu erhalten. Denn Ihre Briefe landen morgens direkt im Postfach und müssen nicht erst sortiert und ausgetragen werden. Dagegen müssen Sie bei der Zustellung in Ihren Hausbriefkasten warten, bis der Briefträger bei Ihnen vorbeikommt.
Zudem werden Ihre Sendungen im Postfach sicher aufbewahrt. Im Gegensatz zum Briefkasten ist es von außen nicht zugänglich. Niemand kann sehen, wie viel Post Sie erhalten, geschweige denn Briefe entwenden. Das ist besonders wichtig, wenn Ihr Briefkasten schnell überquillt, weil sie sehr viele Sendungen erhalten oder nicht regelmäßig leeren können.
Nützlich ist ein Postfach auch, wenn Sie Ihre Hausanschrift nicht jedem bekanntgeben möchten. Es reicht aus, wenn Absender Ihre Postfachadresse kennen, damit Briefe bei Ihnen ankommen. Aber Vorsicht: Eine Postfachadresse ersetzt nicht die Angabe einer Hausanschrift im Impressum Ihrer Unternehmenswebsite! Laut Gesetz muss dort eine sogenannte ladungsfähige Adresse stehen.
Wie Sie ein Postfach einrichten
Möchten Sie für Ihr Unternehmen ein Postfach mieten? Das geht ausschließlich im Internet unter https://shop.deutschepost.de/postfach. Grundvoraussetzung ist, dass Sie eine zustellfähige deutsche Hausanschrift angeben. Außerdem benötigen Sie ein Kundenkonto bei der Deutschen Post, um die Online-Anmeldung zu nutzen und Ihr Postfach im Anschluss zu verwalten. Das Konto richten Sie unter https://shop.deutschepost.de/registrieren ein.
Extratipp: Wenn Sie ein sehr großes Postfach mieten möchten oder andere besondere Anforderungen haben, lohnt sich ein Anruf bei der Post unter 0961 38184848. Die Servicehotline ist montags bis freitags von 8 bis 18 Uhr erreichbar.
Etwa zehn Tage nach der Einrichtung erhalten Sie eine Auftragsbestätigung an Ihre Hausanschrift. Ab diesem Zeitpunkt werden Briefe in Ihr Postfach zugestellt.
Die Schlüssel bekommen Sie in der Postfiliale, in der sich das Postfach befindet. Bringen Sie dazu die Auftragsbestätigung und Ihren Personalausweis mit und denken Sie gegebenenfalls an eine Vollmacht Ihrer Chefin oder Ihres Chefs. Im Grundpreis für das Postfach sind zwei Schlüssel enthalten, weitere kosten extra. Die Sendungen an Ihr Unternehmen kann jede Person abholen, die einen Schlüssel für das Postfach hat.
Den Standort Ihres Postfachs können Sie übrigens frei wählen, sofern es in Ihrer Wunschfiliale noch freie Fächer gibt. Es ist aber nicht unbedingt sinnvoll, den nächstbesten Ort zu nehmen. Berücksichtigen Sie bei Ihrer Entscheidung Lage und Öffnungszeiten der Filiale!
Das sollten Sie bei der Lage Ihres Postfachs beachten
Natürlich muss das Postfach für Sie bzw. die Person, die die Briefe abholen wird, gut erreichbar sein. Das heißt aber nicht unbedingt, dass die zu Ihrem Unternehmen nächstgelegene Filiale die beste ist. Prüfen Sie, ob es einen Standort gibt, an dem Sie häufig vorbeikommen, z. B. morgens auf dem Weg ins Büro.
