Egal, ob Sie intern an alle Abteilungen schreiben oder extern an Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner: Korrespondenz ist dann wirkungsvoll, wenn sie schnell und direkt beim Empfänger ankommt. Wir haben fünf Tipps für Sie, wie Ihnen das gelingt.
Das erreichen Sie, indem Sie
- sich kurz fassen.
- ohne lange Einleitung auf den Punkt kommen.
- sich auf das Wesentliche beschränken.
- verständlich schreiben.
Dabei helfen Ihnen unsere fünf Tipps:
Tipp 1: Verschicken Sie nur die Essenz.
Überlegen Sie sich vor dem Tippen die Essenz Ihrer Informationen. Formulieren Sie dann so kurz, präzise und verständlich wie möglich. Liefern Sie dazu sofort erkennbar alle wichtigen Daten wie Termine, Teilnehmerlisten, To-Dos etc.
Tipp 2: Strukturieren Sie alle Schreiben gleich.
Wenn alle Ihre Rundschreiben gleich aufgebaut sind, sparen Sie sich beim Schreiben und Ihren Kollegen beim Lesen Zeit und Mühe. Am besten, Sie legen zusammen mit Ihrem Chef einige firmenspezifische Regeln fest, die für Ihre gesamte innerbetriebliche Kommunikation gelten.
Tipp 3: Wählen Sie bewusst zwischen digital und gedruckt.
- Ihr Inhalt ist kurz und einfach und soll schnelle Reaktionen liefern? Dann kommunizieren Sie per E-Mail.
- Ihre Information ist komplex und Ihr Text muss mit Absätzen und Markierungen strukturiert werden, damit Ihre Empfänger den Inhalt verstehen? Dann verschicken Sie Ihre Mitteilung als Anhang oder gleich in gedruckter Form.
Der wissenschaftliche Hintergrund: Tests zeigen, dass Papier-Texte deutlich besser aufgenommen werden. Digitale Texte hingegen werden um rund 30 Prozent langsamer gelesen, schneller überflogen und oft weit vor Briefende weggeklickt.
Tipp 4: Beschränken Sie Ihren Verteiler.
Verschicken Sie Ihre Nachrichten nicht nach dem Gießkannen-Prinzip an alle. Wählen Sie Ihren Empfängerkreis lieber sorgfältig. So wirken Sie der Gefahr entgegen, dass Ihr Rundschreiben ansonsten
- in der täglichen Informationsflut untergeht.
- für viele Empfänger schlicht überflüssig wird.
- Ihre Empfänger für Ihre Inhalte unempfindlich macht, da Sie scheinbar eh immer gleich an alle “streuen”.
Mehr dazu in der Februar-Ausgabe:
Briefe und E-Mails auf den Punkt formuliert – lesen Sie mehr dazu in der Februar-Ausgabe des sekretaria-Magazins.
Tipp 5: Gleichen Sie Ton und Stil dem Anlass an.
Es geht um geschäftliche Neuigkeiten? Formulieren Sie Ihr Rundschreiben professionell auf den Punkt gebracht:
- Verwenden Sie die freundliche Anrede und den finalen Gruß, aber
- verzichten Sie auf Umschreibungen und langatmige Erklärungen.
Sie verschicken kollegiale Einladungen zum Betriebsausflug oder zum Sommerfest: Schreiben Sie ruhig witzig, persönlich, launig und ideenreich – eben im Umgangston Ihrer Kollegen.
