Die Kondolenz ist eine der schwierigsten Aufgaben der Korrespondenz. Der Tod eines geliebten Menschen hinterlässt die Angehörigen, aber auch die Menschen im persönlichen und beruflichen Umfeld meist sprachlos. Das liegt sicher auch daran, dass der Tod in unserer Gesellschaft ein tabuisiertes Thema ist. Umso wichtiger ist es, zu einem so traurigen Anlass die richtigen Worte zu finden, um Trauer und Mitgefühl angemessen auszudrücken. Darum geht es bei der Kondolenz.
In Unternehmen ist in der Regel die Assistentin dafür zuständig, Beileidsbekundungen für den Vorgesetzten oder die Firma zu verfassen. Wenn ein Mitarbeiter oder Geschäftspartner stirbt oder jemand im Umfeld Ihres Unternehmens Abschied von einem Familienmitglied nehmen muss, ist es Ihre Aufgabe, im Namen Ihres Chefs tröstende Worte an die Angehörigen zu richten. Dabei ist Fingerspitzengefühl gefragt. Einerseits möchten Sie Ihr Beileid angemessen ausdrücken und den Hinterbliebenen nach dem Tod eines geliebten Menschen Trost zusprechen. Andererseits wollen Sie ihnen in ihrer Trauer mit Ihrem Trauerbrief nicht zu nahe treten. Fest steht, dass Sie Ihr Beileid schriftlich ausdrücken sollten. Denn in vielen Trauerhäusern werden die Kondolenzkarten und -briefe lange aufgehoben und die Angehörigen lesen sie zu einem späteren Zeitpunkt nochmals.
Entscheidend für die Kondolenz: das Verhältnis zum Verstorbenen
Generell gilt für die Beileidsbekundungen: Passen Sie Ihr Schreiben sensibel an die jeweilige Situation an. Dabei sollten Sie in erster Linie berücksichtigen, in welchem Verhältnis der Verblichene zu Ihrem Unternehmen stand. Kondolieren Sie einem Geschäftspartner oder möchten Sie den Hinterbliebenen eines langjährigen und geschätzten Mitarbeiters Beileid bekunden? Dementsprechend sollten Sie Ihre Kondolenz formulieren. Trauersprüche oder Zitate können eine gute Möglichkeit sein, Trost zu spenden, wenn Ihnen selbst die Worte fehlen – aber Sie sollten bewusst auswählen, ob Sie sich für einen religiösen oder einen weltlichen Trauerspruch entscheiden. Die Tipps, Musterbriefe, Trauersprüche und Synonyme für Beileidsformulierungen in der sekretaria.de-Rubrik Kondolenz helfen Ihnen, in jedem Fall den passenden Ton zu finden. Außerdem geben wir Ihnen Hinweise, wie Sie die Form Ihrer Kondolenzen angemessen gestalten und wann ein Trauerbrief und wann eine Karte angemessen ist.
Die Kondolenz ist Teil der Korrespondenz, die Sie als Assistentin im Namen Ihres Unternehmens erledigen. Lesen Sie in unserer Rubrik Korrespondenz, welche weiteren Aufgaben zum Arbeitsfeld gehören.
Beileidskarte oder Brief? Das richtige Format für die Kondolenz
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Kondolenzkarte oder Brief auf Trauerpapier? In welchem Format Sie angemessen Ihr Beileid bekunden, hängt davon ab, in welchem Umfang Sie den Trauernden kondolieren wollen. Für außenstehende Personen ist eine Kondolenzkarte mit ein paar mitfühlenden, persönlichen Worten und eventuell einem Trauerspruch oder einem Zitat üblich. Im Handel finden Sie die unterschiedlichsten Motive – ob eine klassische Karte mit Kreuz, Engel, gefalteten Händen oder weißer Lilie angemessen ist oder ein besinnliches Natur- oder Landschaftsfoto Ihr Beileid besser ausdrückt, entscheiden Sie individuell, je nachdem, was für ein Mensch der Verblichene war und was Ihnen bzw. Ihrem Chef mehr entspricht. Wenn Sie keine Kondolenzkarte finden, die Ihnen zusagt, kann auch ein Blick in eine Onlinedruckerei helfen. Bei einigen Anbietern können Sie Ihre Trauerkarte individuell gestalten und schon als Einzelstück bestellen. Am besten ist es auf jeden Fall, eine Kondolenzkarte ohne vorgedruckten Text auszuwählen, damit Sie bzw. Ihr Vorgesetzter Ihr Beileid handschriftlich bekunden können. Entscheiden Sie sich für eine Karte mit Text, sollten zumindest tröstende Worte und nicht einfach nur eine Unterschrift dabeistehen.
Ein anderer Fall ist es, wenn der Verstorbene z. B. im Unternehmen mitgearbeitet hat und Sie bzw. Ihr Chef ihn persönlich gut kannten. Dann kann auch ein längerer Brief angemessen sein. Die Angehörigen könnten es vielleicht sogar als Desinteresse verstehen, wenn Sie nur ein paar kurze Zeilen auf eine Kondolenzkarte schreiben. In Ihrem Brief können Sie beispielsweise die Erinnerung an ein gemeinsames Erlebnis in den Mittelpunkt stellen oder hervorheben, was die Person als Mensch und als Mitarbeiter ausgezeichnet hat.
Haben Sie sich für ein Format entschieden, sollten Sie sich auch über die Qualität des Papiers und den Umschlag für Beileidskarte oder Kondolenzbrief Gedanken machen. In der Rubrik Kondolenz auf sekretaria.de finden Sie dazu weitere Tipps.
