Neben formellen Texten wie allgemeinen Briefen, Personalschriftwechseln, Notizen und Berichten müssen Sie im Officebereich auch immer wieder Schreiben zu besonderen Anlässen formulieren. Glückwünsche zur Beförderung oder zum Ruhestand, Einladungen, Danksagungen und Kondolenzschreiben, mit diesen sogenannten Höflichkeitsschreiben vertieft Ihr Unternehmen persönliche Beziehungen zu den Geschäftspartnern und festigt die Kontakte. An firmeninterne Mitarbeiter gerichtet, unterstützen sie ein positives Betriebsklima. Da Höflichkeitsschreiben Anteilnahme an freudigen oder bedauerlichen Anlässen ausdrücken, unterscheiden sie sich deutlich von Geschäftsbriefen. In der Formulierung sind Sie freier – doch viele Assistentinnen fühlen sich gerade dadurch verunsichert. Mit unseren Tipps fällt es Ihnen leichter, zu besonderen Anlässen zu schreiben.
Archivieren Sie eingegangene Briefe zu besonderen Anlässen
Stellen Sie sich vor, Ihr Chef tritt plötzlich mit der Bitte, ein Glückwunschschreiben zu formulieren, an Sie heran. Da Sie gerade mit Ihren Gedanken bei einer ganz anderen Aufgabe sind, fehlen Ihnen in dieser Situation sprichwörtlich die Worte. Für solche Fälle ist es empfehlenswert, von Höflichkeitsschreiben, die Sie erhalten haben, eine Kopie in einen Extraordner abzulegen. Vor allem eingegangene Briefe, die Ihnen besonders gut gefallen haben, sollten in diesem Ordner Platz finden. So können Sie sich immer schnell Anregungen holen. Achten Sie aber darauf, dass Sie sich aus diesen Ideen keine Standardtexte basteln. Individualität steht bei Schreiben zu besonderen Anlässen immer an erster Stelle!
Treffen Sie den richtigen Ton
Der Ton ist in einem Schreiben zu einem besonderen Anlass persönlicher, individueller und wärmer als der einer geschäftlichen Mitteilung. Die Wirkung auf den Empfänger steht im Vordergrund. Ungeschickte Formulierungen fallen besonders auf, deswegen sollten Sie die Worte mit Sorgfalt wählen. Die Sprache dieser Briefe ist heute modern und frei von jeglichen überholten Floskeln und Phrasen. Herzlichkeit und Empfinden werden in ehrlichen Worten ausgedrückt.
So geben Sie Ihrem Schreiben eine persönliche Note
Machen Sie sich Gedanken zu Person und Anlass und überlegen Sie genau, welche Formulierungen den Empfänger erfreuen oder – im Falle von Kondolenzbriefen – trösten könnten. Wägen Sie auch genau ab, welcher Tonfall bzw. Schreibstil der Situation und Person angemessen ist. Je persönlicher Sie werden können, desto ansprechender wird der Empfänger Ihren Brief finden.
Achten Sie jedoch immer darauf, dass Sie die Form wahren und nicht zu flapsig formulieren – schließlich handelt es sich bei jedem Brief zu einem besonderen Anlass um geschäftliche und nicht um private Korrespondenz.
Musterbriefe bieten Inspiration
Auf sekretaria finden Sie Musterbriefe als Anregungen für Ihre Briefe. Aber Vorsicht: Wortgetreues Abschreiben empfiehlt sich nicht, denn Schreiben zu besonderen Anlässen sollten immer zu Ihrem konkreten Fall und zum Adressaten passen und die persönliche Beziehung widerspiegeln.
Höflichkeitsschreiben sind freier in der Form
Schreiben zu besonderen Anlässen sollten auch optisch ansprechend gestaltet sein. Verwenden Sie nicht das gewöhnliche Druckerpapier, sondern ein spezielles Briefpapier. So wirkt das Schreiben privat und nicht wie ein gewöhnlicher Firmenbrief. Bei Höflichkeitsschreiben ist es auch angebracht, in Stil und Form zu variieren. Glückwunschschreiben z. B. werden häufig anderthalbzeilig statt einzeilig geschrieben. Außerdem können Sie, damit der Brief nicht zu geschäftlich wirkt, einen breiten Rand wählen oder in Blocksatz schreiben. Grußformel und Unterschrift dürfen Sie mittig unter den Text setzen.
Die Anrede ist abhängig von der Beziehung zum Empfänger
Für die Anrede und die Grußformel gibt es bei diesen Briefen natürlich viele Varianten, abhängig davon, wie gut Absender und Empfänger einander kennen. Wenn Sie nicht sicher sind, wie das Verhältnis zwischen Ihrem Chef und dem Empfänger ist, fragen Sie auf jeden Fall nach. Nur dann können Sie angemessen formulieren.
Schreiben für besondere Anlässe: persönliche Handschrift gefragt
Im Privatleben gilt es als selbstverständliche Höflichkeitsregel, dass zumindest Kondolenzbriefe mit der Hand geschrieben werden. Das ist im Geschäftsleben nicht immer realisierbar, da im Büroalltag häufig die Zeit fehlt. Jedes Schreiben zu einem besonderen Anlass gewinnt jedoch an persönlicher Wirkung, wenn außer Absender, Anrede und Unterschrift auch die Grußformel per Hand geschrieben ist. Lassen Sie in einem Brief, den Sie für Ihren Chef am Computer schreiben, den Platz für die handschriftliche Grußformel frei.
Extratipp: Achten Sie darauf, dass der Brief nicht durch den Firmenfreistempler läuft. Denn Werbeaufdrucke auf Schreiben zu besonderen Anlässen wirken äußerst unpersönlich. Kleben Sie also eine gewöhnliche Briefmarke auf den Umschlag.
