Jedes Unternehmen, jede Abteilung und jedes Sekretariat erfordert eine etwas andere Organisation. Was genau auf Sie als Sekretärin dabei zukommt, hängt stark davon ab, in welcher Abteilung Sie arbeiten, wie Ihre Arbeitsplatzbeschreibung aussieht und welche Pflichten Sie im Einzelnen zu erledigen haben. Einige Tätigkeiten fallen allerdings in fast allen Sekretariaten an. Und sie sind hier auch gut aufgehoben, denn sie erfordern oft ein hohes Maß an Übersicht, eine stete Kontrolle und Koordination und sollen für das ganze Unternehmen oder zumindest die ganze Abteilung gleich organisiert sein. Die Organisation der Ablage beispielsweise sollte einheitlichen Regeln gehorchen, damit jeder alle Unterlagen immer findet. Die Planung von Meetings sollte zentral erfolgen, um Überschneidungen zu verhindern etc.
Damit gehören organisatorische Tätigkeiten in den Arbeitsbereich einer Stabsstelle, wie sie das Sekretariat meist darstellt. Hier laufen die Fäden zusammen, hier wird alles nach einem einheitlichen System sortiert. Eine gute Organisation wirkt wie ein Schmiermittel auf alle Abläufe in der Firma: Jeder kann problemlos auf Informationen zugreifen, Aufgaben sind eindeutig zugeordnet und Vorgaben werden eingehalten. Der Zeitverschwendung an den verschiedensten Stellen wird vorgebeugt. Schon kleine organisatorische Verbesserungen können einen großen Effekt auf die Wirtschaftlichkeit eines Betriebs haben.
Organisatorische Aufgaben rund um Ablage und Co. stellen natürlich einen Kernbereich Ihres Arbeitsgebiets. Was noch alles dazu gehört, lesen Sie in unserer Rubrik Büroorganisation.
Wir haben für Sie zahlreiche Beiträge, Tipps und Checklisten rund um die Organisation verfasst, mit denen Sie Ihre eigene Arbeit, aber auch die Abläufe in Ihrer Abteilung oder Ihrem Unternehmen optimal im Griff behalten.
Ablage und Dokumentenverwaltung: Ihre Basis für eine optimale Organisation
Die Aufgabe, die Ablage von Unterlagen zu organisieren, wird immer ein wenig belächelt. Dabei ist eine perfekte, funktionierende Dokumentenverwaltung unverzichtbar für eine gute Organisation und den Erfolg eines Unternehmens. In unserer Rubrik Ablage finden Sie viele wertvolle und praxiserprobte Tipps, wie Sie Ordnung und Übersicht in Ihre Dokumentenstruktur bringen, welches Ablagesystem in welchen Fällen die beste Organisation ermöglicht und wann Sie zu welchem Ordner greifen sollten.
Die Organisation effektiver Meetings
Zu lang, zu ineffektiv, überflüssig – Meetings und Besprechungen sind in vielen Firmen bei den Mitarbeitern unbeliebt. Gleichzeitig sind sie aber oft auch unverzichtbar, um die Kommunikation und den Informationsfluss innerhalb einer Abteilung aufrecht zu erhalten, Projektfortschritte und auch Schwierigkeiten zu besprechen und gemeinsame Herausforderungen zu bewältigen. Die Organisation eines Meetings liegt oft in Ihren Händen als Sekretärin. Und damit können Sie sehr viel zum Erfolg des Treffens beitragen: Von der Vorbereitung bis zur Kontrolle der Ergebnisse gibt es zahlreiche Stellschrauben, wie Sie aus dem Zeitgrab einen echten Motor für die Zusammenarbeit machen können. Wir haben Ihnen in unserer Rubrik Meetings eine Vielzahl an nützlichen Beiträgen und Arbeitshilfen für die Organisation zusammengestellt, mit denen Sie Ihre Meetings zum Erfolg führen.
Mit guter Organisation Aufgaben und Termine im Griff
Eine zentrale Anforderung im Bereich Organisation ist es, alle anstehenden Arbeiten und Termine stets im Blick zu behalten, für Ihre Koordination zu sorgen und ihre Erledigung voranzutreiben. Und bei Ihnen als Sekretärin betrifft die Koordination nicht nur Ihre eigenen Vorgaben, sondern zudem noch die Aufgaben und Termine Ihres Chefs oder, wenn Sie als Team- bzw. Projektmanagementassistentin tätig sind, auch noch die der anderen Teammitglieder und des Projektverlaufs. Angesichts der Flut an Informationen, Anfragen und Terminwünsche, die auf dem Schreibtisch einer Sekretärin landet, kein leichter Job. Es stellen sich schnell ganz rundsätzliche organisatorische Fragen: Welche Tools sind für die Koordination von Terminen hilfreich? Erledigen Sie mehrere Arbeiten parallel – Stichwort Multitasking – oder besser eine nach der anderen? Wer hat die Hoheit über den Terminkalender – Sie oder Ihr Chef? Mit den Beiträgen und Arbeitshilfen in unserer Rubrik Aufgaben und Termine unterstützen wir Sie dabei, hier den Überblick zu behalten und Schritt für Schritt alle anfallenden Verpflichtungen abzuarbeiten.