Andererseits sollte das Postfach nicht zu weit von Ihrer Unternehmensadresse entfernt liegen. Dann kann es nämlich passieren, dass Sendungen mit Ihrer Hausanschrift nicht wie gewünscht ins Postfach, sondern in den Firmenbriefkasten zugestellt werden. Das macht die Deutsche Post so, damit Sie diese Briefe nicht verspätet erhalten. Um sicherzustellen, dass Ihre Briefe nicht in Ihrem Hausbriefkasten landen, orientieren Sie sich am Postleitzahlenbereich: Laut der Deutschen Post ist die Entfernung zu groß, wenn sich die ersten beiden Ziffern der Postleitzahlen von Hausanschrift und Postfachanschrift unterscheiden.
Zu welchen Zeiten haben Sie Zugang zum Postfach?
Achten Sie bei der Wahl des Standorts außerdem darauf, wann das Postfach zugänglich ist. Es gibt Anlagen, die rund um die Uhr geöffnet sind oder zumindest länger als die Filiale, in der sie sich befinden. Andere aber erreichen Sie nur zu den Filialöffnungszeiten. Die Öffnungszeiten Ihres Wunschstandorts werden bei der Buchung auf der Post-Website angezeigt. Außerdem können Sie mit dem Standortfinder der Deutschen Post Filialen und Öffnungszeiten recherchieren: https://www.deutschepost.de/de/s/standorte.html. Klicken Sie auf der Seite auf „Filtern“, wählen Sie den Unterpunkt „Post- und Paketkunden“ und setzen Sie das Häkchen bei „Postfachanlage“.
Welche Kosten fallen für ein Postfach an?
Ein Postfach der Deutschen Post kostet aktuell 22,90 Euro pro Jahr. Nutzen Sie mehrere Postfächer, fällt die Miete für jedes einzeln an. Im Mietpreis enthalten sind zwei Schlüssel. Jeder weitere kostet einmalig 7 Euro, wobei Sie pro Postfach höchstens fünf Schlüssel bekommen.
Zudem bietet die Post die Möglichkeit, dass weitere Personen mit einer anderen Hausanschrift das Postfach mitnutzen. Pro Mitnutzer kostet das einmalig 9,90 Euro. Für Ihr Unternehmen kommt dieser Service aber aus Gründen der Geheimhaltung nicht infrage.
Die hier genannten Preise verstehen sich inklusive Umsatzsteuer.
Die aktuellen Kosten für ein Postfach finden Sie auf https://www.deutschepost.de/de/p/postfach.html.
So nutzen Sie Ihr Postfach
Sobald Sie von der Post eine schriftliche Auftragsbestätigung bekommen haben, werden alle Sendungen an Ihr Unternehmen ins Postfach zugestellt – sowohl die, auf deren Umschlag die Postfachadresse steht, als auch die mit Hausanschrift.
Extratipp: Möchten Sie Ihren Posteingang trennen, buchen Sie das „Postfach Extra“. Der kostenlose Service sorgt dafür, dass Briefe an Ihre Hausadresse weiterhin in Ihrem Briefkasten landen.
Was landet nicht im Postfach?
Briefe, die zu groß für das Postfach sind, und Schreiben mit Empfangsbestätigung werden für Sie am Schalter des Postfachstandorts hinterlegt.
Zudem gibt es Sendungen, die die Post grundsätzlich nicht an Ihr Postfach, sondern ausschließlich an Ihre Hausadresse zustellt: Pakete, Päckchen, Express-Sendungen und Telegramme, außerdem Sendungen, die als „Dialogpost schwer“ oder „Blindensendung schwer national“ verschickt werden. Ebenfalls nicht ins Postfach kommen Warensendungen aus Nicht-EU-Ländern, denn sie müssen verzollt werden.
Wie oft müssen Sie Ihre Briefe abholen?
Nach den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Deutschen Post sind Sie verpflichtet, dafür zu sorgen, dass Ihr Postfach nicht überquillt und jederzeit Platz für neue Sendungen ist. Dazu müssen Sie es mindestens alle sieben Werktage leeren. Unabhängig von den Vorgaben der Post empfiehlt es sich aber ohnehin, regelmäßig in Ihren Posteingang zu schauen. Schließlich wollen Sie termingebundene Sendungen nicht verpassen. Und wenn mit einem Schreiben eine Frist verbunden ist, läuft diese ab dem Zeitpunkt, an dem es ins Postfach eingelegt wird.
