Auf jeden Geschäftsbrief gehört die Unterschrift Ihrer Führungskraft. Klar, die steht am Ende des Textes. Aber wie muss ein Schreiben aussehen, das nach dem Vier-Augen-Prinzip von mehr als einem Verantwortlichen abgesegnet wird? Diese Frage beschäftigt auch unsere Leserin Cornelia T. Wir erklären die Regel für die Reihenfolge.
Wo unterschreibt der Vorgesetzte?
sekretaria-Leserin Cornelia T. aus Mannheim fragt: „In unserem Unternehmen gilt das Vier-Augen-Prinzip. Das heißt, wichtige Dokumente müssen immer von zwei Personen unterzeichnet werden. Gibt es eine Regel, die besagt, wo die Unterschrift des Vorgesetztes stehen muss?“
Vier-Augen-Prinzip: Der Rang entscheidet
sekretaria antwortet: Ebenso wie in Ihrem Unternehmen, gilt auch in vielen anderen Firmen das so genannte Vier-Augen-Prinzip. Das Vier-Augen-Prinzip ist eine präventive Kontrolle, bei der bestimmte Arbeitsabläufe, Arbeitsprozesse, Entscheidungen usw. nur durch gleichlautende Entscheidungen von mindestens zwei Personen durchgeführt werden dürfen. Ziel des Vier-Augen-Prinzip ist es, das Risiko von Fehlern und Missbrauch zu reduzieren. Obwohl das Vier-Augen-Prinzip die jeweilige Entscheidung auf eine höhere Sicherheitsstufe hebt, hängt die Wirksamkeit der Kontrolle von den Fähigkeiten, der Integrität und der Sorgfalt der beteiligten Personen ab. Nur unterschrieben, aber nicht richtig wahrnehmen wird dem 4-Augen-Prinzio deshalb nicht gerecht. Wie genau die Unterschriften erfolgen sollen, ist Entscheidung des Unternehmens und ergibt sich in aller Regel aus der unternehmensinternen Unterschriftenregelung. Meistens ist es so geregelt, dass der Ranghöhere – oder bei gleichem Rang der für den Inhalt Verantwortliche – links. Derjenige, der in der Hierarchie weiter unten steht, unterschreibt rechts.
Übrigens: Damit eine Unterschrift gültig ist, muss sie Minimalanforderungen an die Lesbarkeit erfüllen. Drei erkennbare Buchstaben reichen aus, damit diese Bedingung erfüllt ist. Am besten ist es, wenn Sie den Namen immer noch einmal maschinenschriftlich darunter schreiben.
