Die Ablage ist eine der Standardaufgaben im Sekretariat – und sie ist immens wichtig. Immerhin stellen Sie durch eine gut strukturierte Ablage sicher, dass alle Abläufe im Betrieb reibungslos laufen, dass Aufbewahrungsregeln eingehalten werden und Wissen im Unternehmen gespeichert wird. Dennoch ist die Ablage eine unbeliebte Aufgabe. Woran liegt’s? Wir meinen: Wer sich ein gutes System überlegt, wird an der Ablage viel Freude haben – vor allem dann, wenn die lästige Suche nach bestimmen Dokumenten entfällt. Dies ist auch ein wichtiger Schritt auf dem Weg zum Leertischler.
Die Dünnaktenablage
Eine Möglichkeit ist die Dünnaktenablage, die sich besonders gut für laufende Projekte eignet. Bekannte Anbieter in diesem Bereich sind Classei und Mappei.
Bei diesen Systemen wird ein Vorgang in viele kleine Teilschritte unterteilt, die jeweils eine eigene Einstellmappe bekommen. Angenommen, Sie möchten Ihre Kundenkorrespondenz künftig in Dünnakten ablegen. Dann heften Sie die Briefe nicht mehr alphabetisch in einem Aktenordner ab, sondern legen für jeden Kunden eine eigene kleine Mappe an, in die die jeweilige Korrespondenz wandert. Die Mappen bekommen einen Reiter mit dem Namen, eventuell in Kombination mit der Kundennummer, damit Sie wissen, was sich darin befindet, und werden anschließend alphabetisch in eine Sammelbox einsortiert. Ist ein Vorgang abgeschlossen, kommen alle zugehörigen Mappen in eine Archivbox, die dann im Lager untergebracht werden kann.
Die Vorteile
Sie sparen Arbeitsschritte wie Lochen, Ordner aufschlagen, Seiten umblättern … Ihre Ablage ist beliebig erweiterbar und die Teilvorgänge lassen sich leicht transportieren. Und: Komplexere Vorgänge können Sie mit diesen Mappen sehr leicht in einzelne Teilschritte aufteilen, sodass alle Teammitglieder in Projekten auf einzelne Mappen zugreifen können, ohne ganze Aktenordner zu entführen. Wenn Sie im Regal viele Aktenordner stehen haben, die nur halbvoll sind, hilft Ihnen die Dünnaktenablage auch, Platz zu sparen.
Um die Umstellung der Ablage zu erleichtern, bietet die Firma Mappei beispielsweise eine kostenlose Erstberatung an. Außerdem können bei den Anbietern oft kostenlose Testpakete angefordert werden.
Die Flexibilität ist ein großer Vorteil der Dünnaktenablage: Aktuell benötigte Vorgänge werden entweder in der übersichtlichen Wiedervorlag termingerecht eingestellt oder in einer „Bearbeitungsbox“ auf dem Schreibtisch organisiert. Nach Erledigung wandert der Vorgang ganz einfach und schnell wieder in die Ablage – so können Aktenberge auf dem Schreibtisch erst gar nicht erst entstehen.
Tipp: Die verwendeten Einstellmappen sind übrigens nicht zu verwechseln mit Hängeregistermappen – die Vorrichtung zum Aufhängen fehlt. Das spart Platz im Schrank, allerdings benötigen Sie eine passende Box zur Aufbewahrung.
Die Nachteile
Die Produkte für eine Dünnaktenablage sind nicht billig – schließlich brauchen Sie zahlreiche Einstellmappen mit den entsprechenden Klebereitern. Andererseits kann durch Einführung eines neuen Ablagesystems viel Zeit, die man sonst mit der Suche nach Dokumenten verbringt, eingespart werden – und damit auch wieder Personalkosten.
Wenn Sie erst einmal ausprobieren wollen, ob Sie mit diesem System zurechtkommen, können Sie natürlich auch zu handelsüblichen Dünnaktenablagemappen greifen und sich das System erst einmal “selbst basteln”. Wenn Sie damit gut zurecht kommen, lohnt sich aber auf jeden Fall die Anschaffung eines professionellen Systems.
