Es gibt wohl kaum eine Tätigkeit, die so unbeliebt ist wie die Ablage. Ich gestehe, dass ich selbst das auch nicht gern mache. Dabei ist eine gute strukturierte Ablage eine wesentliche Voraussetzung für die Arbeit im Team, das merke ich immer wieder. Ich habe mich daher einmal hingesetzt und einen Aktenplan erstellt und umgesetzt. So sorge ich dafür, dass alle meine Kollegen jederzeit die Dokumente finden, die sie benötigen.
Der richtige Aktenplan
Wenn meine Kollegen erst lange suchen müssen, bevor das richtige Dokument auftaucht, kostet das viel Zeit und Geld. Die unkoordinierte Ablage war Dauerthema bei uns, denn immer häufiger hatten wir das Gefühl, dass wir uns ein echtes Risiko für unser Unternehmen schufen. Oft war überhaupt nicht klar, welches der zahlreichen digitalen Dokumente denn nun das aktuelle ist. Und mit veralteten Informationen zu arbeiten, kann sich heutzutage keine Organisation mehr leisten.
Die Ablage fit zu machen hieß bei uns vor allem: Standards entwickeln und durchsetzen – mit einem Aktenplan. Darin habe ich festgehalten, wo welches Dokument abgelegt wird (Papier und digital). Die Struktur erstellte ich nach Sachgebieten (= Hauptgruppen), Untergruppen und Stichworten. Außerdem legte ich fest, wie die Dokumente benannt werden und nach welchem Ordnungssystem abgelegt wird (alphabetisch, numerisch, geografisch,…).
Die Verbesserungen sind jetzt schon sichtbar: Meine Kollegen fragen mich weit seltener als früher, wo denn bestimmte Informationen seien. Und – oh Wunder – die Ablage macht mir selbst jetzt auch mehr Spaß. Denn ich weiß, dass sie wirklich etwas bringt, dass das System dahinter mir Arbeit abnimmt. Allein dafür hat es sich gelohnt, den Aktenplan zu erstellen!
Wann ist ein Aktenplan notwendig?
- Sie haben viele unterschiedliche Arten von Dokumenten.
- Sie, Ihr Chef oder Ihre Kollegen suchen häufig nach Dokumenten.
- Dokumente werden oft falsch abgelegt.
- Dokumente lassen sich nicht rein alphabetisch oder numerisch zuordnen.
- Dokumente können nach mehreren Kriterien abgelegt werden.
- Es entsteht täglich eine Fülle von Dokumenten.
- Mehrere Personen greifen auf die Ablage zu.
- Es gibt eine zentrale Ablage für einen größeren Bereich.
Ihr Weg zum Aktenplan
Sie wollen einen neuen Aktenplan erstellen und wissen nicht, wo Sie anfangen sollen?
- Machen Sie eine Bestandsaufnahme: Welche Dokumente fallen an? Erfassen Sie alle vorhandenen Sachbegriffe, zu denen Sie ablegen.
- Legen Sie anschließend sinnvolle Hauptgruppen fest. Seien Sie sich bewusst, dass es für eine Sache unterschiedliche Begriffe geben kann (Auto = Pkw = Kfz). Einigen Sie sich im Team auf eine Begrifflichkeit – zum Beispiel Fuhrpark.
- Bilden Sie anschließend Gruppen – zum Beispiel Pkw, Lkw, …
- Wenn nötig, erstellen Sie weitere Unter- bzw. Sachgruppen.
- Lassen Sie Platz für zukünftige Untergruppen/ Sachgruppen.
- Ordnen Sie den Hauptgruppen, Gruppen und Untergruppen Ziffern zu – nach dem dekadischen System (0 – 9, 00 – 99, 000 – 999).
- Erstellen Sie auf Ihrem Laufwerk eine identische Struktur für Ihre digitalen Dokumente.
- Ergänzen Sie Ihren Aktenplan um zusätzliche Arbeitshilfen, zum Beispiel Ablageregeln, Stichwortregister, Hinweisen zu Aufbewahrungsfristen, …
Hinweis:
Sorgen Sie dafür, dass jeder Mitarbeiter im Unternehmen den Aktenplan kennt und sich an die Vorgaben hält. Hängen Sie Ausdrucke des Plans an allen Stellen aus, an denen physische Dokumente gelagert werden – Aktenschränke, Lager, Archiv etc. Bei der elektronischen Ablage sind sie auf die Mithilfe Ihrer Kollegen angewiesen – und auf den Rückhalt Ihres Chefs. Werden die Vorgaben aus dem Aktenplan nicht eingehalten, müssen auch einmal klare Worte und Sanktionen möglich sein. Sonst beginnt die Suche nach Unterlagen irgendwann doch wieder von vorn.
