Ablage & Co. – Kernkompetenzen der Büroorganisation

Ablage! Wenn es eine Tätigkeit gibt, die sinnbildlich für die Aufgaben einer Sekretärin steht, dann ist es sicherlich die Ablage. Und irgendwie passt das bei genauerem Hinsehen auch ganz gut. Denn ein gutes, durchdachtes Ablagesystem ist für jedes Unternehmen von existenzieller Bedeutung (ebenso wie ein gut funktionierendes Sekretariat) und es ist weit anspruchsvoller als allgemein angenommen (wie die vielfältigen Tätigkeiten einer Sekretärin). Immerhin geht es nicht darum, das Papier irgendwie in einem Ablagekasten zu verstauen. Es geht um einen einwandfreien Informationsfluss und um ein ausgeklügeltes Dokumentenmanagement, um benötigte Unterlagen schnell und unkompliziert zur Verfügung zu stellen.

Die Ablage ist einer der wichtigsten Bereiche der Organisation im Sekretariat. Welche weiteren organisatorischen Aufgaben bei Ihnen liegen, lesen Sie in unserer Rubrik Organisation.

Eine effiziente Ablage braucht eine Logik

Viele Köche verderben den Brei – oder auch die Ablage – vor allem, wenn jeder mit einer etwas anderen Methode arbeitet. Entwickeln Sie mit allen betreffenden Mitarbeitern eine für Ihren Betrieb sinnvolle Systematik und wenden Sie ab einem bestimmten Stichtag nur noch diese an. Wir zeigen Ihnen, wie Sie abgelegte Dokumente und Akten – egal ob auf Papier oder elektronisch – jederzeit wiederfinden.

Damit Sie und alle Kollegen in der Ablage alles schnell wiederfinden, haben wir hier ein paar Tipps für Sie.

• Legen Sie alle Unterlagen nach dem Bausteinprinzip ab. Bausteine Ihrer Ablage können sein: Bezugsperson (Kunden, Lieferanten, Banken, Versicherungen), ein Gegenstand (Produkte, Dienstleistungen) oder eine Dokumentenart (Rechnungen, Lieferscheine, Protokolle). Auch nach Projekten können Sie ablegen. Dann sollten alle Projektordner die gleiche Struktur haben.

• Die Namen Ihrer Unterlagen sollten in der Ablage immer gleich geschrieben werden. Ob Sie das Datum in den Namen aufnehmen oder nicht, entscheiden Sie, hier gibt es keine Regel (z. B.: Datum_Dokumentenname). Auch wie Sie das Datum schreiben (z. B. 2016-06-28, 20160528 oder 16_05_28), bleibt Ihnen überlassen, je einfacher, umso besser.
• Ein Dateiname muss nicht immer aus einem Wort bestehen, viel wichtiger ist, dass der Dateiname sofort erkennen lässt, worum es geht. Also verwenden Sie ruhig auch mehrere Wörter.
• Sprechen Sie die Logik Ihrer Ablage mit Ihren Kollegen und Ihrer Stellvertretung ab. Bauen Sie ein gemeinsames System für die Ablage auf, dann findet jeder alles. Sprechen Sie die gleiche Sprache, egal ob elektronisch oder in Papierform. Wenn der Pfad im Computer „Kunden – Bestellungen – Rechnungen – Verträge“ heißt, dann muss das Rückenschild eines zugehörigen Ordners in der physischen Ablage ebenso lauten.

Legen Sie sich eine Datei mit der Verschlagwortung an, denn nach ein paar Wochen weiß man oft nicht mehr, wie die Datei hieß.

Steht das Grundgerüst erst einmal, muss sich die Systematik Ihrer Ablage in der Praxis bewähren. Hier finden Sie viele ganz praktische Ratschläge, wie Sie Ihre Ablage optimieren.

Ablage für E-Mails

Ordner, die Sie immer wieder nutzen, sollten Sie in der Ablage mit Zahlen kennzeichnen, etwa „1 Kunden“, „2 Protokolle“, „3 Rechnungen“. Dadurch sind sie immer auf der ersten Seite und Scrollen ist nicht nötig. Legen Sie aber nicht zu viele Unterordner an, dadurch wird der Baum viel zu lang, Sie müssen zu viel scrollen und können nicht einfach nur verschieben.

Tipp: Maximal fünf Unterordner haben sich in der Ablage für E-Mails bewährt.

Überlegen Sie, ob Sie diese Unterlagen im E-Mail-Programm ablegen müssen oder lieber auf einem gemeinsamen Laufwerk. Wenn ja, sollten Sie mit Verknüpfungen arbeiten. Der Vorteil ist, dass die eigene Speicherkapazität geschont wird und es schnell geht.

Machen Sie einen Schnitt: Legen Sie z. B. ab 1. Juli nach Ihrer neuen Struktur ab. Schieben Sie aber keine alten Daten in die neue Struktur, denn das wäre viel zu aufwendig und nicht effektiv. Sie wissen selbst: Vor dem 1. Juli haben Sie Ihre Ablage nach dem alten System gepflegt. Also suchen Sie dort auch nach dem alten System. Die Unterlagen in der alten Struktur werden Sie nach und nach immer seltener brauchen, damit werden Sie darauf mit der Zeit auch immer seltener zugreifen müssen. Nach ein paar Monaten hat sich alles eingespielt und Sie können sich nicht mehr  vorstellen, Ihre Ablage anders zu organisieren.

Betrachten Sie die Ablage nicht als notwendiges Übel, sondern als Hilfsmittel, das Ihnen bei konsequenter Umsetzung gute Dienste leistet und das Arbeiten erleichtert.