Wer in den letzten Jahren, man kann sogar schon Jahrzehnten sagen, als Assistenz gearbeitet hat, wird zwangsläufig mit dem Begriff Digitalisierung in Berührung gekommen sein. Je mehr Zeit vergeht, desto lauter werden die Rufe nach Industrie 4.0, papierlosem Büro und Cloud Computing. Das mit den Möglichkeiten, die die Digitalisierung bietet, gerade auch im Sekretariat bei der Datenaufbewahrung einiges verbessert werden kann, steht außer Frage, aber ist eine digitale Datenspeicherung in jedem Fall einer analogen Aufbewahrung vorzuziehen? Es lohnt sich, diese beiden Optionen im Vergleich etwas genauer zu betrachten.

Zuerst jedoch ganz grundsätzlich: Jedes Unternehmen hat Daten, deren Sicherung sicherzustellen ist. Nicht nur aus firmeninternen Gründen, um etwa Arbeitsschritte zu beschleunigen, sondern vor allem auch, weil der rechtliche Rahmen die Aufbewahrung bestimmter Daten vorschreibt. Einerseits, damit staatliche Strukturen wie das Finanzamt Betriebsprüfungen durchführen kann, andererseits auch, damit das Unternehmen im Falle von Rechtsstreitigkeiten seine Interessen bestmöglich verteidigen kann. Dieser Gesetzesrahmen schreibt zwar in vielen Fällen vor, welche Daten wie lange gespeichert werden müssen, aber bei der Frage, wie diese Datenaufbewahrung auszusehen hat, also analog oder digital, gibt es kaum Vorgaben – mit Ausnahme von Jahresabschlüssen, Eröffnungsbilanzen und bestimmten Zolldokumenten, welche zwingend im Original aufzubewahren sind. Das bedeutet, das Unternehmen hat in vielen Punkten freie Hand und man lässt sich schnell vom Zeitgeist verführen, alles, was möglich ist digital abzuspeichern.

Dank digitaler Archive Arbeitszeit einsparen

Dabei gibt es natürlich viele Gründe, die für eine digitale Archivierung sprechen. Ein großer Vorteil ist die Tatsache, dass die Dokumente sofort verfügbar sind und mittels Suchfunktion schnell gefunden werden können. Dadurch wird massiv Zeit eingespart, denn nicht nur der Weg zum Archiv fällt weg, sondern auch die händische Suche, die selbst in einem perfekt organisierten Archiv etwas Zeit braucht. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass die Verschlagwortung der Dateien sinnvoll umgesetzt wurde. Wer sich jedoch an ein logisches beziehungsweise nachvollziehbares Ablagesystem hält, spart neben Zeit auch Nerven. Denn wenn es einmal schnell gehen muss, kann sich die Assistenz bei der digitalen Suche im Gegensatz zu einer analogen Suche entspannt zurücklehnen. Außerdem erlaubt es eine schnellere Einarbeitung. Denn egal wie gut analoge Archive angelegt sind, eine Einarbeitung ist für neu Beschäftigte unumgänglich, da diese mit den Eigenheiten des Ablagesystems noch unvertraut sind. Zumindest einmal muss sich daher mit diesen Angestellten dorthin begeben werden und eine Einweisung erfolgen. Bei der digitalen Ablage erfolgt zwar Einweisung zwar ebenfalls, aber die meisten werden mittlerweile mit der Suche in einem digitalen Raum vertrauter sein als mit der Suche in einem analogen Archiv.

Automatismen erleichtern Arbeitsprozesse

Nicht nur die Suche nach Dokumenten lässt sich bei der digitalen Archivierung automatisieren. Automatische Erinnerungsfunktionen erleichtern viele notwendige Arbeitsschritte. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sieht bei manchen Daten nicht nur eine Aufbewahrungs- sondern auch eine Löschfrist vor. In der analogen Datenablage kann es schnell passieren, dass der Ablauf einer solchen Frist übersehen wird. Zettelwirtschaft mit Fristen ist die Folge. Im digitalen Raum kann an das Dokument eine Erinnerungsfunktion rangegangen werden, die auf ein baldiges Ablaufen der Frist erinnert. Wer sich seiner Sache sehr sicher ist, kann sogar den gesamten Löschvorgang automatisieren und muss sich so nach der ordnungsgemäßen Ablage gar nicht weiter mit diesen Dokumenten beschäftigen.