Hinzu kommt, dass die Anlage der einzelnen Mappen natürlich erst einmal Zeit kostet. Richtig angelegt, sparen Sie diese jedoch beim täglichen Zugriff auf die Mappen wieder ein.
Das schnelle “Hineinwerfen” der Unterlagen in die Einstellmappe verführt eventuell dazu, mehr Notizen und Unterlagen aufzuheben, als dies bei einem Aktenordner der Fall wäre.
Und das Arbeiten mit der Dünnaktenablage erfordert eine gewisse Disziplin – dafür werden sie mit einem aufgeräumten Schreibtisch belohnt.
Der Ablageplan
Eine systematische Ablage erfordert immer Planung – egal zu welchem System Sie greifen und mit welchen Hilfsmitteln Sie arbeiten. Mit einem Plan stellen Sie nicht nur sicher, dass gleichartige Unterlagen immer am selben Platz landen, sondern Sie ermöglichen Ihren Kollegen auch dann den schnellen Zugriff auf Dokumente, wenn Sie nicht vor Ort sind.
Tipp: Wenn Sie einen neuen Ablageplan erstellen wollen, sollten Sie zuerst eine Bestandsaufnahme machen. Überlegen Sie einmal, welche Art Unterlagen über Ihren Schreibtisch gehen und welche Bereiche des Unternehmens diese jeweils betreffen.
Machen Sie sich eine erste grobe Liste, z. B. Auftragsanfragen, Kontoauszüge, Reisekostenabrechnungen, Urlaubsanträge, Kreditunterlagen, Besprechungsprotokolle. Versuchen Sie anschließend, sie einzelnen, zentralen Bereichen zuzuordnen. Reisekostenabrechnungen und Urlaubsanträge gehören zum Personal, Kontoauszüge und Kreditunterlagen zu den Finanzen, Auftragsanfragen und -bestätigungen zu den Kunden etc. Bilden Sie im nächsten Schritt Oberbegriffe. Angenommen, Sie strukturieren die Ablage für den Fuhrpark neu. Dann können Sie als Oberbegriff die einzelnen Fahrzeuge wählen und darunter die jeweiligen Dokumente einsortieren oder Sie wählen Begriffe wie “Versicherung”, “Leasing” etc. und sortieren dann die betreffenden Unterlagen der Autos ein. Als letzten Schritt sollten Sie den einzelnen Bereichen noch Farben zuordnen: Blau steht für alles, was mit dem Personal zu tun hat, Rot für die Finanzen … Damit erhöhen Sie die Übersicht in Ihren Regalen, Schränken und Rollcontainern erheblich. Halten Sie in Ihrem Ablageplan fest, was in welcher Form wo zu finden ist und mit welcher Farbe der Bereich gekennzeichnet ist. Sorgen Sie nun dafür, dass der Ablageplan für jedermann gut sichtbar aufgehängt wird – schon sollten Ihre Kollegen sich in der neuen Ablage zurechtfinden.
Passende Aufbewahrungsform
Bei der Bestandsaufnahme können Sie erkennen, welche Dokumentenart bei welchem Bereich am häufigsten vorkommt, und daraus schließen, welche Aufbewahrungsform sinnvoll ist. Aktenordner eignen sich für alle Vorgänge, die abgeschlossen sind und bei denen Sie nicht zu häufig nachschlagen müssen. Auch bei der chronologischen Ablage sind sie nicht zu schlagen – Kontoauszüge etwa sind in Aktenordnern gut aufgehoben. Für alles, auf das Sie schnell zugreifen müssen, etwa für laufende Projekte, sollten Sie auf die Loseblattablage zurückgreifen, also auf Hängeregister oder die beschriebene Dünnaktenablage. Eine weitere Aufbewahrungsmöglichkeit sind Stehsammler, in die Sie z. B. gebundene Gebrauchsanweisungen stellen können.
