Bei Ordnern den Überblick behalten – das ist für ein Sekretariat von entscheidender Bedeutung. Haben Sie schon einmal gezählt, wie oft Sie am Tag einen Aktenordner in die Hand nehmen? Da kommt bestimmt eine ganz schöne Zahl zusammen, denn von den praktischen Pappdeckeln finden sich ja in jedem Büro gleich mehrere. Entscheidend ist, die Ordner gut zu organisieren, damit Sie schnell auf die Inhalte zugreifen können.
Arbeiten Sie mit Abkürzungen und Farben, um auf Anhieb die richtige Ablage aus dem Regal zu ziehen. Und wenn mehrere Kollegen auf die Ordner zugreifen, sollten Sie einige Vorkehrungen treffen, damit auch alle Dokumente wieder an ihren Platz zurückfinden.
Bei Ordnern den Überblick behalten 1: Was gehört rein?
In die praktischen Aktenordner gehören vor allem Unterlagen, die nicht ständig benötigt werden, auf die Sie und vielleicht auch andere Kollegen dennoch gelegentlich zugreifen müssen. Ordner sind ideal zur Ablage großer geschlossener Vorgänge, denn darin können Sie alle Dokumente zusammenfassen und sicher stellen, dass die Reihenfolge der abgelegten Blätter nicht durcheinander kommt. Hierbei können Sie den Ordnerinhalt über Registerkarten und Trennblätter übersichtlich sortieren.
Dokumente, die Sie sehr oft benötigen, sind besser in Hängeregistern aufgehoben. Auf diese können Sie schneller zugreifen und die Papiere auch einfacher wieder verstauen als bei einer Aufbewahrung im Aktenordner.
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2: Beschriftung nicht vergessen
Eigentlich ist das eine Selbstverständlichkeit: Jeder Ordner muss auf dem Rücken eine Beschriftung tragen. Leider hält sich aber trotzdem nicht jeder daran – bestimmt haben auch Sie schon mal von Ihrem Chef oder einem Kollegen einen unbeschrifteten Ordner überreicht bekommen.
Um die Ordner zu benennen, gibt es verschiedene Möglichkeiten – wie Sie dabei vorgehen, ist auch von Ihrem konkreten Arbeitsgebiet abhängig. Sinnvoll ist es, mit Abkürzungen, Nummerierungen oder Kombinationen aus Zahlen und Buchstaben zu arbeiten – je nachdem, ob Sie chronologisch, alphabetisch oder vielleicht auch thematisch ablegen.
Übrigens ist wichtig, dass nicht nur Sie allein die Abkürzungen verstehen und die entsprechenden Ordner finden. Auch Ihre Vertretung, wenn Sie im Urlaub oder womöglich krank sind, sollte sich zurechtfinden. Legen Sie daher eine Liste an, in der Sie alle Abkürzungen mit entsprechender Aufschlüsselung aufführen.
Angenommen, Sie verwalten die Akten aus dem Personalwesen. Dann können Sie Ordnern, die Personalakten enthalten, mit dem Kürzel z. B. “MA” für “Mitarbeiter” versehen, unter Umständen noch mit dem Zusatz “A-D”, “E-H” für die Nachnamen oder aber “001-020” für die Personalnummern. Dokumente über Seminare erhalten das Kürzel “S” und den entsprechenden Zeitraum wie “01/2008-03/2008” usw. Der Vorteil dabei ist nicht nur, dass Sie schnell sehen, in welchem Ordner die Unterlagen liegen, sondern erkennen durch die Zusätze auch, ob ein Ordner womöglich fehlt.
Noch mehr Übersicht schaffen Sie, wenn Sie die Rücken farbig gestalten oder sie mit Symbolen versehen. Damit sehen Sie sofort, wenn ein Ordner “aus der Reihe tanzt” und an einem Ort steht, an den er nicht gehört.
Eine farbliche Zuordnung könnte z. B. so aussehen:
- Rot: Unterlagen, die Kunden betreffen. Ordner, die Angebote, Verträge, Rechnungen u. Ä. enthalten, bekommen also ein rotes Rückenschild.
- Blau: Dokumente, die zum Personal gehören. In den Aktenordnern mit einem blauen Rücken finden sich also Arbeitsverträge, Mitarbeiterdaten, Abmahnungen, Seminarbestätigungen etc.
- Gelb: Alles, was die Geschäftsführung angeht. Bilanzen und Steuerunterlagen, Strategiepapiere usw.
3: Registerkarten ausfüllen
Gerade bei Aufbewahrung großer, geschlossener Vorgänge, die über mehrere Ordner laufen, sollten Sie die jeweiligen Inhalte immer genau beschriften. Bestens geeignet sind dafür Registerkarten. Eine heften Sie obenauf und tragen auf ihr ein, was sich im betreffenden Ordner befindet. Bei den anderen schneiden Sie die Reiter zurecht und beschriften sie. So können Sie zielgerichtet im Ordner blättern.
4: Vollständigkeit kontrollieren
Sie sind nicht die Einzige, die mit den Aktenordnern arbeitet? Dann gibt es vielleicht häufiger das Problem, dass einzelne Ordner nicht im Regal stehen, ohne dass Sie das bemerken. Bei Vorgängen, die abgeschlossen sind und bei denen Sie sicher wissen, dass keine weiteren Ordner hinzukommen, gibt es einen einfachen, aber wirkungsvollen Trick: Ziehen Sie vom ersten bis zum letzen Ordner am Rücken einen dicken, farbigen, diagonalen Strich. Ab jetzt können Sie mit einem Blick die Vollständigkeit überprüfen. Läuft die Linie durch? Dann sind alle Unterlagen vor Ort. Ist der Strich unterbrochen? Dann fehlt etwas.
5: Ausleihe organisieren
Auch die Kontrolle, wer welchen Ordner gerade entnommen hat, lässt sich recht einfach organisieren. Vielleicht kennen Sie noch das alte Reitersystem, mit dem früher die Büchereien gearbeitet haben. Gehen Sie bei Ihren Aktenordnern nach dem gleichen Prinzip vor. Wer Unterlagen entnimmt, muss an deren Stelle einen Reiter stellen mit allen notwendigen Informationen: Welcher Ordner fehlt? Wer hat ihn entnommen? Wann hat er ihn sich ausgeliehen? So erkennen Sie sofort, ob ein Ordner länger fehlt und können konkret beim Kollegen nachfragen.
Die Reiter müssen übrigens nicht aufwendig sein. Einfache, aber stabile Pappstreifen reichen schon aus. Wichtig ist allerdings, dass sie lang genug sind, um zwischen den Ordnern hervorzuschauen.