Effizienteres Arbeiten durch Digitalisate

Digitale Datenaufbewahrung erlaubt es dem eigenen Team, gleichzeitig mit den Daten zu arbeiten. Die Anzahl derer, die sich ein Dokument im Intranet oder in der Cloud gleichzeitig ansehen können ist, je nach Freigabe, in der Theorie unbegrenzt. Es werden auch Arbeitswege gespart, denn wenn ein Teammitglied mit der Bearbeitung eines Dokuments fertig ist und dieses weitergeben muss, reicht beim digitalen Archiv eine kurze Chatnachricht. Gerade bei Unternehmen mit mehreren Standorten entfällt so ein langwieriger Arbeitsschritt. So wird Arbeitszeit optimiert und ein effizienteres Bearbeiten von Anfragen ermöglicht. Während es bei der analogen Ablage passieren kann, dass ein Dokument wegen einer Verwertung durch ein anderes Teammitglied bereits entnommen wurde und sich nun eine langwierige Suche anschließt, ist das bei der digitalen Archivierung kein Problem. Frust, der durch eine solche Suche entstehen kann, oder dass ein Teammitglied sich länger mit einem Dokument beschäftigt und man selbst warten muss, entfällt.

Der digitale Raum bietet Tücken

Die Vorteile der Digitalisierung sind leicht ersichtlich, aber wie sieht es mit den Vorteilen einer analogen Archivierung aus? Im Gegensatz zu einem digitalen, ist der analoge Raum weniger fehleranfällig. Sicher kann es schon einmal vorkommen, dass ein Büroraum für eine gewisse Zeit nicht zugänglich ist, und der Zugriff auf die Daten verwehrt bleibt. Aber im Vergleich mit der Häufigkeit, mit der die IT-Systeme abstürzen können oder anderweitig den Zugriff verweigern, liegt die analoge Speicherung bei Fragen der Zugänglichkeit vorne. Wenn ein wichtiger Auftrag bearbeitet werden muss und nicht bearbeitet werden kann, da die lokale Technik nicht funktioniert, kann sehr schnell Stress entstehen. Und da viele Unternehmen die Wartung ihrer IT-Systeme zum Teil oder sogar gänzlich outsourcen, teilweise sogar ins Ausland, kann es mitunter dauern, bis diese Probleme behoben sind.

Datensicherheit bei analogen Archiven

2017 legte einer der größten Ransomwar-Angriffswellen der letzten Jahrzehnte weltweit tausende Unternehmen lahm. Der WannaCry-Virus erschlich sich durch Sicherheitslücken den Zugang zu Datenbanken in Regierungen und Unternehmen, danach verschlüsselte er die Datenbanken und gab den Zugriff erst nach Zahlung eines Lösegeldes frei. Doch erlaubte der Virus es den Erpressern auch Zugriff auf Firmengeheimnisse oder personenbezogene Daten, gerade in Krankenhäusern waren Patientendaten betroffen. Ein Skandal, der nur durch die weltweite Vernetzung und Digitalisierung erst ermöglicht und wahrscheinlich nur durch Zufall gestoppt wurde. Auch wenn es in der Vergangenheit immer wieder Einbrüche gab, bei denen wichtige Dokumente entwendet wurden – im digitalen Raum sind die Fälle häufiger und meist auch im Schaden verheerender. Denn auf die digitale Infrastruktur kann ein Hacker durch Viren, Social Engineering oder Phishing beinahe ständig Angriffe durchführen. Auch das Risiko ist für viele Hacker geringer als das Risiko für einen Einbrecher. Wer seine analogen Archive dezentral unterbringt, indem zusätzlicher Lagerraum extern angemietet wird, erhöht diese Sicherheit um ein Vielfaches. Denn nicht nur sind diese Lager meist durch hohe Sicherheitsstandards gesichert, ein potentieller Dieb muss auch erst einmal den Aufbewahrungsort der Daten herausfinden.

Gänzlich papierloses Büro nur schwer umzusetzen

Ein gänzlich analoges Archiv war über lange Zeit die Norm. Doch bis gänzlich digitale Archive und ein wahrhaftig papierloses Büro erreicht werden kann, wird es noch dauern. Manche Kunden oder Partnerunternehmen ziehen auch heute noch den Brief der E-Mail vor. Dass analoger Postverkehr in der Ablage landet, lässt sich nur schwer ausschließen. Dieser kann natürlich in den meisten Fällen digitalisiert werden, doch bei manchen Dokumenten wie Jahresabschlüssen und Eröffnungsbilanzen, gerade auch bei zollrelevante Unterlagen, lässt die DSGVO nur das Original zu. Für viele Unternehmen wird daher so oder so eine analoge Lagermöglichkeit benötigt.

Fazit

Analoge oder digitale Datenaufbewahrung – die Entscheidung wird letztendlich anhand von vielen Faktoren getroffen. Während die analoge Speicherung bei Zugänglichkeit und Datensicherheit vorne liegt, ermöglicht die digitale Archivierung effizientere Arbeitsprozesse und spart so Arbeitszeit und damit auch Geld. Einen klaren Gewinner gibt es in diesem Vergleich nicht, es kommt eher auf die Frage an, was sich von der jeweiligen Datenaufbewahrung erhofft wird. In vielen Unternehmen zeigt sich aber, dass die Frage nicht binär beantwortet wird, die Mischform ist die gängige Praxis. Wichtige und sensible Dokumente werden gerne analog aufbewahrt, aber ein Großteil der Daten wird digital gespeichert.