Kundenzufriedenheit ist für Ihr Unternehmen oberstes Gebot. Was aber, wenn ein Auftraggeber Ihnen vorgreift und die Sache selbst in die Hand nimmt – etwa, indem er eigenmächtig einen unberechtigten Skontoabzug vom Rechnungsbetrag vornimmt? Dann müssen Sie reagieren und ihn in seine Schranken weisen. Sonst reißt der selbst verordnete Preisnachlass möglicherweise dauerhaft ein. Da Sie den Kunden aber nicht verlieren wollen, sollten Sie mit viel Fingerspitzengefühl vorgehen. Machen Sie ihn mit einem freundlichen Brief auf seinen Irrtum aufmerksam. Als Zeichen Ihres guten Willens erlassen Sie ihm einmalig die Differenz.
Schreiben Sie den Kunden wegen des unberechtigten Skontoabzugs an
Zieht ein Kunde einen Skontobetrag ab, der nicht vereinbart war, stehen Sie vor einem schwierigen Problem: Einerseits möchten Sie verhindern, dass solche eigenmächtigen Preisnachlässe womöglich zur Gewohnheit werden. Sie sollten den Vorgang deshalb auf keinen Fall unkommentiert lassen. Andererseits wollen Sie den Kunden natürlich auch nicht verlieren und müssen eine Lösung finden, die auch er akzeptieren kann. Ein sinnvoller Kompromiss ist es, wenn Sie Kulanz zeigen und von einer Nachforderung absehen, gleichzeitig aber darum bitten, dass die Rechnungen zukünftig vollständig bezahlt werden. Zusätzlich um Verständnis werben Sie, wenn Sie dem Empfänger erläutern, dass er ohnehin schon einen Vorzugspreis bei Ihnen erhält. Betonen Sie in diesem Zusammenhang auch, dass Ihnen an einer guten und langfristigen Zusammenarbeit gelegen ist.
So verhindern Sie weitere unberechtigte Skontoabzüge
Nutzen Sie das folgende Musterschreiben als Vorlage für Ihren Brief an den voreiligen Kunden:
Sehr geehrter Herr Berggrün,
Ihre Zahlung für unsere Rechnung Nr. AO/34857 ist auf unserem Konto eingegangen. Etwas überrascht waren wir allerdings, dass Sie einen Skontobetrag abgezogen haben, der nicht vereinbart war.
Um einer langfristigen Zusammenarbeit eine gute Grundlage zu schaffen, haben wir Ihnen bereits Sonderkonditionen eingeräumt. Unter diesen Umständen können wir weitere Abzüge nicht akzeptieren.
In diesem Fall werden wir die Differenz nicht nachfordern. Wir bitten Sie jedoch, in Zukunft den vollständigen Rechnungsbetrag zu überweisen.
Sicherlich haben Sie Verständnis für unser Anliegen.
Mit freundlichem Gruß
Franziska Sommer
Assistentin der Geschäftsleitung