“Unser tiefstes Mitgefühl”: Finden Sie die richtigen Worte für die Beileidsbekundung
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Ob Trauerkarte oder Brief – noch wichtiger als die äußere Form Ihrer Beileidsbekundung ist natürlich der Inhalt des Kondolenzschreibens. In erster Linie geht es darum, dass Sie den trauernden Angehörigen beim Abschied Trost spenden, an den geliebten Menschen erinnern und Ihre Anteilnahme ausdrücken. Die persönliche Beziehung des Verblichenen zum Unternehmen ist bei der Kondolenz von wesentlicher Bedeutung. Schreiben Sie an einen Geschäftspartner bzw. dessen Angehörige, wird es Ihnen möglicherweise schwerfallen, passende Formulierungen zu finden, weil Sie den Verblichenen nicht kannten. In diesem Fall ist es hilfreich, Ihren Chef um zusätzliche Informationen zu bitten. Genauso kann es aber auch schwer sein, den Angehörigen eines Kollegen zu kondolieren, den Sie über die Jahre gut kennengelernt haben. Denn hier kommen Ihre persönliche Betroffenheit, Trauer und Schmerz über den Abschied zum Mitgefühl hinzu. Geben Sie Ihren eigenen Gefühlen Raum – die Empfänger Ihres Trauerschreibens werden diese persönliche und aufrichtige Anteilnahme zu schätzen wissen.
Verfassen Sie Kondolenzen ohne Floskeln
Wichtig ist in jedem Fall, dass Sie den Anghörigen ehrliche und von Herzen kommende Anteilnahme ausdrücken. Floskeln und Standardformulierungen sind in Kondolenzkarte und -brief unangebracht. Tröstende Formulierungen helfen den Hinterbliebenen, über den Verlust des Verstorbenen hinwegzukommen. Greifen Sie auf die Musterbriefe von sekretaria.de zurück, aber vergessen Sie nicht, Ihrem Text eine mitfühlende, passende Note zu geben. Drücken Sie Ihre Trauer und die Erinnerung an den Verstorbenen aus. Dabei muss Ihre Kondolenz gar nicht besonders ausführlich sein. Schon einige wenige, aber dafür treffende Worte können genügen, um dem Empfänger Trost zu spenden.
Zitate und Trauersprüche für die Kondolenz
Wenn es Ihnen schwerfällt, die richtigen Formulierungen zu finden, lassen Sie andere für sich sprechen: Ihr Beileid bekunden können Sie auch, indem Sie auf Trost spendende Trauersprüche oder Zitate zurückgreifen. Recherchieren Sie z. B. im Internet. Dort finden sich eine ganze Reihe von Sprüchen und Zitaten, die Trauer und Anteilnahme ausdrücken – und zwar mit religiösem genauso wie mit weltlichem Inhalt. Religiöse Trauersprüche kommen für Ihre Beileidsbezeigung allerdings nur infrage, wenn Sie sicher sein können, dass sie auch angemessen sind, also wenn Sie wissen, dass die Angehörigen sehr gläubig sind. Anderenfalls entscheiden Sie sich besser für einen weltlichen Trauerspruch oder ein Zitat einer bekannten Persönlichkeit oder aus der Literatur. Einige Beispiele für solche Sinnsprüche sind:
Beweinet den, der leidet, nicht den, der scheidet.
Talmud (Schriftwerk des Judentums)
Ich weiß nicht, wohin ich gehe, aber ich gehe nicht ohne Hoffnung.
Hans-Joachim Kulenkampff, dt. Schauspieler und Fernsehmoderator (1921-1998)
Die Erinnerung ist das einzige Paradies, aus welchem wir nicht getrieben werden können.
Jean Paul, dt. Schriftsteller (1763-1825)
Niemand, den man liebt, ist jemals tot.
Ernest Hemingway, amerikan. Schriftsteller (1891-1961)
Wenn Sie einen passenden Trauerspruch oder ein Zitat gefunden haben, kann Ihnen das auch dabei helfen, Ihren eigenen Text zu formulieren, mit dem Sie Ihre persönliche Anteilnahme zeigen. Nutzen Sie den Trauerspruch bzw. das Zitat als Inspiration und nehmen Sie darauf Bezug, wenn es sich anbietet.
Dank Ihres Chefs für Kondolenzen
Ist Ihr Vorgesetzter vom Tod eines Familienmitglieds betroffen, erreichen ihn selbst viele Kondolenzbriefe und Trauerkarten von Geschäftspartnern, die ihm ihr Beileid bekunden. Für diesen Trost wird er sich bedanken wollen. Sie können ihn in der Phase der Trauer unterstützen, wenn Sie ihm diese Aufgabe abnehmen und ein Dankschreiben für ihn formulieren. Vielleicht hat der Empfänger auch persönlich Abschied genommen und war bei der Beisetzung dabei. Heben Sie ggf. auch diese Anteilnahme dankend hervor.
Was Sie beim Tod eines Kollegen bedenken müssen
Beim Tod eines Mitarbeiters steht die Trauer natürlich an erster Stelle. Aber neben der Kondolenz können weitere Aufgaben anfallen. Ihr Chef wird vielleicht gebeten, eine Trauerrede bei der Beisetzung zu halten, weil er den Verblichenen gut kannte. Oder er stattet den Hinterbliebenen einen Kondolenzbesuch ab. Weisen Sie ihn gegebenenfalls darauf hin, dass ein paar Worte der Anteilnahme im Kondolenzbuch angemessen sind, und geben Sie ihm einen passenden Trauerspruch oder angemessene Formulierungen mit. Außerdem müssen Sie an einige organisatorische Dinge denken. Lesen Sie dazu diese Beiträge:
