Kennen Sie das? Da haben Sie ein ausgefeiltes Ablagesystem und trotzdem finden Sie manchmal bestimmte Unterlagen nicht wieder. Etwa, weil ein Kollege einen Ordner mitgenommen hat, ohne Sie darüber zu informieren. Oder weil ein Ordner zwar wieder zurückgestellt wurde, dabei aber nicht auf die richtige Reihenfolge geachtet wurde. Das raubt Ihnen Zeit, ist ärgerlich – und lässt sich recht leicht vermeiden. Wir haben vier einfach umzusetzende Tipps, wie Sie im Handumdrehen für mehr Ordnung in Ihren Regalen sorgen.
1. Sorgen Sie für eine selbsterklärende Beschriftung. Jedem sollte beim Lesen des Etiketts klar sein, was sich im Ordner befindet. Verwenden Sie daher besser keine Registernummern (oder wenn doch, hängen Sie gut sichtbar eine erklärende Liste auf). Setzen Sie besser ein Farbsystem ein, dass Sie entwickelt haben.
2. Arbeiten Sie mit Symbolen. Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte. Drucken Sie z. B. stilisierte Autos auf Etiketten, um die Ordner rund um den Fuhrpark zu kennzeichnen, oder nutzen Sie das Logo Ihres Kunden für Ordner, in denen die Korrespondenz mit diesen Kunden steckt.
3. Sie wollen auf einen Blick sehen, ob Ihre Ordner vollständig sind und in der richtigen Reihenfolge stehen? Dann ziehen Sie einen diagonalen Strich über alle Ordnerrücken hinweg. Fehlt ein Ordner, ist die Linie unterbrochen, steht er am falschen Platz, läuft die Linie im Zickzack über die Rücken.
4. Misten Sie regelmäßig aus. Alles, was Sie nicht oft brauchen, sollten Sie ins Archiv verbannen. Unterlagen, die Sie nicht länger aufbewahren müssen, sollten Sie vernichten.