Nützliche Zusatzservices fürs Postfach
Sie möchten nicht jeden Tag in der Filiale vorbeischauen, aber trotzdem immer den Überblick über Ihren Posteingang behalten? Dann nutzen Sie den Service Briefankündigung. Morgens gegen 7 Uhr werden Sie per Mail über die Menge der erwarteten Sendungen informiert. Auf Wunsch können Sie auch Fotos der eingegangenen Briefe in Ihrem Kundenkonto einsehen. Die Briefankündigung ist kostenlos und kann jederzeit im Kundenkonto hinzugebucht werden.
Für Geschäftskunden bietet die Post zudem einen Bring- und Abholservice an. Ein Bote bringt Ihren Posteingang morgens zu Ihnen ins Haus, der Postausgang wird nachmittags abgeholt und eingeliefert. Da dieses Angebot kostenpflichtig ist, lohnt sich ein Preisvergleich mit privaten Briefdienstleistern, die ebenfalls Abholservices im Portfolio haben.
Was gibt es noch zu bedenken, wenn Sie ein Postfach einrichten?
Apropos private Briefdienstleister: Bekommen Sie viel Post über solche Unternehmen? Dann fragen Sie sicherheitshalber dort nach, wie Sendungen behandelt werden, die an ein Postfach adressiert sind. Längst nicht alle Dienste stellen Briefe an Postfächer zu.
Die Einrichtung eines Postfachs ist übrigens kein Anlass, den Namen Ihres Unternehmens vom Briefkasten zu entfernen. Neben den oben genannten Ausnahmefällen von Sendungen, die grundsätzlich weiterhin an Ihre Hausadresse zugestellt werden, gibt es dafür einen weiteren Grund: Schafft es die Post einmal nicht, an Ihre Hausanschrift adressierte Briefe am selben Tag ans Postfach weiterzuleiten, stellt sie diese stattdessen direkt an Ihr Unternehmen zu. Damit soll sichergestellt werden, dass Sie Ihre Sendungen nicht verspätet erhalten.
Zu guter Letzt eine Selbstverständlichkeit, die oft vergessen wird: Denken Sie daran, allen Kunden und Partnern, die Ihnen künftig an Ihr Postfach schreiben sollen, die Postfachadresse mitzuteilen.
Wie Sie Ihr Postfach kündigen
Wenn Sie Ihr Postfach nicht mehr nutzen möchten, können Sie es unkompliziert über Ihr Online-Kundenkonto oder per Webformular kündigen. Oder Sie schreiben an diese Adresse:
Deutsche Post AG
Service- und Versandzentrum Weiden
Postfach 1107
92623 Weiden
Beachten Sie aber die Kündigungsfristen! Nach der Einrichtung Ihres Postfachs beträgt die Mindestvertragslaufzeit ein Jahr. Möchten Sie den Service danach nicht mehr nutzen, müssen Sie spätestens einen Monat vor Ende der Laufzeit kündigen. Ansonsten verlängert sich der Nutzungsvertrag automatisch auf unbestimmte Zeit. Kündigen Sie das Postfach vorzeitig, erhalten Sie keine Erstattung des Mietpreises. Nach Ablauf des ersten Jahres können Sie Ihr Postfach jederzeit mit einer Frist von einem Monat kündigen.
Wichtig: Denken Sie gegebenenfalls daran, einen Nachsendauftrag einzurichten! Zwar werden Briefe, die an Ihr Postfach adressiert sind, nach der Kündigung noch drei Monate lang an Ihre Hausanschrift weitergeleitet. Danach gehen sie aber zurück an den Absender.
